Horas não faturáveis: meça por 4 semanas e reduza categoria por categoria

O erro mais comum de quem quer faturar mais é pedir ao time que lance menos hora não faturável. Isso só esconde o número.

A hora não faturável tem causa, e cada causa pede um remédio diferente. O caminho é medir, separar por categoria, atacar a que mais pesa e deixar uma meta por função. A base conceitual está em horas faturáveis e em timesheet.

O que são horas não faturáveis e quais delas dá para reduzir?

Horas não faturáveis são as horas lançadas que ninguém vai cobrar do cliente. Parte é necessária, como reunião de equipe e treinamento, e deve ficar. Parte é vazamento, como retrabalho e pedido atendido de graça, e deve cair. A tabela separa as categorias que mais aparecem em agência e consultoria.

Duas regras ajudam a classificar sem discussão. Se a hora existiria mesmo sem aquele cliente, não é faturável. Se existiu por erro da própria equipe, entra em Retrabalho, mesmo que a tarefa seja do cliente.

Como medir as horas não faturáveis em 4 semanas?

Meça quatro semanas seguidas, com as mesmas categorias, lançando cada hora no dia em que acontece. Menos que isso pega só um pico ou um vale; mais que isso atrasa a decisão. O objetivo não é achar culpado, e sim saber para onde o tempo da empresa está indo.

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   Antes de começar, fixe as categorias

   Use as seis da tabela e não crie uma sétima no meio do caminho. Diga ao time que a medição serve para tirar atrito, não para avaliar pessoas.

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   Semana 1: cronômetro na tarefa

   Cada lançamento precisa de cliente (ou “interno”) e de categoria. A nota do lançamento resolve os casos de dúvida.

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   Semanas 2 e 3: revisão de sexta, 10 minutos

   Cada pessoa confere os lançamentos da semana e corrige a categoria errada. A gestão olha o total, não pessoa por pessoa.

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   Semana 4: feche e some

   Some as horas por categoria e calcule a proporção faturável de cada função.

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   No dia seguinte, escolha uma categoria

   Ataque a que mais pesa e é evitável. Atacar as seis ao mesmo tempo não funciona.

REVISÃO DE SEXTA · HORAS (10 min)
Pessoa: ____________ Semana: __/__ a __/__

[ ] Todos os lançamentos têm cliente ou “interno”
[ ] Todos têm categoria (faturável, reunião interna, retrabalho, suporte fora do escopo, espera pelo cliente, ferramenta e acesso, administração e treino)
[ ] Cronômetro esquecido corrigido
[ ] Horas de retrabalho com o motivo na nota (ex.: briefing incompleto)
[ ] Pedido atendido fora do escopo anotado para virar pedido com preço

Total faturável: ____ h | Total não faturável: ____ h
Maior categoria não faturável da semana: ____________
O que tiraria tempo perdido na semana que vem: ____________

Para as quatro semanas, vale a ferramenta que o time já usa, desde que todo lançamento tenha categoria. A comparação de opções está no comparativo de softwares de controle de horas.

Como calcular a proporção faturável?

Divida as horas faturáveis pelas horas lançadas no mesmo período. O resultado diz quanto do tempo registrado foi trabalho que o cliente paga. Ele difere da taxa de utilização, que divide pelas horas disponíveis e responde se falta ou sobra gente.

Retrabalho e suporte fora do escopo somam 76 horas, ou R$ 4.560 no período. São as duas categorias que o estúdio controla sozinho, e por isso as primeiras a atacar. A reunião interna é a maior, mas parte dela mantém a equipe alinhada e deve ficar.

Qual meta de proporção faturável definir para cada função?

Não existe um número certo para todas as empresas. A meta depende da função, porque quem produz passa mais tempo em tarefa de cliente do que quem coordena. Parta da sua própria medição, suba devagar e nunca acima do teto que deixa tempo para reunião, treino e imprevisto.

Uma regra prática: a meta do trimestre é a proporção medida mais 0,05, e só sobe de novo se a equipe sustentar sem estourar a carga. O teto de cada função sai do planejamento de capacidade da equipe.

Como reduzir cada tipo de hora não faturável?

Cada categoria pede um remédio diferente, e o remédio errado piora o problema: cortar reunião interna não resolve retrabalho. Veja a ação que costuma dar resultado em cada uma, começando pelas que a empresa controla sozinha.

• Retrabalho: briefing por escrito antes de começar e checklist de qualidade antes de entregar. Anote o motivo de cada refação; em um mês, dois motivos explicam a maior parte.
• Suporte fora do escopo: o ajuste pequeno atendido de graça é o que mais cresce. Registre como pedido, com prazo e valor, mesmo quando decidir não cobrar. O scope creep trata disso.
• Espera pelo cliente: escreva no escopo o prazo de aprovação e o que acontece quando ele passa. Hora parada esperando material é hora que o cliente também deveria enxergar.
• Reunião interna: pauta com a decisão esperada, hora de acabar e ata curta. Uma reunião diária de 15 minutos com 8 pessoas consome 44 horas por mês.
• Ferramenta e acesso: reúna acessos e arquivos de cada cliente em um lugar só, antes do kickoff. Trocar de sistema a cada trimestre custa semanas de hora perdida.
• Administração e treino: modelos prontos para relatório e e-mail repetido; estudo em hora fixa da semana, e não espalhado pelo dia.

Como medir as horas não faturáveis no Mentrun?

No Mentrun, cada lançamento de horas tem o botão Faturável ou Não faturável, e a gestão vê o total dos dois lados em Faturamento das horas. Para ter categorias, crie projetos como Interno, Retrabalho e Suporte fora do escopo e marque cada um como não faturável nas Regras de horas.

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   Crie os projetos de categoria

   Em Projetos, um projeto para cada categoria interna, sem cliente.

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   Marque como não faturável

   Em Minhas horas, abra Regras de horas, aba Valor-hora, e na lista Por projeto escolha Não faturável nesses projetos. As horas novas já entram classificadas.

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   Lance pelo cronômetro

   O ▶ da tarefa grava o tempo no projeto dela. Para retrabalho dentro de um projeto de cliente, toque em Faturável no lançamento, em Minhas horas, para virar Não faturável e escreva o motivo na nota.

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   Veja o resultado

   Em Faturamento das horas, o gráfico Faturável × não faturável mostra o período, e a visão Por pessoa traz as horas e as horas faturáveis de cada uma (só a gestão vê).

O passo a passo completo de lançamento e aprovação está em controle de horas e margem, e o hábito de lançar sem burocracia, em controle de horas por cliente.

Quais erros atrapalham a redução de horas não faturáveis?

Os erros mais comuns são de método, e não de esforço: medir pouco, cobrar o número da pessoa e atacar tudo ao mesmo tempo.

• Medir uma semana só. Uma semana de campanha grande mostra um mês que não existe. Mantenha as quatro.
• Usar o número para cobrar pessoas. Hora declarada vira hora maquiada em duas semanas. Diga ao time que o alvo é o processo.
• Categoria demais. Com mais de sete categorias o lançamento sai errado. Fique com seis.
• Zerar a reunião interna. Time sem alinhamento gera retrabalho. Corte a reunião sem decisão, e não a que decide.
• Meta igual para todos. Pedir à coordenadora o que se pede ao designer queima os dois.