Checklist de admissão de funcionário: documentos, acessos e primeiros dias

Como é um checklist de admissão de funcionário completo?

O checklist tem quatro blocos, na ordem em que as coisas acontecem: documentos e contrato, acessos e equipamento, primeira semana e acompanhamento até o fim da experiência. Cada linha leva um responsável e uma data, contada a partir do dia em que a pessoa aceita a proposta (D0).

CHECKLIST DE ADMISSÃO

Nome: ______________________   Cargo: ______________________   Gestor(a): ______________
Data do aceite (D0): __/__/____   Data de início: __/__/____   Responsável pela admissão: ______________

BLOCO 1: DOCUMENTOS E CONTRATO (D0 a D2)       Responsável | Prazo | Feito
[ ] Documento de identidade com CPF            RH | D1 | [ ]
[ ] Comprovante de endereço                    RH | D1 | [ ]
[ ] Carteira de Trabalho Digital (identificada pelo número do CPF) | RH | D2 | [ ]
[ ] Dados bancários para o pagamento do salário | RH | D2 | [ ]
[ ] Comprovante de escolaridade (se a vaga exigir) | RH | D2 | [ ]
[ ] Título de eleitor e certificado de reservista, quando for o caso | RH | D2 | [ ]
[ ] Dependentes, se a pessoa quiser incluir (certidões e CPF) | RH | D2 | [ ]
[ ] Exame admissional: data e exames definidos com o contador e o médico do trabalho | RH | D2 | [ ]
[ ] Contrato preparado, enviado para assinatura e via assinada guardada | RH | D2 | [ ]
[ ] Registro do empregado feito, no prazo que o contador indicar | Contador | antes do início | [ ]
[ ] Admissão anotada na carteira de trabalho (até 5 dias úteis) | Contador | D5 úteis | [ ]
[ ] Aviso de privacidade entregue e política interna lida | RH | D1 | [ ]
(a lista exata depende do cargo e do regime; confirme com o contador antes de enviar à pessoa)

BLOCO 2: ACESSOS E EQUIPAMENTO (D3 a início)
[ ] E-mail corporativo criado                  TI | D3 | [ ]
[ ] Acesso aos sistemas da área                Gestor | D3 | [ ]
[ ] Grupos e canais de conversa do time         Gestor | D3 | [ ]
[ ] Computador, mouse e fone separados          TI | D3 | [ ]
[ ] Celular ou ramal, se a função exigir        TI | D3 | [ ]
[ ] Crachá ou acesso ao local                   RH | D3 | [ ]
[ ] Mesa e lugar prontos                        Administrativo | véspera | [ ]

BLOCO 3: PRIMEIRA SEMANA (D5 em diante)
[ ] Padrinho ou madrinha definido(a)            Gestor | antes do início | [ ]
[ ] Mensagem de boas-vindas com horário, local e quem recebe | Gestor | véspera | [ ]
[ ] Apresentação ao time e passeio pelo local   Gestor | dia 1 | [ ]
[ ] Leitura inicial: processos e regras da casa | Gestor | dia 1 a 3 | [ ]
[ ] Plano da primeira semana (agenda, reuniões, primeiras entregas) | Gestor | dia 1 | [ ]
[ ] Primeira entrega pequena combinada          Gestor | dia 5 | [ ]
[ ] Conversa de fim de semana: o que ficou claro e o que não | Gestor | dia 5 | [ ]

BLOCO 4: ACOMPANHAMENTO
[ ] Conversa de 30 dias (alinhar expectativas)   Gestor | D30 | [ ]
[ ] Conversa de 60 dias (retorno com exemplos)    Gestor | D60 | [ ]
[ ] Conversa de 90 dias (fim da experiência: seguir ou não) | Gestor + RH | D90 | [ ]

OBSERVAÇÕES: ______________________________________________________

Quais documentos pedir na admissão de um funcionário?

Peça o mínimo para registrar a pessoa e pagar o salário: identificação com CPF, comprovante de endereço, dados bancários e, conforme o caso, comprovante de escolaridade. A Carteira de Trabalho tem como identificação única o número do CPF (CLT, art. 16). A LGPD limita a coleta ao necessário para a finalidade (art. 6º, III).

• Registro: o art. 41 da CLT obriga a empresa a registrar cada empregado, em livro, ficha ou sistema eletrônico.
• Carteira de trabalho: o art. 29 da CLT dá ao empregador 5 dias úteis para anotar a admissão, a remuneração e as condições especiais.
• Exame admissional: a data e os exames você combina com o contador e o médico do trabalho da empresa. O que nunca entra: teste, exame ou atestado de gravidez ou de esterilização, que o art. 2º da Lei 9.029/95 torna crime exigir.
• Contador: a lista final de documentos varia com o cargo e o regime. Confirme com o contador antes de enviar a lista.

O que fazer nos primeiros dias do funcionário novo?

No primeiro dia, a pessoa precisa saber para onde ir, quem a recebe e o que fará até o fim da semana. A primeira semana decide se ela se sente parte do time, e a maioria dos problemas dessa fase vem de acesso que não ficou pronto e de ninguém ter a agenda dela.

1. 1

   Antes do início

   Acessos criados, equipamento separado, padrinho definido e a mensagem de boas-vindas enviada na véspera, com horário, local e quem recebe.

2. 2

   Dia 1

   Apresente a pessoa ao time, entregue o plano da primeira semana e dê uma tarefa pequena que ela termine no mesmo dia.

3. 3

   Dias 2 a 5

   Leitura dos processos da área, acompanhamento do padrinho e uma primeira entrega combinada. Na sexta, uma conversa curta: o que ficou claro, o que não.

4. 4

   30, 60 e 90 dias

   Três conversas marcadas desde o início. Na de 90 dias, que fecha a experiência, gestor e RH decidem com exemplos de entrega, não com impressão.

O roteiro de integração, com a trilha de leitura e o papel do padrinho, está em onboarding de funcionários. A conversa de 90 dias pode usar a avaliação de desempenho.

Como fazer a admissão no Mentrun, a partir da contratação?

Quando você marca o candidato como contratado, o Mentrun oferece criar o projeto de admissão, já com o checklist padrão. Ele nasce como Admissão, com o nome e a vaga, e o gestor da vaga como responsável, sem digitar nada de novo.

1. 1

   Marcar contratado

   No quadro da vaga, arraste o candidato para Contratado ou toque em Marcar contratado na ficha.

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   Criar projeto de admissão

   Na janela que aparece ao marcar contratado, ou depois na ficha, toque em Criar projeto de admissão. Ele nasce com o checklist padrão; os itens a mais do modelo acima você acrescenta nas tarefas do projeto. Criar de novo não duplica: abre o que já existe.

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   Distribuir as tarefas

   Em Projetos, cada tarefa tem prazo e responsável. O padrão traz documentos e contrato, acessos e equipamento, primeira semana e as conversas de 30, 60 e 90 dias.

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   Fechar a vaga

   Com todas as posições preenchidas, mude a situação da vaga para Preenchida.

O fluxo completo, da vaga ao projeto de admissão, está em software de recrutamento e seleção. O Mentrun também tem automações: o acontecimento Candidato contratado pode avisar o financeiro e criar tarefas.

Quanto custa e como testar?

O Mentrun custa R$ 220 por mês por empresa, com usuários ilimitados e todos os recursos, Contratação e Projetos incluídos. No semestral e no anual, R$ 183,33 por mês. Teste de 7 dias, sem cartão, ou uma demonstração com a equipe.