Como fazer o fechamento mensal da operação em cinco dias úteis

O erro mais comum no fim do mês é fechar só o lado financeiro: as contas a receber saem e ninguém confere quanto o time gastou em cada cliente. A margem é descoberta no mês seguinte, quando o escopo já estourou outra vez. O fechamento da operação junta horas, margem, entrega e meta numa rotina curta, com dia marcado.

Os exemplos usam a Agência Orla, empresa fictícia de 20 pessoas e 12 clientes, que fecha o mês em cinco dias úteis, de D+1 a D+5. Quem cuida do dinheiro que entra e sai encontra o outro lado em fluxo de caixa para empresa de serviços.

O que é o fechamento mensal da operação e por que em cinco dias?

É a rotina que transforma as horas, as entregas e os contratos do mês em decisão: quais clientes deram margem, quais estouraram o pacote, o que o cliente recebe de relatório e o que muda no mês seguinte. Cinco dias úteis bastam porque cada dia tem um único trabalho e um responsável.

Ele complementa o fechamento financeiro com o que a contabilidade não enxerga: o tempo gasto em cada cliente. O recurso de controle de horas e margem mostra a base dessa conta, e o dia a dia do caixa fica no Financeiro.

Qual o checklist de D+1 a D+5?

O checklist dá a cada dia um trabalho e um responsável. D+1 é a aprovação das horas, D+2 o faturamento por cliente, D+3 a margem e o saldo do pacote, D+4 o relatório ao cliente e D+5 as metas e a capacidade. Copie, preencha o responsável e a data e use todo mês.

FECHAMENTO MENSAL DA OPERAÇÃO
Mês fechado: ____/____   D+1 = primeiro dia útil do mês seguinte: ___/___
Responsável geral: __________

D+1: HORAS (responsável: __________)
[ ] Cobrar semanas de horas que não foram enviadas (corte: ___h)
[ ] Conferir cronômetros esquecidos e lançamentos fora do padrão
[ ] Recusar com motivo o que não fecha; aprovar o resto
[ ] Horas do mês travadas: ( ) sim

D+2: FATURAMENTO DAS HORAS (responsável: __________)
[ ] Horas faturáveis e não faturáveis por cliente: ______ / ______
[ ] Valor das horas por cliente conferido com o valor-hora do contrato
[ ] Planilha do mês guardada em: __________
[ ] Contas a receber do mês lançadas no Financeiro (cliente, valor, vencimento)

D+3: MARGEM E SALDO DO PACOTE (responsável: __________)
[ ] Custo-hora de cada pessoa atualizado
[ ] Margem estimada por cliente: lista em anexo
[ ] Saldo do pacote = horas contratadas − horas faturáveis lançadas, por cliente
[ ] Clientes com saldo negativo (acima do pacote): __________
[ ] Clientes com margem abaixo do mínimo da casa (___): __________
[ ] Ação de cada um: aditivo, limite de escopo, ajuste de preço, ajuste de processo

D+4: RELATÓRIO AO CLIENTE (responsável: __________)
[ ] O que foi entregue no mês
[ ] O que vem no mês seguinte e o que precisamos do cliente
[ ] Consumo do pacote, se o contrato prevê prestação de contas
[ ] Enviado em: ___/___ (todo mês no mesmo dia)

D+5: METAS E CAPACIDADE (responsável: __________)
[ ] Metas do mês: batidas ______ / em risco ______ / perdidas ______
[ ] Motivo de cada meta perdida, em uma frase
[ ] Carga planejada do mês seguinte contra a capacidade de cada pessoa
[ ] Três prioridades do mês seguinte: 1. ______ 2. ______ 3. ______

REGISTRO
O que mudou em relação ao mês anterior: ______________________
Decisões tomadas e responsáveis: ______________________

Como calcular a margem estimada e o saldo do pacote?

Margem estimada é o que o cliente paga menos o custo das horas que o time gastou nele. Saldo do pacote é a diferença entre as horas contratadas e as faturáveis lançadas. Os dois números juntos dizem se o problema é preço (margem baixa com o pacote respeitado) ou escopo (pacote estourado).

Leia os dois juntos. Margem baixa com saldo positivo aponta preço ou custo-hora errados. Margem baixa com saldo negativo aponta escopo que cresceu: a conversa é de aditivo ou limite. Margem boa com saldo muito positivo aponta cliente que usa pouco: risco de cancelamento. O guia de margem por cliente desenvolve a conta; a base dela é o custo-hora.

Como aprovar as horas sem atrasar o fechamento?

