LGPD no recrutamento e seleção: o que cuidar da candidatura à guarda dos dados

Todo currículo é um conjunto de dados pessoais: nome, telefone, e-mail, histórico de trabalho. Quem recruta trata esses dados todos os dias, muitas vezes em e-mail, planilha e conversa de celular, sem saber por quanto tempo vão ficar por lá. Este texto reúne o que a LGPD pede em cada etapa e um checklist para a candidatura. É orientação geral: para o seu caso, consulte a assessoria jurídica. O passo a passo do processo está em como fazer recrutamento e seleção.

A LGPD vale para os dados de quem se candidata?

Vale. A LGPD trata como dado pessoal toda informação relacionada a uma pessoa identificada ou identificável (art. 5º, I), e um currículo se enquadra. Quem recebe, guarda e usa esses dados para uma seleção está tratando dados pessoais, mesmo sendo uma empresa pequena.

Alguns dados pedem mais cuidado: o art. 5º, II, define dado pessoal sensível, como origem racial ou étnica, convicção religiosa e opinião política, e o art. 11 lista as hipóteses em que esse tratamento é permitido, entre elas o consentimento específico e destacado (art. 11, I). Na seleção, o melhor caminho é não pedir o que não é necessário.

Qual base legal usar para tratar os dados do candidato?

A LGPD só permite tratar dados pessoais nas hipóteses do art. 7º. O aviso padrão do Mentrun cita, para a candidatura, os procedimentos preliminares a pedido da própria pessoa (art. 7º, V) e, para o banco de talentos, o consentimento (art. 7º, I). Qual base cabe ao seu caso é decisão da empresa, com assessoria jurídica.

• Procedimentos preliminares a pedido do titular (art. 7º, V): o candidato se candidata e a empresa usa os dados para a seleção que ele mesmo pediu.
• Consentimento (art. 7º, I): para usos além da vaga, como guardar o currículo no banco de talentos. O art. 8º exige que o consentimento seja por escrito ou por outro meio que demonstre a vontade, que se refira a finalidades determinadas (§ 4º, autorizações genéricas são nulas) e que possa ser revogado a qualquer momento, por procedimento gratuito e facilitado (§ 5º). A prova de que ele foi dado cabe ao controlador (§ 2º).
• Legítimo interesse (art. 7º, IX): existe como hipótese, mas depende de que não prevaleçam os direitos e as liberdades do titular. Pede análise cuidadosa e, de novo, apoio jurídico.

O que informar ao candidato sobre os dados?

Informe para que os dados serão usados, por quanto tempo ficam guardados, quem responde por eles e como a pessoa exerce os seus direitos. O art. 9º dá ao titular acesso facilitado a essas informações, e o art. 6º, I, exige finalidade legítima, específica e informada. O lugar natural é um aviso de privacidade na candidatura.

Quais dados pedir na candidatura?

Peça o mínimo necessário para decidir quem segue (art. 6º, III, princípio da necessidade). Nome, contato, currículo e perguntas sobre a função bastam. Foto, idade, estado civil, filhos e documentos não ajudam a avaliar o trabalho e podem expor o processo a discriminação.

A Lei 9.029/1995, no art. 1º, proíbe práticas discriminatórias para acessar o emprego e cita motivos como sexo, origem, raça, cor, estado civil, situação familiar, deficiência e idade. Veja também perguntas proibidas em entrevista de emprego.

Por quanto tempo guardar currículos e dados de candidatos?

Guarde apenas enquanto o dado for necessário. Pela LGPD, o tratamento termina quando a finalidade é alcançada ou o dado deixa de ser necessário (art. 15, I), ou quando o titular revoga o consentimento (art. 15, III), e a eliminação vem depois (art. 16, com exceções). A lei não fixa dias: a empresa define e documenta.

Defina um prazo por situação: um para candidatos que não seguiram e outro, separado, para quem autorizou o banco de talentos. Registre a data do consentimento e faça a limpeza em dia certo, em vez de deixar para quando alguém lembrar. O software de banco de talentos do Mentrun automatiza essa rotina.

