Como precificar consultoria: por hora, por projeto ou por fee mensal

Consultoria mal precificada não quebra de uma vez. Ela fecha projetos, a equipe trabalha o mês inteiro e no fim sobra pouco. O motivo costuma ser o mesmo: o preço saiu de “quanto o mercado cobra” ou “quanto o cliente aceita”, sem uma conta de quanto a hora custa para a própria consultoria. Saber como precificar consultoria começa por essa conta.

Este guia faz a conta completa com uma consultoria fictícia, a Norte Consultoria, com cinco pessoas. Ele é parte do guia de gestão de consultoria, que cobre fases do projeto, papéis e indicadores.

Como precificar consultoria: por hora, por projeto ou por fee?

Os três modelos convivem, e muitas consultorias usam mais de um. O que muda é quem assume o risco de o trabalho demorar mais que o previsto.

Qualquer que seja o modelo, a base é a mesma: saber o preço mínimo da hora. Projeto é horas estimadas vezes esse preço, fee é horas por mês vezes esse preço, e valor e êxito são checados contra ele. Depois de calcular, o preço precisa caber numa proposta que o cliente entenda; o formato está em proposta comercial que fecha.

Como calcular o preço mínimo da hora de consultoria?

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   Some os custos fixos do mês

   Folha, pró-labore, encargos, aluguel, software, contador. Tudo o que a consultoria paga mesmo sem cliente.

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   Calcule as horas vendáveis

   Horas disponíveis de cada pessoa vezes a parte que realmente vai para cliente. O resto é venda, gestão, metodologia e deslocamento.

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   Divida custo por horas

   O resultado é o custo de cada hora vendável.

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   Ajuste por impostos e margem

   Divida o custo por um menos a soma do percentual de impostos e da margem desejada.

Na Norte Consultoria, os cinco profissionais têm 140 horas disponíveis por mês cada, 700 no total. A meta é que 60% vá para cliente, o que dá 420 horas vendáveis. O percentual de impostos do exemplo é uma estimativa: ele depende do regime tributário e da atividade. A calculadora de valor hora faz a mesma conta com os seus números.

Como calcular o preço de um projeto de consultoria?

Estime as horas por fase, com as pessoas que vão trabalhar em cada uma. Inclua as horas que ninguém lembra: reuniões de status, preparação de apresentação, deslocamento e gestão do projeto.

A folga existe porque todo diagnóstico encontra algo inesperado. Sem ela, o primeiro imprevisto sai da margem. Se o cliente pedir para tirar a folga, tire escopo junto.

Como calcular o fee mensal de acompanhamento?

O fee é a forma de transformar o fim do projeto em receita recorrente. Defina o que está incluído em horas e em encontros, e multiplique pelo preço da hora.

Escreva o limite de horas no contrato e combine o que acontece quando ele é passado. O conceito e os cuidados estão no glossário de fee mensal.

Como saber se o preço faz sentido para o cliente?

Depois da conta de custo, faça a conta do outro lado: quanto o cliente ganha com o projeto. O preço baseado em valor parte desse ganho, e mesmo quem cobra por projeto deve usá-lo como checagem.

No exemplo, o cliente da Norte Consultoria perde vendas porque a equipe comercial não segue processo. O diagnóstico de venda estimou que organizar o processo traria R$ 50.000 por mês de margem a mais. Em um ano, R$ 600.000. O projeto de R$ 60.000 representa 10% do ganho do primeiro ano. Se a conta de valor der um número muito acima do preço de custo, há espaço para cobrar mais. Se der abaixo, o projeto talvez não deva ser vendido daquele jeito.

Como apresentar o preço na proposta de consultoria?

• Comece pelo problema e pelo resultado esperado, com os números que o próprio cliente deu na reunião de diagnóstico.
• Mostre as fases e os entregáveis antes do preço.
• Apresente o investimento por projeto, não por hora, quando o escopo é claro. Hora na proposta convida a negociar hora.
• Diga o que não está incluído.
• Ofereça duas opções de escopo, não duas opções de desconto.

O modelo de proposta comercial de serviços segue essa ordem. Quando a resposta vier como “está caro”, o artigo como responder “está caro” mostra o que costuma estar por trás da frase.

Quando reajustar o preço da consultoria?

Refaça a conta do preço mínimo da hora pelo menos uma vez por ano e sempre que um destes sinais aparecer. Reajuste vale para propostas novas na hora e para fees na data de renovação, com aviso de pelo menos 30 dias.

• Custos fixos subiram. Contratação, aumento de salário ou nova ferramenta mudam o numerador da conta.
• Utilização caiu. Menos horas vendáveis com o mesmo custo encarecem cada hora.
• Projetos estouram sempre na mesma fase. A estimativa daquela fase está baixa, e o preço também.
• Agenda cheia por mais de três meses. Demanda maior que a capacidade é sinal de preço abaixo do que o mercado aceita pagar.

Quais erros mais comuns ao precificar consultoria?

1. Dividir o custo por todas as horas do mês. Ninguém vende 100% do tempo. Use só as horas vendáveis.
2. Esquecer as horas de gestão do projeto. Status, alinhamentos e relatórios podem somar 10% a 15% do projeto.
3. Não ter folga. O primeiro imprevisto sai da margem.
4. Copiar o preço do concorrente. A estrutura de custo dele não é a sua.
5. Não comparar o estimado com o realizado. Sem horas por fase lançadas, a próxima proposta repete o erro da anterior.

Quais páginas ajudam a fechar a conta do preço?

O preço sai de algumas contas e de alguns documentos. Estas páginas trazem cada um pronto para usar.

• Custo da equipe: custo hora do funcionário, com a conta das horas produtivas.
• Do custo ao preço: o que é markup e por que ele não é igual à margem.
• Escopo que vira preço: o modelo de escopo de projeto define o que entra na conta.
• Mudou o escopo: o modelo de aditivo contratual traz a conta do novo valor.
• Reajuste anual: a carta de reajuste de preço avisa o cliente com antecedência.