Planilha de controle de projetos: modelo da carteira inteira, com fórmulas e exemplo

Quem gerencia vários clientes ao mesmo tempo precisa de uma pergunta respondida em dez segundos: quais projetos estão no prazo, quais atrasaram e quais vão atrasar. Uma planilha bem montada responde. Ela dá a visão de carteira, com todos os projetos lado a lado, e é por isso que quase toda empresa de serviço começa por ela.

Este modelo é diferente do modelo de cronograma de projeto, que organiza a linha do tempo de um projeto, e do artigo sobre como fazer um cronograma de projeto. Aqui a unidade é a carteira: cada linha é um projeto, e a planilha mostra o conjunto.

Quais são as colunas da planilha e como preencher cada uma?

CABEÇALHO (linha 1, uma coluna por campo, de A a N)
A. ID | B. Cliente | C. Projeto | D. Responsável | E. Início | F. Prazo | G. Previsão de entrega | H. % concluído | I. Horas orçadas | J. Horas lançadas | K. Status | L. Risco | M. Próxima ação | N. Atualizado em

REGRA DE CADA COLUNA
A. ID: código curto e único (P01, P02...). Não muda nunca.
B. Cliente: nome como aparece no contrato.
C. Projeto: nome curto da entrega ou do ciclo (ex.: Site novo, Gestão de redes de outubro).
D. Responsável: uma pessoa só. Se há dois, ninguém responde.
E. Início: data de início combinada.
F. Prazo: data combinada com o cliente. Só muda com registro de motivo.
G. Previsão de entrega: data em que o responsável acredita que entrega hoje. Pode ser diferente do prazo.
H. % concluído: estimativa do responsável, em múltiplos de 10%.
I. Horas orçadas: horas previstas no escopo.
J. Horas lançadas: horas já gastas, vindas do registro de horas do time.
K. Status: calculado por fórmula (não digite).
L. Risco: calculado por fórmula (não digite).
M. Próxima ação: uma frase com verbo, dono e data (ex.: Carla envia diagnóstico até 25/10).
N. Atualizado em: data da última revisão da linha.

COMO USAR
- Uma linha por projeto. Projeto concluído muda para 100% e sai da visão ativa em 30 dias.
- Cada responsável atualiza a própria linha às segundas, até as 10h.
- Linha com "Atualizado em" de mais de 7 dias vira pendência do responsável.

O que uma planilha de controle de projetos precisa ter?

Uma planilha de controle de projetos precisa ter, por projeto, seis informações: quem é o cliente e o responsável, quando começou e quando vence, quanto já foi feito, quantas horas consumiu, em que situação está e qual o risco. O resto é detalhe que cada empresa adiciona conforme sua rotina.

O erro mais comum é começar com 30 colunas. A planilha fica pesada, ninguém atualiza e, em um mês, o dado é velho. Comece com as 14 colunas do modelo e acrescente outra apenas quando uma decisão real pedir.

Como calcular o status e o atraso automaticamente?

Para calcular status e atraso, use fórmulas em vez de digitar. Quando o status é digitado, ele reflete o humor de quem preencheu; quando é calculado, reflete as datas. As fórmulas abaixo usam a sintaxe do Excel e do Google Planilhas em português, com as colunas do modelo, para a linha 2.

Como fica a planilha preenchida com 6 projetos?

O exemplo reúne 6 projetos de 4 clientes fictícios, consultados em 20/10/2026. Todos os nomes e números são inventados para mostrar o preenchimento e o resultado das fórmulas.

A leitura em dez segundos: 6 projetos, 1 atrasado (P02), 1 em atenção (P05), 3 no prazo e 1 concluído, com 2 riscos altos. P02 está atrasado e consumiu 58 das 60 horas: precisa de decisão hoje, entre renegociar o prazo e ajustar o escopo. P05 ainda está no prazo, mas já gastou 38 de 40 horas com 60% do trabalho feito: o problema é a margem, e a conversa com o cliente tem que acontecer antes do dia 31. No total, a carteira orçou 390 horas e lançou 259.

Como manter a planilha atualizada sem virar um segundo trabalho?

• Atualização às segundas, em 20 minutos. Cada responsável revisa a própria linha: % concluído, previsão, próxima ação e data. Quem atualiza é quem sabe.
• Horas vindas de um registro real. Se as horas lançadas são digitadas de memória, o risco calculado não vale nada. Use o registro de horas do time como fonte.
• Mudança de prazo com motivo. Prazo não muda em silêncio: a mudança entra numa nota, com data, motivo e quem decidiu.
• Visão ativa e arquivo. Projetos concluídos há mais de 30 dias saem da aba principal e vão para uma aba de histórico. Para escolher o que acompanhar além do prazo, veja os indicadores de projetos.

Quais são os 5 sinais de que a planilha acabou?

A planilha acabou quando atualizar custa mais do que o que ela devolve. Cinco sinais mostram que esse ponto chegou, e três deles já justificam trocar. O texto abaixo é um checklist para marcar e levar à próxima reunião de gestão; para uma avaliação mais ampla, veja os sinais de que a empresa precisa de um sistema.

HORA DE SAIR DA PLANILHA?

( ) 1. A planilha tem mais de uma versão (copiada por e-mail ou com "final_v3") e ninguém sabe qual vale.
( ) 2. Atualizar a planilha toma mais de 30 minutos por semana por responsável, e por isso ela fica velha.
( ) 3. O cliente pergunta "como está o projeto?" no WhatsApp, e a resposta depende de alguém abrir a planilha e conferir com o time.
( ) 4. As horas lançadas e o status moram em lugares diferentes, e o risco só aparece depois do estouro.
( ) 5. O que foi combinado na reunião com o cliente não chega à planilha: alguém tem que lembrar de transcrever.

RESULTADO
0 a 2 marcados: a planilha ainda dá conta; mantenha a revisão de segunda-feira.
3 ou mais marcados: o custo de manter a planilha já supera o que ela entrega. Teste um sistema com 2 ou 3 projetos reais antes de decidir.

Como o Mentrun faz a visão de carteira sem planilha?

O preço é R$ 220 por mês por empresa, com usuários ilimitados: todos os responsáveis pelos projetos usam o mesmo sistema, sem pagar por cada pessoa.