Relatório de consultoria: modelo de acompanhamento e de encerramento do projeto

O projeto foi bem, o cliente gostou das reuniões e, na hora de encerrar, o consultor passa a noite montando um relatório que o dono folheia em dois minutos. Ou acontece o contrário: durante o projeto, o cliente nunca sabe em que fase estamos, porque cada status chegou num formato diferente. Um modelo para o acompanhamento e outro para o encerramento resolvem os dois problemas.

Este modelo é para o projeto de consultoria, com objetivo, fases e entregáveis. Para o relatório mensal de resultado de canal de uma agência, veja o relatório mensal para cliente.

O que o relatório de acompanhamento precisa ter?

O relatório de acompanhamento precisa mostrar, em uma página, a situação geral, o que foi feito, o que vem nas próximas duas semanas e o que o cliente precisa decidir. O formato é sempre o mesmo, para o cliente aprender onde olhar.

RELATÓRIO DE ACOMPANHAMENTO DO PROJETO
Cliente:              Projeto:
Período: __/__ a __/__
Fase atual: diagnóstico / plano de ação / implantação / encerramento
Situação geral: no prazo / atenção / atrasado
Em uma frase:

O QUE FOI FEITO NO PERÍODO
- 
- 

ENTREGÁVEIS DA FASE
- [entregável] | situação: não iniciado / em andamento / entregue / aprovado

INDICADORES
- [indicador] | ponto de partida | hoje | meta

PRÓXIMAS DUAS SEMANAS
- 
- 

DECISÕES PENDENTES DO CLIENTE
- [decisão] | quem decide | até quando

RISCOS E PONTOS DE ATENÇÃO
- [risco] | impacto | o que estamos fazendo

HORAS DA FASE: orçado ___ h | usado ___ h
PRÓXIMA REUNIÃO: __/__

O que o relatório final de consultoria precisa ter?

O relatório final precisa ter oito partes: resumo executivo, objetivo e escopo, o que foi feito por fase, indicadores de antes e depois, aprendizados, pendências, próximos passos recomendados e anexos. O resumo executivo vem primeiro e cabe em uma página, porque é a parte que o dono realmente lê.

RELATÓRIO FINAL DE CONSULTORIA
Cliente:              Projeto:              Período: __/__ a __/__
Elaborado por:              Versão:              Data:

1. RESUMO EXECUTIVO (1 página)
- Objetivo do projeto:
- Resultado em números (antes e depois):
- 3 principais entregas:
- Recomendação principal:

2. OBJETIVO E ESCOPO
- Objetivo combinado na proposta:
- O que estava incluído:
- O que ficou fora do escopo:

3. O QUE FOI FEITO POR FASE
Diagnóstico: atividades | entregável | data da aprovação
Plano de ação: atividades | entregável | data da aprovação
Implantação: atividades | entregável | data da aprovação
Encerramento: atividades | entregável | data da aprovação

4. INDICADORES ANTES E DEPOIS
- [indicador] | antes (data e fonte) | depois (data e fonte) | variação

5. APRENDIZADOS E OBSERVAÇÕES
- O que funcionou:
- O que o cliente precisa manter:

6. PENDÊNCIAS
- [item] | responsável | prazo

7. PRÓXIMOS PASSOS RECOMENDADOS
- [ação] | benefício esperado | prazo
- Opção de acompanhamento mensal: [escopo e periodicidade]

8. ANEXOS
- Relatórios de acompanhamento, termo de aceite, materiais entregues.

ACEITE DO CLIENTE: nome, cargo e data

O que é um relatório de consultoria?

Relatório de consultoria é o documento em que o consultor presta contas do projeto ao cliente: o que foi combinado, o que foi entregue, o que mudou nos números e o que precisa acontecer depois. Ele existe em duas versões, com funções diferentes.

Como fica um relatório final preenchido?

Exemplo fictício, com números inventados para ilustrar: a Distribuidora Meridional contratou um projeto de 90 dias para reduzir erros na separação de pedidos. Estes são o resumo e os indicadores do relatório final.

As pendências do exemplo: treinar o turno da noite, com o gerente de operação como responsável e prazo de 30 dias após o encerramento. O próximo passo recomendado foi um acompanhamento mensal de indicadores com a diretoria. Note que cada número do exemplo tem data de medição, e é isso que dá credibilidade ao relatório.

O que revisar antes de enviar o relatório?

Revise o relatório com o olhar do decisor: ele precisa entender o resultado em uma página e achar cada número em uma fonte. O checklist abaixo cobre o que mais escapa.

CHECKLIST DE REVISÃO

[ ] O resumo executivo cabe em uma página e diz o resultado na primeira frase
[ ] O objetivo é o mesmo que está na proposta e no contrato
[ ] Todo número tem data e fonte (antes e depois)
[ ] Os indicadores de antes e depois foram medidos do mesmo jeito
[ ] Cada fase lista o entregável e a data da aprovação
[ ] O que ficou fora do escopo está escrito
[ ] Pendências têm responsável e prazo
[ ] Os próximos passos dizem o benefício esperado
[ ] Nenhum dado de outro cliente aparece no texto ou nos anexos
[ ] Outra pessoa da consultoria leu e conferiu os números
[ ] O termo de aceite está anexado

Como apresentar o relatório final ao cliente?

Apresente o relatório final em uma reunião de encerramento de 45 a 60 minutos com o decisor, depois de enviar o resumo executivo com um ou dois dias de antecedência. Comece pelo resultado em números, passe pelo que foi entregue, trate as pendências e feche com o próximo passo. O roteiro dessa conversa está em reunião de resultados com o cliente, e o termo de aceite de entrega registra a aprovação.

Como compartilhar o andamento e o relatório com o cliente no Mentrun?

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