Padrão de nomenclatura de arquivos: data, cliente, tipo e versão

Na pasta da Agência Pomar (fictícia) havia quatro arquivos: relatorio-final.pdf, relatorio-final2.pdf, relatorio-final-agora-vai.pdf e relatorio-final-revisado-joao.pdf. Qual foi enviado à Casa Verde? Ninguém sabia sem abrir os quatro. Um padrão de nomes custa uma reunião de vinte minutos e vale para todo arquivo novo, inclusive os da documentação de projeto.

Qual é o padrão de nome de arquivo que funciona?

Quatro campos em ordem fixa: data, cliente, tipo e versão, separados por sublinhado. Dentro de cada campo, palavras separadas por hífen. A regra abaixo traz o padrão, a lista de tipos e dez exemplos prontos para colar na wiki da empresa.

REGRA DE NOMES DE ARQUIVO
Modelo: AAAA-MM-DD_cliente_tipo_vNN.extensão

CAMPOS
1. Data (AAAA-MM-DD): a data do fato (reunião, entrega, assinatura), não a de hoje.
2. Cliente: nome curto combinado, minúsculo, sem espaço (ex.: casaverde).
3. Tipo: um código da lista abaixo, seguido do assunto em 1 a 3 palavras com hífen.
4. Versão: v01, v02, v03... Arquivo final: troque a versão por aprovado.

REGRAS
- Separador de campos: _ (sublinhado). Separador de palavras: - (hífen).
- Tudo minúsculo, sem acento, sem cedilha, sem espaço, sem & # ( ) , .
- Até 60 caracteres.
- Nunca: final, final2, novo, atual, agora-vai, copia, (1), nome de quem revisou.
- Um único arquivo aprovado por assunto. As versões anteriores vão para a subpasta arquivo.

TIPOS
ata, brief, escopo, contrato, relatorio, cronograma, aceite, arte, planilha, apresentacao

10 EXEMPLOS
1. 2026-10-14_casaverde_ata-kickoff_v01.docx
2. 2026-10-16_casaverde_brief-campanha_v02.pdf
3. 2026-10-20_casaverde_escopo-fase1_aprovado.pdf
4. 2026-10-02_trigoemel_contrato-servicos_aprovado.pdf
5. 2026-10-05_trigoemel_relatorio-setembro_v01.pdf
6. 2026-10-05_pomar_cronograma-site_v04.xlsx
7. 2026-10-08_casaverde_arte-post-outubro_v02.png
8. 2026-09-30_aurora_apresentacao-resultados_v03.pptx
9. 2026-10-12_aurora_aceite-fase1_aprovado.pdf
10. 2026-09-15_pomar_planilha-custos-hora_v01.xlsx

Por que essa ordem: data, cliente, tipo e versão?

Cada campo tem um motivo, e trocar a ordem costuma desfazer o ganho. A data vem primeiro porque a ordem alfabética passa a ser a ordem do tempo, e a versão vem por último porque duas versões do mesmo arquivo precisam ficar lado a lado.

• Data primeiro. No formato AAAA-MM-DD, a lista se ordena sozinha. Com dia, mês e ano, 15-01-2027 aparece antes de 20-02-2026.
• Cliente em seguida. Mesmo dentro da pasta do cliente, o arquivo viaja: vai por e-mail, é baixado, cai na área de trabalho. O nome precisa dizer de quem é.
• Tipo depois. A pessoa lê “ata” ou “contrato” antes de abrir e já sabe se é o arquivo certo.
• Versão no fim. v01 e v02 ficam juntas na lista, e o aprovado fecha a sequência.

Quais códigos de tipo usar nos nomes de arquivo?

Uma lista curta, fechada e escrita por extenso, para que qualquer pessoa entenda sem consultar tabela. Dez tipos cobrem a maior parte de uma agência ou consultoria. O que não couber em nenhum deles é sinal de que falta um tipo, não de que o padrão falhou.

Como ficam seis nomes de arquivo reais antes e depois do padrão?

A conversão é quase mecânica: ache a data do fato, o cliente, o tipo e a versão, e jogue fora o resto. Os seis casos abaixo cobrem os vícios mais comuns de nome de arquivo.

Como acabar com o final2, o novo e o agora-vai?

