Sistema financeiro para empresa de serviços: o que precisa ter e como funciona no Mentrun

Empresa de serviços tem um financeiro com cara própria: receita que se repete todo mês, parcela de projeto que depende de entrega aprovada e um custo que quase todo vira hora de gente. Um sistema financeiro que só soma entradas e saídas responde quanto sobrou, mas não diz qual cliente pagou o mês. Este texto mostra o que pedir de um sistema e como o Mentrun faz cada parte.

O que um sistema financeiro para empresa de serviços precisa ter?

Precisa de cinco coisas: contas a receber e a pagar por vencimento, contas que se repetem sozinhas, ligação entre a venda fechada e o recebível, separação por categoria e centro de custo e a margem por cliente com base nas horas. Sem a última, o dono sabe o saldo mas não sabe de onde ele veio.

CHECKLIST DO SISTEMA FINANCEIRO (EMPRESA DE SERVIÇOS)
Sistema avaliado: ______________________

CONTAS
[ ] A receber e a pagar organizados por vencimento
[ ] Conta que se repete todo mês sem lançar à mão
[ ] Pagamento parcial e desfazer pagamento
[ ] Comprovante ou nota anexado ao lançamento
[ ] Categoria e centro de custo em cada lançamento

VENDAS E CONTRATOS
[ ] Venda fechada vira parcelas a receber
[ ] Aviso antes do fim do contrato, a tempo de renovar

MARGEM
[ ] Horas do time por cliente e por projeto
[ ] Valor-hora e custo-hora de cada pessoa
[ ] Margem estimada por cliente, projeto e pessoa

GESTÃO
[ ] Saldo previsto do mês e de qualquer período
[ ] Lista que baixa em planilha para o contador
[ ] Acesso ao financeiro só para quem deve ver

PREÇO
[ ] Cobrança por empresa ou por pessoa?
[ ] Financeiro incluído no plano ou vendido à parte?

Como funciona o Financeiro do Mentrun?

O Financeiro tem três abas: Resumo, A receber e A pagar, sempre por vencimento. Cada lançamento leva descrição, valor, vencimento, categoria, centro de custo e cliente ou fornecedor, com o comprovante ou a nota anexados. O detalhe de cada tela está na página do Financeiro do Mentrun.

1. 1

   Lance a conta

   Em Novo lançamento, escolha A receber ou A pagar, preencha valor, vencimento, categoria e centro de custo e anexe o comprovante se quiser.

2. 2

   Traga a venda fechada

   Em Gerar das vendas, escolha a venda ganha, o número de parcelas e o primeiro vencimento. As parcelas entram em A receber com o cliente preenchido.

3. 3

   Registre o que entrou e saiu

   No menu ⋮, use Marcar como recebido ou Marcar como pago, com valor parcial se for o caso. Mandou a cobrança? Marque como Emitido.

4. 4

   Leia o Resumo

   Recebido, pago, vencidos a receber e saldo previsto do mês ou de um período personalizado, com A receber e A pagar por categoria e por centro de custo.

Como o sistema lida com contrato mensal e fee recorrente?

Marque Repete todo mês no lançamento: uma cópia aparece em cada mês seguinte, no mesmo dia. Serve para o fee do cliente e para as contas fixas da empresa. Para mudar o valor das próximas parcelas, edite a conta original.

O contrato desse cliente pode sair do modelo pronto de serviço mensal em Contratos. No cartão Vigência ficam início, fim, renovação e aviso prévio, e o responsável recebe avisos antes do fim, por padrão 60, 30 e 7 dias antes. A renovação entra no caixa antes de virar surpresa. Mais sobre isso em gestão de contratos de serviço.

Como ver a margem por cliente e por projeto?

A margem vem das horas. O time lança o tempo no cronômetro da tarefa ou em Minhas horas, e a gestão define o valor-hora e o custo-hora de cada pessoa. Em Faturamento das horas, o Mentrun mostra horas faturáveis, valor, custo estimado e margem estimada, agrupados por cliente, por projeto ou por pessoa.

Com o mesmo número para todos os clientes, fica fácil ver quem sustenta a empresa e quem precisa de reajuste ou de escopo revisto. O passo a passo da conta completa está em como calcular margem por cliente.

Qual a diferença para o financeiro de um ERP?

O financeiro de um ERP é feito para fechar o mês com o fiscal e a contabilidade. O de uma empresa de serviços precisa olhar para a frente: o que vence nesta semana, qual contrato renova e qual cliente dá margem. Os dois podem andar juntos, como mostra o texto sobre ERP para empresa de serviços.

Quem da equipe vê o financeiro?

O Financeiro fica com o Dono e com os cargos que têm o módulo, como Financeiro e Administrador. Valor-hora, custo e margem só aparecem para quem tem essa permissão no cargo; o resto do time vê só as próprias horas. O cliente, no portal, nunca vê horas nem valores.

Quanto custa o Mentrun com o Financeiro?

O Mentrun custa R$ 220 por mês por empresa, com usuários ilimitados e todos os recursos: o Financeiro, o Controle de horas e o Faturamento das horas vêm no mesmo plano, junto com reuniões, projetos e documentos. No semestral e no anual, sai por R$ 183,33 por mês, e o teste é de 7 dias, sem cartão.