Como fazer recrutamento e seleção em 7 passos, com plano para copiar

Numa empresa pequena ou média de serviços, quem contrata costuma ser o dono ou o gestor da área, entre uma reunião e outra. O processo vive de currículo em e-mail, conversa solta e memória. Este guia organiza o recrutamento e a seleção em sete passos que cabem na rotina e termina com um plano para copiar. Para a conversa em si, use o roteiro de entrevista de emprego.

O que é recrutamento e o que é seleção?

Recrutar é atrair pessoas para a vaga: escrever o anúncio, divulgar, receber candidaturas. Selecionar é escolher entre elas: triar currículos, entrevistar, avaliar e decidir. Quem trata as duas como um só trabalho divulga demais e avalia de menos, e o processo emperra no meio.

Se a sua empresa recruta para outras empresas, o caminho muda um pouco: veja como o Mentrun atende empresas de recrutamento e seleção. Este guia fala de quem contrata para o próprio time.

Como fazer recrutamento e seleção, passo a passo?

São sete passos, na ordem em que acontecem. O mais comum é pular os dois primeiros e começar pelo anúncio, e depois descobrir na entrevista que ninguém combinou o que a vaga precisa. Reserve uma hora para os passos 1 e 2 antes de divulgar qualquer coisa.

1. 1

   Defina a vaga e o resultado esperado

   Escreva o que a pessoa vai entregar nos primeiros 90 dias, separe o que é obrigatório do que é desejável e decida a faixa de pagamento. Quem lê o anúncio precisa saber o que vai fazer no dia a dia.

2. 2

   Monte a régua de critérios

   Escolha de 3 a 5 critérios que decidem o sucesso na função (por exemplo, atendimento ao cliente, organização e Excel) e dê um peso a cada um. É a mesma régua da triagem à decisão. O guia de triagem de currículos mostra como usá-la.

3. 3

   Escreva e divulgue o anúncio

   Descreva a rotina, os requisitos e o que a empresa oferece, sem exigir idade, aparência, estado civil ou foto. Divulgue onde o seu público está e leve todos para um mesmo lugar de candidatura, de preferência uma página de vagas da empresa que abra bem no celular.

4. 4

   Faça a triagem

   Leia cada candidatura contra a régua, e não contra a primeira impressão. Separe em três grupos: segue, talvez e não segue, e anote o motivo de cada um.

5. 5

   Entreviste com as mesmas perguntas

   Uma conversa curta com o RH ou o dono e uma com o gestor da área. Em ambas, pergunte sobre situações reais do passado, como na entrevista por competências, e anote a evidência de cada nota.

6. 6

   Decida com as notas na mesa

   Reúna as avaliações de quem entrevistou, compare os finalistas critério a critério e só então converse sobre simpatia e encaixe. A matriz de avaliação de candidatos ajuda a comparar. Faça a proposta com prazo de resposta.

7. 7

   Dê retorno e prepare a admissão

   Avise quem não seguiu, com respeito, e organize a chegada de quem foi contratado: documentos, acessos, equipamentos e a primeira semana. O checklist de admissão cobre essa etapa.

PLANO DE RECRUTAMENTO
Vaga: ______________________   Gestor da vaga: ______________   Recrutador: ______________
Posições abertas: ____   Prazo para contratar: ____/____/____   Faixa: R$ ______ a R$ ______

1. DEFINIR A VAGA
Resultado esperado nos primeiros 90 dias: ______________________________
Obrigatório (sem isso não segue): ______________________________
Desejável: ______________________________

2. RÉGUA DE CRITÉRIOS (3 a 5, peso de 1 a 3)
Critério 1: ____________  O que observar: ____________  Peso: ___
Critério 2: ____________  O que observar: ____________  Peso: ___
Critério 3: ____________  O que observar: ____________  Peso: ___
Perguntas eliminatórias (sim ou não): ______________________________

3. ANÚNCIO E DIVULGAÇÃO
Onde divulgar: ______________________   Link único de candidatura: ______________
Revisão: o texto não pede idade, foto, estado civil nem filhos?  [ ] sim