O final2 aparece quando o nome tenta dizer duas coisas ao mesmo tempo: qual versão é e se está aprovada. Separe as duas: versão é número (v01, v02) e aprovação é uma palavra no lugar do número, usada uma única vez. Só existe um arquivo aprovado por assunto.

• A versão sobe quando o arquivo sai das suas mãos: enviado ao cliente, ao time ou a um revisor. Ajustes entre uma saída e outra ficam no mesmo número.
• Aprovado substitui o número. Quando o cliente aprova a v03, salve como aprovado e leve v01 a v03 para uma subpasta chamada arquivo.
• Quem revisou vai no histórico ou na ata, nunca no nome do arquivo.
• Se a ferramenta guarda o histórico sozinha, edite o mesmo arquivo: o nome não muda e a versão fica na própria ferramenta.

Como adotar o padrão sem parar o time?

Comece pelo arquivo novo e renomeie só o que está vivo. Renomear tudo de uma vez quebra links já enviados e consome uma semana de quem conhece os clientes. O plano abaixo cabe em um mês e deixa o histórico intacto.

1. 1

   Decida em vinte minutos

   Escolha o nome curto de cada cliente, a lista de tipos e as regras. O que não couber numa página vira exceção a evitar.

2. 2

   Vale a partir de hoje

   Todo arquivo novo já nasce com o padrão. O antigo fica como está.

3. 3

   Renomeie só o que está vivo

   Os projetos ativos dos últimos 90 dias, numa sexta à tarde, por quem conhece o cliente.

4. 4

   Mova o resto para uma pasta de arquivo

   Sem renomear. O histórico que ninguém abre há um ano não precisa de nome novo.

5. 5

   Confira em 30 dias

   Abra a pasta de um cliente, conte os arquivos fora do padrão e ajuste a regra que o time não consegue seguir.

Como usar o padrão de nomes no Mentrun?

No Mentrun, o nome do arquivo enviado vira o título que aparece em Documentos e na busca, então o padrão trabalha a seu favor desde o primeiro envio. O resto da organização fica por conta das pastas e dos vínculos de documentos e conhecimento.

1. 1

   Envie o arquivo já com o nome padrão

   Em Documentos, Enviar arquivo guarda o arquivo e usa o nome, sem a extensão, como título. A busca procura palavras do título e do texto.

2. 2

   Use a pasta do cliente

   As pastas de cliente e de projeto aparecem sozinhas em Documentos. O arquivo vai para a pasta certa, e o nome continua carregando o cliente.

3. 3

   Deixe as versões por conta do sistema nos documentos escritos

   Num documento escrito no Mentrun, cada mudança de título ou texto guarda a versão anterior em Versões, onde dá para ver e restaurar. O nome não precisa de v02.

4. 4

   Marque a situação em vez de escrever no nome

   Em Situação e revisão, escolha Rascunho, Aprovado ou Arquivado.

5. 5

   Peça ajuda para padronizar

   No Assistente, em Minha empresa, peça “padroniza os nomes das pastas de clientes”. Ele mostra a prévia num cartão e só muda quando você toca em Aplicar, com Desfazer.

Quais erros quebram o padrão de nomes?

O padrão quase nunca falha pela regra; falha por exceção. Basta dois ou três arquivos fora do padrão para o time voltar a perguntar “qual é o certo?”. Os cinco erros abaixo são os que mais aparecem.

• Data de hoje no lugar da data do fato. O nome passa a dizer quando o arquivo foi salvo, e não do que ele trata.
• Cliente escrito de três jeitos. Casa Verde, casaverde e CV. Combine um nome curto por cliente e publique a lista.
• Tipo inventado na hora. Se o tipo não existe na lista, peça ao dono da regra para incluí-lo.
• Nome comprido. Passou de 60 caracteres, o assunto está explicando o que o tipo já diz.
• Padrão que ninguém lembra. Cole a regra no topo da pasta principal e no onboarding de quem chega.

O nome basta para organizar os arquivos da empresa?

O nome resolve a busca, mas não resolve acesso, revisão nem leitura obrigatória. Quando o volume cresce, vale mover o que é documento para um sistema com versões e permissões.

O comparativo de softwares de gestão de documentos ajuda a escolher, e o guia de controle de documentos traz as regras. A estrutura de pastas está em organização de arquivos da empresa.