Funil de recrutamento e seleção: etapas, taxa de conversão por etapa e como ler os números

Quando uma vaga demora, a reação comum é divulgar mais. Muitas vezes o problema está no meio: a triagem filtra demais, a entrevista com o gestor espera uma semana ou a proposta não fecha. O funil de recrutamento mostra onde. Este texto explica as etapas, a conta de cada taxa e o que fazer com cada resultado. O processo completo está em como fazer recrutamento e seleção.

O que é o funil de recrutamento e seleção?

É a representação das etapas pelas quais o candidato passa, com a contagem de quantos chegam a cada uma. Começa largo, com todas as candidaturas, e estreita a cada triagem e entrevista, até a pessoa contratada. Quem lê o funil enxerga o processo inteiro de uma vez, e não só a vaga que está quente.

Como calcular a taxa de conversão de cada etapa?

A taxa de conversão de uma etapa é o número de candidatos que seguiram para a próxima dividido pelo número que chegou nela. Multiplique por 100 para ter uma taxa em cada 100. Calcule etapa por etapa, e não só do início ao fim: é assim que você acha o ponto fraco.

No exemplo, 3 contrataram a partir de 120 candidaturas: 1 contratado a cada 40. A taxa mais baixa não é necessariamente o problema, porque a triagem existe para filtrar. O ponto de atenção é uma etapa em que o número cai mais do que o esperado ou em que as pessoas esperam muito.

Como ler os números do funil?

Cada número aponta uma hipótese, e não um veredito. Uma taxa baixa numa etapa pede uma conversa com quem conduz; uma etapa lenta pede uma agenda. Use a tabela como ponto de partida e confirme olhando algumas fichas antes de mudar o processo.

Quais outros números acompanhar além da conversão?

Três números completam o funil: o tempo em cada etapa, o tempo total até contratar e a origem de quem foi contratado. Eles mostram a velocidade e o canal, que a taxa de conversão sozinha não revela. Veja também tempo médio de contratação.

• Tempo em cada etapa: dias médios até a pessoa sair da etapa. Passou de uma semana, vale olhar.
• Tempo até contratar: da candidatura à contratação. Mostre a média e a mediana: uma contratação muito demorada puxa a média.
• Origem das candidaturas e dos contratados: a origem que mais traz candidatos nem sempre é a que mais traz contratados.
• Motivos de reprovação: o que mais tirou gente do processo. Se o motivo se repete, o anúncio ou a régua precisam de ajuste.

FUNIL DA VAGA
Vaga: ______________   Período: ____/____/____ a ____/____/____   Recrutador: ______________

POR ETAPA
Etapa              | Chegaram | Seguiram | Taxa = Seguiram ÷ Chegaram × 100 | Dias médios na etapa
Triagem            | ____     | ____     | ____                             | ____
Entrevista RH      | ____     | ____     | ____                             | ____
Entrevista gestor  | ____     | ____     | ____                             | ____
Proposta           | ____     | ____     | ____                             | ____
Contratado         | ____     | -        | -                                | -

ORIGEM
Origem             | Candidaturas | Contratados
Página de vagas    | ____         | ____
Indicação          | ____         | ____
Outra: ________    | ____         | ____

MOTIVOS DE REPROVAÇÃO (os 3 mais frequentes)
1. ______________  2. ______________  3. ______________

TEMPO ATÉ CONTRATAR (da candidatura à contratação): ____ dias

LEITURA
Etapa com a menor taxa: ______________   Etapa mais lenta: ______________
Uma mudança para a próxima vaga: ______________________________

Como o Mentrun mostra o funil de recrutamento?

Na Contratação do Mentrun, o quadro de cada vaga tem uma coluna por etapa e a tela Relatórios reúne os números do período, sem montar planilha. Dá para filtrar por vaga, por recrutador ou, na consultoria, pelo cliente da vaga, e Exportar tudo em Excel ou PDF.

• Funil por etapa: quantas candidaturas do período chegaram até cada etapa. Como cada número é de quem chegou lá, a taxa da etapa é o número da próxima dividido pelo da atual.
• Tempo em cada etapa e Tempo até contratar: médias de dias, com média e mediana nas contratações.
• De onde vêm as candidaturas: candidaturas e contratados por origem, como página de vagas, indicação ou cadastro manual.
• Motivos de reprovação e Aderência dos contratados: o que mais tirou gente do processo e se a régua acerta.
• No quadro: o cartão mostra os dias na etapa e dá destaque de 7 em diante.