Defina um corte e uma ordem. Hora lançada depois do fechamento muda a margem de um mês já encerrado, então o corte vale para todos: semana enviada até o meio-dia do D+1. Quem não enviou é cobrado pelo gestor; só em último caso o gestor estima.

1. Cobre as semanas pendentes logo cedo, uma mensagem a quem ainda não enviou.
2. Procure o que destoa: doze horas num dia sem tarefa, cronômetro que ficou ligado, horas faturáveis lançadas em tarefa interna.
3. Recuse com motivo o que não fecha. A pessoa corrige e reenvia no mesmo dia.
4. Aprove o restante de uma vez e confirme que o mês está travado.

O que vai no relatório mensal ao cliente?

O relatório mensal responde três perguntas do cliente: o que foi entregue, o que vem no mês seguinte e o que precisa dele. Se o contrato é de pacote de horas, entra também o consumo contra o pacote. Uma página basta, enviada no mesmo dia do mês, de preferência antes de o cliente perguntar.

O modelo de relatório mensal para cliente traz a estrutura pronta. Um bom teste: o cliente consegue tomar a próxima decisão só com esse papel, sem pedir esclarecimento a ninguém?

Como fazer o fechamento no Mentrun, tela por tela?

No Mentrun, o fechamento passa por cinco telas: Aprovações, Faturamento das horas, Relatórios dos projetos, Metas do período e Capacidade. As horas lançadas nas tarefas chegam sozinhas ao Faturamento das horas, então não há planilha para consolidar.

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   D+1: abra Aprovações e filtre Horas

   A fila mostra as semanas enviadas, a mais antiga primeiro. Aprovar é um toque, recusar pede o motivo e avisa quem enviou, e em lote você marca várias e decide de uma vez. Semana aprovada trava os lançamentos, e Reabrir destrava se preciso. A aprovação semanal se liga em Minhas horas › Regras de horas.

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   D+2: abra Faturamento das horas e escolha o mês fechado

   Em Por cliente, a tela mostra as horas faturáveis e não faturáveis, o valor pelo valor-hora e a margem estimada pelo custo-hora do time. Exportar guarda o fechamento em Excel ou PDF. A tela é da gestão: valor-hora, custo e margem só aparecem para cargos com essa permissão.

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   D+3: confira a margem e feche o saldo do pacote

   Em Regras de horas › Valor-hora, use como valor-hora do cliente o pagamento mensal dividido pelas horas do pacote, e em Custo-hora confira o de cada pessoa. O saldo do pacote é a conta rápida do gestor com as horas faturáveis da tela: 46 h × R$ 150 = R$ 6.900 contra R$ 6.000 pagos, seis horas acima. Por projeto e Por pessoa mostram onde as horas foram.

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   D+4: envie o relatório ao cliente

   No projeto, Resumo para o cliente monta o texto dos últimos 7 dias, editável, com Copiar resumo. O Link para o cliente dá acesso só de leitura (30, 90 ou 180 dias), sem horas nem valores. Relatórios dos projetos traz entregas, prazos e horas por semana, pessoa e projeto, com planilha e impressão.

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   D+5: reveja Metas do período e Capacidade

   Em Gestão › Metas do período, veja o ritmo das metas do mês e do trimestre e registre o que ficou para trás. Em Capacidade, compare a carga planejada das próximas semanas com a capacidade de cada pessoa e redistribua antes de o mês começar.

Com o valor-hora do pacote, a Margem estimada da tela sai sobre o valor das horas (R$ 3.680 na Loja Pau-Brasil); sobre o que o cliente pagou, vale a fórmula: R$ 2.780. O Link para o cliente e o Portal do cliente mostram o andamento e deixam horas e valores com a equipe.

Quais erros atrasam o fechamento e como corrigir?

Os atrasos vêm de três fontes: hora que chega tarde, conta feita à mão e relatório montado do zero. Os erros abaixo são as formas mais comuns, e todos se resolvem com regra e rotina.

• Sem corte para as horas. Cada semana chega num dia e o D+1 vira D+4. Defina o horário de corte e cobre quem passa dele.
• Valor-hora do cliente desatualizado. O reajuste entrou no contrato, mas não na tabela. Revise o valor-hora quando o contrato mudar.
• Pacote só na cabeça de quem vendeu. Se as horas contratadas não estão registradas, o saldo não sai. Anote o pacote junto do contrato.
• Relatório do cliente reescrito todo mês. Fixe a estrutura e preencha só o que mudou. Dez minutos por cliente é o alvo.
• Fechar e não decidir. O mês termina com números e sem ação. Cada cliente fora da faixa sai do D+3 com uma decisão e um responsável.