Sistema para agência de automação: cada cliente com projeto, fluxos documentados e contrato de sustentação

Agência que vende automação, agentes de IA e integrações tem um problema que não aparece na proposta: cada cliente tem sistemas diferentes, e o conhecimento de como cada fluxo funciona mora na cabeça de quem montou. Quando o fluxo para numa sexta à noite, quem está de plantão abre o editor sem saber o que aquele passo deveria fazer.

Esta página é para quem vende automação como serviço a outras empresas. Se você quer automatizar a rotina da própria empresa, o caminho é o guia de automação de processos e o editor de automações do Mentrun.

Como organizar os clientes de uma agência de automação?

Separe o trabalho de cada cliente em duas frentes: o projeto de implantação, com começo e fim, e a sustentação mensal, com chamados e contrato recorrente. No Mentrun, crie um modelo de projeto para cada frente e use o Quadro de projetos filtrado por modelo, uma coluna por etapa.

Como documentar cada fluxo entregue ao cliente?

Em Documentos, cada projeto tem a própria pasta, e os tipos Fluxograma, Técnico e Procedimento cobrem o que a agência entrega. Cada salvamento guarda uma versão, e Situação e revisão marca o documento como Rascunho, Aprovado ou Arquivado, com a data da próxima revisão e o responsável.

Dados de acesso do cliente ficam numa pasta restrita e sensível: só Dono e Gestores veem, e o conteúdo fica fora da IA, da busca com IA, do MCP e da exportação. Ligue um documento a outro digitando [[ no texto, e o Mapa de conhecimento mostra como as fichas dos fluxos se ligam. Use a ficha abaixo para cada fluxo.

FICHA DO FLUXO
Nome do fluxo: ____ | Cliente: ____ | Versão: ____ | Data: ____ | Responsável: ____

1. OBJETIVO
O que o fluxo resolve, em uma frase: ____
Quem do cliente depende dele: ____

2. GATILHO
O que começa o fluxo (evento, horário, formulário, aviso de outro sistema): ____

3. SISTEMAS ENVOLVIDOS
Sistema | O que o fluxo lê | O que o fluxo grava
____ | ____ | ____

4. PASSOS
1. ____
2. ____
3. ____

5. DADOS QUE ENTRAM E SAEM
Campos recebidos: ____
Campos enviados: ____
Dado pessoal envolvido? ( ) não ( ) sim, qual: ____

6. ACESSOS
Onde estão guardados (pasta restrita do projeto, nunca neste texto): ____
Quem do cliente renova o acesso quando vencer: ____

7. QUANDO FALHA
Como a falha aparece: ____
O que fazer primeiro: ____
Quem avisar no cliente: ____

8. COMO TESTAR
Caso de teste com dado fictício: ____
Resultado esperado: ____

9. HISTÓRICO DE MUDANÇAS
Data | O que mudou | Quem pediu
____ | ____ | ____

Como a reunião de levantamento vira escopo?

Grave as reuniões de levantamento e de validação. A call chega pelo Fathom ou por Enviar transcrição e pode ser marcada como Técnica, para ficar fora da média das calls de venda. A análise lista os próximos passos e os pontos de atenção que costumam travar uma implantação.

• Acesso pendente: o login de administrador do sistema do cliente, com quem libera, na mesma frase.
• Dependência: a integração depende do fornecedor do sistema antigo.
• Gap: uma regra do processo que ninguém tinha descrito antes.
• Conhecimento gerado na call: o que foi explicado, com o horário. Salvar na base de conhecimento transforma a lista numa página Wiki com o link de cada trecho.

Antes da reunião, mande ao time técnico do cliente a lista do briefing de integração. O levantamento rende mais quando os acessos já estão a caminho.

Como o Mentrun conversa com n8n, Make e Zapier?

Pelas automações do próprio Mentrun. Ao receber de outro app dá a cada automação um endereço próprio para receber avisos; Chamar outro app manda dados para qualquer endereço https e tenta de novo quando o outro lado não responde. O mesmo aviso repetido em até 24 horas roda uma vez só.

• Criar projeto quando outro app avisar: o contrato fechado no sistema do cliente abre o projeto de implantação no Mentrun.
• Reunião com cliente analisada: enviar o resumo para outro app: o resumo do levantamento vai para o fluxo que a agência já usa.
• Avisar outro app quando a tarefa for concluída: a etapa entregue atualiza o painel do cliente.
• Testar agora: roda o fluxo com dados de exemplo, simulando o que grava e o que chama fora, antes de publicar.

Para a equipe técnica, a documentação para desenvolvedores explica os avisos de entrada e saída. E o Claude ou o ChatGPT conectado ao Mentrun consulta e altera os dados da agência, monta automações e as testa sem mandar nada para fora, como mostra a página do Claude e do ChatGPT por MCP.

Como cobrar a sustentação mensal sem perder prazo nem renovação?

Escreva a sustentação como contrato de serviço mensal, com prazo de resposta por prioridade. Em Contratos, o modelo pronto de serviço mensal é o ponto de partida, e o cartão Vigência avisa antes do fim ou estende o contrato sozinho, se a renovação for automática.

Os pedidos de ajuste entram como chamado, pelo portal do cliente ou pela equipe. Em Prazo de atendimento, a agência define o tempo da primeira resposta e da solução por prioridade, em horário comercial ou corrido. Para escrever esses prazos no contrato, use o guia de SLA no contrato de serviço.

Como implantar o Mentrun na agência de automação em 7 dias?

Use o teste grátis com um cliente em implantação e um em sustentação. Escolha o modelo Consultoria, feito para projetos com escopo, prazo e entregáveis. Se a equipe já trabalha com o Claude, conecte o Mentrun no primeiro dia e peça os modelos de projeto por conversa.

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   Dia 1: modelos de projeto

   Crie o modelo de implantação com as seis etapas e o de sustentação, cada um com as pastas que todo projeto nasce com.

2. 2

   Dia 2: reuniões

   Cada pessoa conecta o próprio Fathom. Envie a transcrição do último levantamento e confira os pontos de atenção.

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   Dia 3: documentação

   Suba as fichas dos fluxos do cliente em sustentação, com a pasta de acessos restrita e sensível.

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   Dia 4: contrato

   Ajuste o modelo de serviço mensal e preencha a vigência do contrato atual.

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   Dia 5: chamados

   Defina o Prazo de atendimento por prioridade e convide o contato do cliente para o portal.

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   Dia 6: automações

   Ligue Criar projeto quando outro app avisar e teste com um aviso de exemplo.

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   Dia 7: Claude conectado

   Em Empresa › Conectar outros apps, crie um acesso Só leitura, conecte o Claude e pergunte sobre os projetos da agência.