Relatório semanal de atividades: modelo para a pessoa, modelo para o projeto e um exemplo preenchido

Todo gestor conhece a segunda-feira em que descobre, por acaso, que um projeto parou na quinta. Ninguém escondeu nada: ninguém tinha onde dizer “estou travado esperando o cliente”. O relatório semanal de atividades é esse lugar. Curto, escrito sempre no mesmo dia e no mesmo formato, ele transforma a semana de cada pessoa em informação que o gestor lê em dois minutos.

Este modelo é diferente de outros dois que você talvez procure. O relatório mensal para cliente é externo, mensal e focado em resultado. A ata de status de projeto registra uma reunião. O relatório semanal é interno: a equipe escreve para o gestor, e o foco é andamento, trava e ajuda.

Qual o modelo de relatório semanal da pessoa?

RELATÓRIO SEMANAL: [nome] | semana de [dd/mm] a [dd/mm]

1. FEITO
- [cliente / projeto]: [o que ficou pronto]
- [cliente / projeto]: [o que avançou e até onde]
- [cliente / projeto]: [o que ficou pronto]

2. TRAVA
- [cliente / projeto]: [o que parou] | Motivo: [quem ou o que está esperando] | Há [n] dias

3. HORAS
Cliente [A]: [n] h
Cliente [B]: [n] h
Cliente [C]: [n] h
Interno (reuniões, treinamento, administrativo): [n] h
Total da semana: [n] h  (faturáveis: [n] h | internas: [n] h)

4. PRÓXIMOS PASSOS (semana de [dd/mm])
- [dia]: [tarefa, cliente]
- [dia]: [tarefa, cliente]
- [dia]: [tarefa, cliente]

5. PEDIDO DE AJUDA
[O que preciso] de [quem] até [data]. Se não houver retorno, [consequência ou alternativa].

Qual o modelo de relatório semanal do projeto?

O relatório do projeto usa os mesmos blocos, mas com a visão do responsável pelo conjunto: percentual concluído, horas contra o orçado, marcos da semana e riscos. É o formato que o gestor lê quando tem 14 projetos na carteira.

RELATÓRIO SEMANAL DO PROJETO: [cliente] | [projeto] | semana de [dd/mm] a [dd/mm]
Responsável: [nome]

SITUAÇÃO: ( ) No prazo  ( ) Atenção  ( ) Atrasado
% concluído: [n]% (semana anterior: [n]%)
Prazo: [data]   Previsão de entrega: [data]
Horas: [n] h na semana | [n] h acumuladas de [n] h orçadas

1. FEITO NA SEMANA
- [entrega ou avanço]
- [entrega ou avanço]

2. O QUE TRAVA
- [item] | depende de [cliente / pessoa / acesso] | desde [data]

3. RISCOS
- [risco] | probabilidade: [baixa / média / alta] | o que fazer: [ação]

4. PRÓXIMA SEMANA
- [marco ou entrega] em [dia]
- [marco ou entrega] em [dia]

5. PRECISO DE
[decisão, aprovação ou recurso] de [quem] até [data]

O que colocar no relatório semanal de atividades?

O relatório semanal tem cinco blocos, sempre na mesma ordem: o que foi feito, o que trava, as horas, os próximos passos e o pedido de ajuda. O último bloco é o mais importante e o mais esquecido, porque é ele que transforma o relatório em ação.

Como fica o relatório semanal preenchido?

A Marina, designer da Agência Brasa (fictícia), escreveu o relatório da sua semana na sexta às 16h45. Os nomes de clientes e os números são inventados para mostrar o formato.

As contas fecham: 14 + 11 + 7 = 32 horas faturáveis, mais 5 horas internas, dão as 37 horas da semana. E repare no que o gestor lê em dois minutos: tudo andou, uma coisa trava por causa do cliente, e existe um pedido com nome e data. A ação da segunda-feira já está escrita.

Como escrever o relatório semanal em 10 minutos?

Para escrever o relatório em 10 minutos, escreva sempre no mesmo horário, parta do que já está registrado (tarefas e horas) e limite cada bloco a poucas linhas. Se o relatório leva mais que isso, o problema quase sempre é falta de registro durante a semana.

1. 1

   Minutos 1 a 3: o que foi feito

   Abra as tarefas concluídas na semana e liste as entregas por cliente. Uma linha por entrega, sem explicar como.

2. 2

   Minutos 4 e 5: o que trava

   Escolha o que está parado e diga por quê, com os dias. Se não há trava, escreva “nada travando”: é uma informação útil.

3. 3

   Minutos 6 e 7: horas

   Copie o total de horas por cliente do registro da semana e separe o que é interno. Se faltam horas, lance agora.

4. 4

   Minutos 8 e 9: próximos passos

   Três a cinco itens, cada um com dia. Não repita a lista de tarefas inteira, só o que importa para a semana.

5. 5

   Minuto 10: pedido de ajuda

   Escreva o que precisa, de quem e até quando. Se não precisa de nada, diga também.

O horário importa mais que o formato. Combine a sexta, 30 minutos antes do fim do expediente, e trate o relatório como parte do trabalho da semana. Para o gestor, o ritual de leitura na segunda-feira de manhã faz parte da rotina do gestor.

O que não entra no relatório semanal?

Como o gestor lê os relatórios da equipe sem perder uma manhã?

O gestor lê os relatórios de baixo para cima: primeiro o pedido de ajuda, depois a trava, depois as horas e só por último o que foi feito. Nessa ordem, em cerca de 20 minutos, ele separa o que precisa de decisão hoje do que só precisa de conhecimento.

• Pedidos de ajuda: responda por escrito no mesmo dia. Pedido sem resposta ensina o time a parar de pedir.
• Travas: quando a trava é o cliente, passe para o gestor da conta. Quando é interna, resolva ou redistribua.
• Horas: compare com o orçado. Cliente que consome mais do que paga vira assunto de reunião; veja o controle de horas por cliente.
• Feito: leia por último. Se tudo andou e nada trava, a semana foi boa.

Como o Mentrun reduz o trabalho do relatório semanal?

Para receber sem abrir tela, agende: em Início › Relatórios agendados, o Mentrun manda por e-mail, toda segunda ou toda sexta, as tarefas atrasadas e da semana, o andamento dos projetos ou as horas por projeto, com PDF ou Excel se quiser. Veja relatório automático por e-mail e como agendar o envio de relatório.

A equipe inteira usa o mesmo sistema por R$ 220 por mês por empresa, com usuários ilimitados. Quem escreve o relatório, quem lê e quem precisa de acesso ao projeto entram sem custo por pessoa. Para escolher quais números acompanhar além do relatório, veja como medir a produtividade da equipe.