O que é WIP?
É tudo o que foi iniciado e não concluído: o relatório aberto, a proposta esperando revisão, a tarefa parada à espera do cliente. No quadro de tarefas, o WIP é a soma dos cartões nas colunas do meio, entre “a fazer” e “concluído”.
Por que o excesso de WIP atrasa as entregas?
Porque cada troca de assunto custa atenção e cada item parado espera na fila. Com muita coisa aberta, ninguém termina nada rápido: tudo anda um pouco e nada chega ao cliente. Terminar antes de começar é a regra que o limite de WIP impõe.
Como o WIP se relaciona com o prazo de entrega?
Pela Lei de Little: num fluxo estável, o tempo médio que uma tarefa leva do início ao fim é o WIP médio dividido pela vazão, o número de tarefas concluídas por semana. Mantido o ritmo, reduzir o WIP encurta o prazo. É a base do método Kanban.
Tempo de ciclo = WIP ÷ vazão (tarefas concluídas por semana)
A Assessoria Prisma (fictícia) tem 24 tarefas em andamento e conclui 6 por semana: 24 ÷ 6 = 4 semanas do início ao fim. Ao limitar o WIP a 12 tarefas e manter as mesmas 6 conclusões por semana, o tempo de ciclo cai para 12 ÷ 6 = 2 semanas.
Como definir um limite de WIP?
Comece com um número próximo de uma tarefa por pessoa, some um pequeno ajuste para o que fica esperando terceiros e teste por duas ou três semanas. Se o quadro trava, suba um item; se o prazo não melhora, desça.
| Equipe | Tarefas em andamento por pessoa | Limite sugerido para começar |
|---|---|---|
| 3 pessoas | 1 a 2 | 3 a 6 no total |
| 5 pessoas | 1 a 2 | 5 a 10 no total |
| 8 pessoas | 1 a 2 | 8 a 16 no total |
Quais são os erros mais comuns com WIP?
O erro mais comum é limitar o número e esconder o excesso fora do quadro, em e-mails ou planilhas paralelas. O limite só funciona se todo o trabalho aparecer numa lista única.
- Contar só o que está “fazendo”: tarefa esperando o cliente ou um parceiro também é WIP. Veja como gerenciar subcontratados.
- Limite sem regra de saída: quando bate o teto, a equipe ajuda a terminar o que está aberto antes de puxar algo novo.
- Tarefas gigantes: divida em partes que terminem em poucos dias.
- Limite igual para todas as colunas: a coluna de revisão costuma pedir um teto menor.
Como acompanhar o WIP no Mentrun?
No Mentrun, sistema de gestão com IA para empresas de serviço, o Quadro de Tarefas mostra todas as tarefas em colunas definidas pela empresa. Ao tocar em ▶, a tarefa passa para em andamento, então dá para ver de relance quantas estão abertas e com quem.
O teto de cada coluna é combinado com a equipe, e a aba Equipe mostra as tarefas de todo o time com filtros por responsável. A Capacidade compara a carga com as horas de cada pessoa. Leia sobre Kanban com automação, o backlog que alimenta o quadro e o guia de gestão de projetos em agência.
Perguntas frequentes
O que significa WIP em gestão de projetos?
Significa work in progress, ou trabalho em andamento: as tarefas já iniciadas e ainda não concluídas. Nos quadros Kanban, é o que está nas colunas intermediárias.
O que é limite de WIP no Kanban?
É o número máximo de tarefas permitido em andamento ao mesmo tempo, em uma coluna ou no quadro todo. Ao atingir o teto, a equipe termina algo antes de começar outra tarefa.
Qual o limite de WIP ideal?
Não há número universal. Um ponto de partida é uma a duas tarefas por pessoa. Teste por duas ou três semanas e ajuste conforme o prazo de entrega e o fluxo do quadro.
Limitar WIP deixa a equipe ociosa?
Não, se a regra for ajudar a terminar o que está aberto antes de puxar algo novo. A pessoa sem tarefa revisa, destrava ou apoia um colega, e o prazo médio de entrega cai.
Como medir o WIP da minha equipe?
Conte as tarefas iniciadas e não concluídas, incluindo as esperando o cliente. Meça uma vez por semana e compare com a vazão: tarefas concluídas no mesmo período.
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