Rentabilidade de projetos: calcule a margem durante a execução, não só no fim

Há projeto que termina com elogio do cliente e prejuízo na planilha. A diferença entre os dois só aparece quando alguém faz a conta, e na maioria das empresas de serviço a conta é feita depois da entrega, quando já não dá para mudar nada.

Este texto mostra como calcular a margem de um projeto, como acompanhá-la durante a execução e como transformar o número em decisão numa revisão de 20 minutos a cada quinzena.

O que é rentabilidade de projetos e por que medir durante a execução?

Rentabilidade de projetos é o que sobra da receita depois de pagar as horas do time e os custos de terceiros. Medida só no fim, é autópsia: diz o que deu errado quando nada mais se corrige. Medida a cada 15 dias, é controle: ainda dá tempo de rever escopo, prazo ou preço.

Como calcular a margem de um projeto?

Some o custo das horas lançadas (cada hora vezes o custo-hora de quem a trabalhou) e os custos de terceiros, e subtraia da receita do projeto. A diferença é a margem em reais; dividida pela receita, é a margem em proporção. Calcule antes de começar, como margem planejada, e repita durante a execução.

O custo-hora médio serve para a primeira conta. Na execução, use o custo-hora de cada pessoa: o projeto que consome horas de sênior rende menos que o mesmo número de horas de pleno. A conta está explicada em custo-hora do funcionário.

Como saber a margem antes de o projeto acabar?

Projete o total de horas: as já lançadas mais a estimativa das tarefas que faltam. Aplique o custo-hora ao total e refaça a margem. Esse número é a margem projetada, e a diferença para a planejada mostra se o projeto está saindo do trilho enquanto ainda há horas para corrigir.

Cinquenta horas a mais, detectadas na sexta semana, ainda permitem agir: conversar sobre o escopo, cortar um item ou cobrar a mudança que gerou o excesso. Descobertas na entrega, viram prejuízo.

Qual semáforo de margem usar na revisão quinzenal?

Compare a margem projetada com duas linhas: a margem planejada e o piso, que é a menor margem que a empresa aceita num projeto. Verde está perto do planejado, amarelo está abaixo do planejado e acima do piso, vermelho está abaixo do piso. Cada cor tem uma ação definida de antemão.

A tolerância de 0,03 e o piso são escolha da empresa; o importante é escrever os dois antes de o projeto começar.

Se o piso da Agência Tramas é 0,15 de margem, o site da Escola Girassol, com 0,08 projetado, cai no vermelho na sexta semana. Para mudar valor ou prazo, use o aditivo contratual; para entender de onde vieram as horas a mais, o scope creep.

REVISÃO QUINZENAL · RENTABILIDADE DE PROJETOS (20 min)
Projeto: ____________ Cliente: ____________ Responsável: ____________ Data: __/__/____

NÚMEROS
Receita do projeto: R$ ________
Horas lançadas até hoje: ____ h | Horas que faltam (tarefas abertas): ____ h
Custo das horas (por pessoa): R$ ________ | Terceiros contratados: R$ ________
Margem planejada: R$ ________ (0,__) | Margem projetada: R$ ________ (0,__)
Piso de margem da empresa: 0,__

SEMÁFORO: [ ] verde [ ] amarelo [ ] vermelho

PERGUNTAS
[ ] Alguma tarefa passou da estimativa? Qual e por quê?
[ ] Houve pedido atendido fora do escopo sem preço?
[ ] A estimativa das tarefas abertas foi revista nesta semana?
[ ] Terceiros novos ou reajustados?
[ ] O prazo final se mantém?

DECISÃO
[ ] Seguir como está
[ ] Rever o escopo com o cliente até __/__
[ ] Cobrar a mudança (aditivo) até __/__
[ ] Realocar pessoas: ____________
Responsável pela decisão: ____________ | Próxima revisão: __/__/____

Projeto ou cliente: qual rentabilidade olhar?

As duas, para perguntas diferentes. A margem do projeto diz se aquele escopo foi bem estimado e bem conduzido. A margem do cliente soma todos os projetos e o fee mensal, e diz se a relação compensa. Um projeto pode dar lucro dentro de um cliente que, no conjunto, dá prejuízo.

• Projeto: decide como estimar o próximo escopo e se vale um aditivo agora.
• Cliente: decide renovação, reajuste e carga de atendimento. O cálculo está em margem por cliente, e a conta rápida, na calculadora de margem por cliente.
• Preço do próximo projeto: parta do custo real do último e aplique a margem desejada ou o markup; os dois não são o mesmo número. Para precificar do zero, veja como precificar serviços de agência.

Como acompanhar a rentabilidade de projetos no Mentrun?

No Mentrun, as horas de cada projeto nascem nas tarefas e chegam ao Faturamento das horas com o custo de cada pessoa. A gestão olha o projeto por dois lados: o acompanhamento de horas dentro do projeto e a margem estimada por projeto, lado a lado.

1. 1

   Estime as tarefas

   Cada tarefa recebe a estimativa de horas. A tarefa mostra quanto foi gasto e quanto estava estimado, e sinaliza quando passou da estimativa.

2. 2

   Lance as horas pelo cronômetro

   O tempo vai para a tarefa e para o projeto. A pessoa envia a semana e a gestão aprova.

3. 3

   Defina o custo-hora de cada pessoa

   Em Regras de horas, a gestão define o custo-hora de cada pessoa e, se quiser, o valor-hora do projeto. Custo-hora é dado da gestão: só ela vê esses valores.

4. 4

   Abra a aba Horas do projeto

   Realizado, Estimado e Realizado × estimado mostram o ritmo, e as horas por pessoa mostram quem concentra o tempo. Baixar planilha leva os dados para a revisão.

5. 5

   Abra Faturamento das horas, Por projeto

   Cada projeto aparece no período com horas, horas faturáveis, valor-hora, valor, custo e margem. O Custo é horas × custo-hora de cada pessoa, o mesmo número da fórmula desta página. O Valor é horas faturáveis × valor-hora, e a margem da tela compara esses dois. Na revisão quinzenal, leve o Custo para o checklist, ao lado da receita do contrato e dos terceiros.

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   Acompanhe o prazo

   Prazos e previsão mostra a data provável de entrega de cada projeto pelo ritmo do trabalho, para cruzar com a margem.

O panorama de lançamento, aprovação e margem está em controle de horas e margem.

Quais erros distorcem a rentabilidade do projeto?

Os erros mais comuns inflam a margem sem ninguém perceber: horas esquecidas, custo-hora médio, terceiros fora da conta e estimativa que nunca é refeita. O resultado é um projeto que parece saudável até o dia do fechamento.

• Horas esquecidas. Reunião, mensagem e revisão rápida somem do lançamento. Lance no dia, pelo cronômetro.
• Custo-hora médio para todos. Esconde o projeto que consome horas caras. Use o custo de cada pessoa.
• Terceiros fora da conta. Banco de imagens, hospedagem e freelancer entram no custo do projeto, mesmo que a fatura chegue depois.
• Estimativa que nunca é refeita. Na revisão, reestime as tarefas abertas; a margem projetada só vale com a estimativa atual.
• Medir só no fim. Quinze dias de atraso na revisão custam uma quinzena de horas a mais.
• Misturar projeto e fee mensal. Registre cada trabalho no seu projeto, ou a margem de um esconde o prejuízo do outro.