Automação de processos administrativos: 7 fluxos de bastidor para empresa de serviço

Numa empresa de serviço pequena, o administrativo costuma ser a soma de lembretes na cabeça de duas pessoas: quem cobra, quem confere o contrato, quem abre o projeto, quem fecha as horas. Funciona até uma delas sair de férias. Este texto mostra como transformar essas rotinas em fluxos que seguem sozinhos.

O método geral de automação, com desenho do fluxo e escolha de ferramenta, está no guia de automação de processos. Para IA dentro do fluxo, veja automação com IA para empresas. Para tarefas repetitivas do dia a dia, veja como automatizar tarefas repetitivas. Aqui o foco é o administrativo, área por área.

O que são processos administrativos numa empresa de serviço?

São as rotinas que não aparecem para o cliente, mas sustentam a entrega: receber, cobrar, contratar, abrir o projeto, controlar o que foi vendido e o que foi gasto. Em empresa de serviço, cinco áreas concentram quase todo o trabalho de bastidor.

• Cobrança e Financeiro: conta a receber que vence, conta paga, conta a pagar atrasada.
• Proposta, contrato e abertura do projeto: do aceite à assinatura e ao primeiro dia de trabalho.
• Entrada do cliente: cadastro, primeiro contato e a abertura do onboarding.
• Horas e escopo: quanto do previsto o projeto já consumiu.
• Pessoas: a admissão de quem acabou de ser contratado e o aviso ao cargo que cuida dela.

Quais processos administrativos automatizar primeiro?

Comece pelos que doem quando alguém esquece: cobrança, largada do projeto depois do contrato e horas do projeto. A tabela mostra sete fluxos com os gatilhos que existem hoje nas Automações do Mentrun. Os que têm modelo pronto estão em Automações › Modelos, e alguns vêm nos modelos do ramo da empresa.

Como automatizar a cobrança sem constranger o cliente?

Automatize a tarefa e o aviso, e deixe a conversa com o cliente para uma pessoa. O fluxo espera um dia, confere no Financeiro se a conta já foi paga e só então cria a tarefa de cobrança para o cargo responsável. Assim ninguém cobra quem pagou ontem à noite.

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   Gatilho: Conta venceu sem pagamento

   Dispara no dia seguinte ao vencimento, uma vez por vencimento, para conta a receber ou a pagar do Financeiro da empresa.

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   Esperar 1 dia

   Dá tempo de o pagamento ser lançado antes de qualquer cobrança.

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   Ação: Ver a conta do Financeiro

   A busca confere se a conta continua em aberto. Ela só lê e roda de verdade também no Testar agora.

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   Continuar só se a conta não foi paga

   Se foi paga, o caminho termina sem erro. Se não, segue.

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   Ação: Criar tarefa

   Em Para quem, escolha Um cargo e depois Financeiro. Por padrão, a tarefa vai para quem do cargo tem menos tarefas abertas.

O caminho contrário também existe: quando a conta é paga por inteiro, o gatilho Conta paga pode avisar o time e voltar o projeto à etapa em que estava, se ele tinha sido parado por falta de pagamento. O passo a passo completo está em cobrança automática de clientes.

Como ligar proposta, contrato e projeto sem copiar dados?

O aceite da proposta já pode gerar o contrato e o projeto: nas Regras das propostas, ligue a geração do contrato, do projeto ou dos dois no aceite. E, quando todos assinam o contrato, o projeto começa sozinho. A automação cuida do que vem em volta: avisar quem confere os dados e lembrar o que precisa acontecer na largada.

• Proposta aceita: gatilho para criar a tarefa de conferir valores e escopo, para o cargo que revisa contratos.
• Contrato assinado: o projeto já nasceu; a automação avisa a gestão e cria para o responsável a tarefa de marcar a reunião de início.
• Contrato perto de vencer: cria a tarefa de preparar a renovação com antecedência, em vez de descobrir no dia.
• Horas extras: quando o projeto passa do previsto, o passo Definir valores faz a conta de horas extras × valor da hora, e o resultado pode virar a conta a receber. O assunto tem página própria: como cobrar horas extras de projeto.

Como montar esses fluxos sem desenhar tudo do zero?

Descreva o fluxo em português no Montar com IA e leia a prévia antes de aplicar. Ela mostra o que a IA montou, o que supôs e, quando um nome de modelo de projeto, etapa ou cargo não existe na sua empresa, o aviso em Antes de ligar, confira. A IA não publica nem roda nada.

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   Escreva a receita numa frase

   “Quando o contrato for assinado, avise os gestores e crie para o responsável do contrato a tarefa de marcar a reunião de início em 2 dias.”

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   Confira a prévia

   Veja os passos, o que ela supôs e o que falta completar. Ajuste pedindo a mudança em português.

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   Aplique, complete e teste

   Aplicar no desenho troca o fluxo pelo da prévia, e Ctrl+Z desfaz. Complete o que estiver em vermelho e use Testar agora.

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   Publique e defina o responsável

   A automação age em nome do responsável, com o que o cargo dele permite, e é ele quem recebe o aviso quando algo falha.

MAPA DE PROCESSOS ADMINISTRATIVOS

Uma linha por rotina. Preencha da esquerda para a direita.

Processo | Quem faz hoje | Gatilho (Quando) | Condição (Se) | Ação | Quem recebe | Exceção | Quem confere as execuções
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Cobrança de conta vencida | [pessoa] | Conta venceu sem pagamento | É conta a receber | Criar tarefa de cobrança para hoje | Cargo Financeiro | Conta a pagar avisa a gestão | [pessoa]
Início do projeto | [pessoa] | Contrato assinado | Nenhuma | Avisar a gestão e criar a tarefa da reunião de início | Responsável do contrato | Contrato sem projeto: Iniciar projeto agora, na página do contrato | [pessoa]
Cliente novo | [pessoa] | Cliente cadastrado | Veio do cadastro | Tarefa de primeiro contato em 1 dia | Responsável pelo cliente | Importação de planilha não abre tarefa | [pessoa]
Horas vendidas | [pessoa] | Horas do projeto: 80 por cento ou estouro | Qual marco | Avisar; no estouro, tarefa de rever o escopo | Responsável do projeto | Projeto sem estimativa de horas | [pessoa]
[seu processo] | [pessoa] | [gatilho] | [condição] | [ação] | [pessoa ou cargo] | [exceção] | [pessoa]

PARA CADA LINHA, RESPONDA
1. Qual o prejuízo se alguém esquecer? [nenhum | atraso interno | problema com cliente]
2. Quantas vezes por mês acontece? __   Quantos minutos por vez? __
3. A mensagem para o cliente continua com uma pessoa? [sim]
4. Quem é o responsável pela automação (Dono ou Gestor)? __

ORDEM PARA AUTOMATIZAR
Primeiro as linhas com prejuízo "problema com cliente"; depois as de maior volume; por último as de atraso interno.

Quem monta e quem confere as automações administrativas?

Montam Dono, Gestor e cargos com a permissão de editar e publicar automações. Vendedor, Operação e Financeiro, por padrão, não veem o espaço, mas recebem as tarefas e os avisos que as automações criam. A conferência fica com o responsável de cada fluxo, na aba Execuções.

Combine uma rotina curta: alguns minutos por semana em Execuções, olhando o que falhou e o que foi pausado. Se a pessoa responsável sair da empresa ou mudar de cargo, as ações da automação param, e Automações › Configurações lista as que ficaram sem responsável ou sem acesso.