Como atender pedidos do candidato sobre os próprios dados?

O art. 18 lista o que o titular pode pedir, a qualquer momento: confirmação de que há tratamento, acesso aos dados, correção de dados incompletos ou inexatos, anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários ou tratados em desconformidade, portabilidade e eliminação dos dados tratados com consentimento. Tenha um canal e um responsável para responder.

E se a seleção usa inteligência artificial?

O art. 20 dá ao titular o direito de pedir a revisão de decisões tomadas unicamente com base em tratamento automatizado e, quando solicitado, informações claras sobre os critérios e procedimentos usados. O caminho mais seguro é manter uma pessoa decidindo, com a IA como apoio, e conseguir explicar cada nota.

CHECKLIST LGPD DA CANDIDATURA
Vaga: ______________   Responsável pelos dados: ______________   Data: ____/____/____
(Orientação geral, não é parecer jurídico. Confirme com a assessoria jurídica da empresa.)

ANTES DE ABRIR A VAGA
[ ] Defini o que preciso saber para decidir (só o necessário para a função)
[ ] Não peço foto, idade, estado civil, filhos nem documentos
[ ] Escrevi o aviso de privacidade: finalidade, prazo de guarda, quem responde, como pedir meus dados
[ ] Defini a base de cada uso (candidatura, banco de talentos) com apoio jurídico

NA CANDIDATURA
[ ] O candidato aceita o aviso antes de enviar
[ ] O banco de talentos é uma caixa separada e desmarcada (consentimento para outras vagas)
[ ] Guardo a data e a versão do texto aceito

DURANTE O PROCESSO
[ ] Só quem participa da seleção vê os dados
[ ] Dados de contato e currículo não circulam por e-mail ou conversa solta
[ ] A IA não recebe nome, contato nem dado sensível; uma pessoa decide cada etapa
[ ] Anoto o motivo de cada reprovação em lista fechada

DEPOIS DO PROCESSO
[ ] Prazo para candidatos que não seguiram: ____ dias, da última movimentação
[ ] Prazo no banco de talentos: ____ dias, do consentimento
[ ] Há rotina para anonimizar ou excluir ao fim do prazo
[ ] Sei responder pedidos de acesso, correção, anonimização e eliminação
[ ] Quem pediu para sair recebe confirmação

Como o Mentrun ajuda a organizar isso na Contratação?

A Contratação do Mentrun foi desenhada para facilitar esses cuidados. Os recursos abaixo ajudam a organizar a rotina, mas a conformidade da empresa continua dependendo das suas decisões e da assessoria jurídica.

• Candidatura sem pedir o que não precisa: nome, e-mail, telefone, cidade, LinkedIn opcional e currículo. Sem foto, idade, documento nem estado civil.
• Aviso de privacidade: o aceite é obrigatório para enviar a candidatura, fica registrado com a data e a versão do texto, e você ajusta o aviso em Ajustes › Privacidade.
• Banco de talentos com consentimento: uma caixa separada, desmarcada, só entra quem marcar. No cadastro manual, a orientação é marcar o banco só com a autorização da pessoa, e a data fica registrada.
• Prazo de guarda: em Ajustes › Privacidade, 180 dias fora do banco de talentos (da última movimentação) e 730 no banco (do consentimento), editáveis de 30 a 3.650 dias. A limpeza diária anonimiza o candidato ao fim do prazo e apaga o currículo, mantendo só um registro sem identificação para os relatórios.
• Pedido do titular: em Banco de talentos, nos três pontos da linha, Baixar dados (LGPD), Anonimizar ou Excluir de vez. Anonimizar e excluir são do Dono e do Gestor, com verificação em duas etapas, e a ação fica registrada sem dado pessoal.
• IA com decisão humana: a aderência é calculada às cegas, sem nome, e-mail, telefone nem cidade, e o texto perde CPF, idade, estado civil e foto antes de ir para a IA. É um filtro por padrão de texto: uma pista indireta pode passar. Nenhuma função da IA move, reprova ou contrata.