4. TRIAGEM
Quem tria: ____________   Até quando: ____/____/____
Grupos: segue / talvez / não segue   Motivo anotado para cada um?  [ ]

5. ENTREVISTAS
Entrevista com o RH: data ____/____/____   Entrevista com o gestor: data ____/____/____
Perguntas iguais para todos e nota de 1 a 5 com evidência em cada critério?  [ ]

6. DECISÃO
Finalistas: ____________________   Quem decide: ____________
Proposta enviada em: ____/____/____   Resposta até: ____/____/____

7. RETORNO E ADMISSÃO
Retorno a quem não seguiu enviado em: ____/____/____
Checklist de admissão aberto para: ____________________

Quanto tempo deve levar cada etapa?

Candidato bom não espera muito, então vale combinar um prazo para cada etapa antes de abrir a vaga. Os prazos abaixo são uma sugestão para uma empresa pequena, e você ajusta ao seu caso. O que importa é que alguém seja o dono de cada prazo.

Quais erros mais atrapalham o recrutamento e a seleção?

Quase todo processo ruim falha por um destes motivos: a vaga nunca foi definida, cada entrevistador pergunta uma coisa, as notas ficam na cabeça e o candidato some sem resposta. Os quatro se resolvem com combinados simples, feitos antes da primeira candidatura.

• Vaga vaga: “alguém proativo” não é critério. Troque por comportamentos que dê para observar numa conversa.
• Entrevista improvisada: perguntas diferentes para cada pessoa tornam a comparação injusta. Use o mesmo roteiro.
• Pergunta que a lei não admite: a Lei 9.029/1995 proíbe práticas discriminatórias para acessar o emprego, e o art. 1º cita motivos como sexo, origem, raça, cor, estado civil, situação familiar, deficiência e idade. Nada de perguntar sobre filhos, gravidez ou estado civil. Em caso de dúvida, consulte quem cuida da parte jurídica da empresa.
• Silêncio depois da entrevista: quem não recebeu resposta conta isso para outras pessoas. Uma devolutiva curta custa pouco.
• Decisão sem registro: sem nota e evidência, ninguém consegue explicar por que escolheu A e não B.

Como o Mentrun ajuda a aplicar esses 7 passos?

A Contratação do Mentrun é o espaço no menu para fazer esse passo a passo sem planilha: vaga, régua, quadro de candidatos, página de vagas, avaliação e admissão no mesmo lugar. Vem incluída no plano, sem custo à parte.

• Passos 1 e 2: em Criar vaga, a Régua da vaga aceita até 20 critérios com peso de 0,5 a 3, e as Perguntas extras podem ter regra eliminatória. O botão Escrever com IA monta anúncio e régua a partir das suas notas, e você revisa antes de salvar.
• Passo 3: em Ajustes › Página de vagas, o link leva a uma página com as vagas abertas. A pessoa se candidata pelo celular, sem criar conta, e cai na primeira etapa do quadro da vaga.
• Passos 4 e 5: o quadro tem uma coluna por etapa (padrão: Triagem, Entrevista RH, Entrevista gestor, Proposta e Contratado). Na ficha, Ler currículo com IA resume o currículo e Calcular aderência dá uma nota de 0 a 100 às cegas, sem nome, e-mail, telefone nem cidade. Cada avaliador dá nota de 1 a 5 por critério, com a evidência.
• Passo 6: a aba Comparar finalistas mostra a média de cada critério lado a lado.
• Passo 7: as mensagens prontas e a devolutiva em massa cuidam do retorno, e, depois de Marcar contratado, a ficha oferece Criar projeto de admissão, com o checklist padrão dos primeiros dias.

Como começar hoje?

Pegue a vaga mais urgente e preencha o plano acima só com os passos 1 e 2. Com a régua escrita, o resto fica mais rápido e mais justo. Se quiser aplicar no Mentrun, crie a conta e teste 7 dias grátis, sem cartão, ou peça uma demonstração com a equipe.