Como cobrar horas extras de projeto: do aviso ao acordo com o cliente

Hora extra de projeto, nesta página, é a hora que passa do que o projeto previa. Não é a hora extra trabalhista da CLT, que é outro assunto. Pense no projeto de 40 horas que chega a 46 e meia sem que ninguém tenha avisado o cliente: ou o escritório absorve em silêncio, ou cobra tarde e com atrito.

A saída é tratar o excedente como rotina: escrever a regra antes, medir durante e avisar a tempo. Quem vende horas num pacote mensal encontra a regra completa em pacote de horas para cliente; aqui o foco é o projeto que estoura.

O que são horas extras de projeto e quem deve pagar por elas?

São as horas lançadas além das previstas no escopo. Quem paga depende da causa: se a estimativa foi curta, o custo é do escritório; se o cliente pediu algo novo, o custo é dele, por aditivo. Separar a causa antes de cobrar evita a conversa mais desgastante.

O que precisa estar escrito antes para poder cobrar?

Três itens: quantas horas o valor do projeto cobre, quanto custa cada hora a mais e quem autoriza o excedente. Sem eles, a cobrança vira discussão de opinião. Com eles, vira conta. O escopo e o aditivo ficam nos modelos de escopo de projeto e de aditivo contratual.

• Horas incluídas: o número de horas, por fase ou no projeto todo, que o valor cobre.
• Valor da hora excedente: o preço de cada hora a mais, igual para todos os perfis ou por perfil.
• Autorização: quem do lado do cliente aprova o excedente, e em quantos dias úteis.
• O que conta como hora: só hora faturável. Reunião interna e retrabalho do escritório ficam de fora, como em horas não faturáveis.

Como calcular o valor das horas extras do projeto?

Subtraia as horas previstas das horas lançadas e multiplique o resultado pelo valor da hora combinado. Use só as horas faturáveis. Se o controle estiver em minutos, converta: minutos extras divididos por 60, vezes o valor da hora.

Para saber quanto vale a hora do seu time antes de combinar o valor da excedente, use a calculadora de valor-hora. O excedente cobrado abaixo do custo-hora transforma o aditivo em prejuízo.

Como o Mentrun avisa antes de as horas estourarem?

O Mentrun compara as horas lançadas no projeto com o previsto, que é a soma das estimativas das tarefas. Ao chegar a 80 por cento e ao passar do previsto, uma automação pode avisar a equipe e criar a tarefa de rever o escopo. Projeto sem estimativa nas tarefas não dispara.

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   Estime as tarefas

   Em Mais detalhes da tarefa, preencha a estimativa de esforço. A soma das estimativas é o previsto do projeto.

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   Lance as horas no mesmo dia

   Use o cronômetro (▶) da tarefa ou Lançar horas em Minhas horas. Marque como faturável o que entra na cobrança.

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   Use o gatilho das horas do projeto

   Um gatilho cobre os dois marcos: 80 por cento do previsto e o estouro. Um Se pelo marco atingido separa o aviso antecipado do que fazer quando passou.

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   No estouro, abra a conversa

   O modelo pronto Horas do projeto passaram do previsto avisa a equipe do projeto e cria para o responsável a tarefa de rever o escopo e as horas, com prazo de 2 dias.

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   Se o contrato prevê, lance a conta

   Em Definir valores, Fazer uma conta calcula minutos extras ÷ 60 × valor da hora. O resultado serve de valor no passo Lançar conta a receber, ligada ao cliente e ao projeto.

Como conversar com o cliente sobre o excedente?

Avise cedo, com números e com saídas. A conversa funciona quando o cliente recebe o aviso antes de as horas acabarem, vê os lançamentos e escolhe entre caminhos claros. O texto abaixo cabe num e-mail e pode ser adaptado à sua regra.

Assunto: Horas do projeto [nome]: chegamos perto do previsto

Olá, [nome].

O projeto [nome] tem [horas previstas] horas previstas e já usou [horas lançadas]. Estamos em [fase] e restam [o que falta].

Para terminar o que falta nos prazos combinados, vemos três caminhos:
1. Reduzir o escopo da fase: tiramos [item] e fechamos dentro das horas previstas.
2. Contratar horas adicionais: [horas estimadas] horas a R$ [valor da hora], total de R$ [valor], conforme a cláusula [número] do contrato.
3. Deixar [item] para a próxima fase, com proposta própria.

Em anexo, os lançamentos de horas por tarefa. Pode nos responder até [data] com o caminho escolhido? Sem uma resposta, seguimos apenas com o que cabe nas horas previstas.

[Seu nome]

ANTES DE ENVIAR
[ ] A cláusula de hora excedente está no contrato ou no aditivo
[ ] Só entram horas faturáveis
[ ] O cliente recebe o aviso antes de as horas acabarem

Quando vale absorver as horas extras em vez de cobrar?

Quando o erro foi do escritório, quando o valor é pequeno diante do relacionamento ou quando a entrega ficou abaixo do combinado. Absorver é decisão, e não esquecimento: registre as horas, diga ao cliente que o excedente foi cortesia e corrija a estimativa da próxima proposta.

O número que importa é a margem do projeto, e não o excedente isolado. Para acompanhar a margem por cliente, veja rentabilidade de projetos e controle de horas por cliente.

Quanto custa e dá para testar?

O Mentrun custa R$ 220 por mês por empresa, com usuários ilimitados e todos os recursos; no semestral e no anual, R$ 183,33 por mês. O teste dura 7 dias, sem cartão. Para ver o aviso de horas no seu projeto, peça uma demonstração com a equipe.