Mapa de conhecimento: o que liga reuniões, documentos, projetos e decisões

A reunião de renovação é amanhã. Você sabe que o escopo mudou em algum momento, que alguém decidiu trocar o relatório mensal e que existe um documento com o combinado. O problema é achar tudo isso, e na ordem certa, sem abrir vinte abas.

O Mapa de conhecimento do Mentrun fica em Documentos e mostra, numa tela, o que cerca um projeto, uma reunião ou um documento. Ele responde à pergunta que a busca comum deixa de lado: o que está ligado a isto, e o que veio antes e depois?

O que o mapa de conhecimento do Mentrun mostra?

O mapa mostra os documentos, as reuniões, os projetos e as decisões da empresa como pontos, e as ligações entre eles como linhas. Clientes também entram quando você liga o filtro Clientes. Cada pessoa vê só o que o cargo dela já pode ver, então o mapa respeita os mesmos acessos do resto do sistema.

• Ponto maior é o item com mais ligações: costuma ser o projeto central ou o documento que todo mundo usa.
• Linha tracejada dourada é uma sugestão de ligação, ainda por aceitar.
• Cor por tipo, por projeto ou por assunto. Assunto junta os itens que se ligam mais entre si.
• Período: todo o período, últimos 30 ou 90 dias ou últimos 12 meses.

De onde vêm as ligações do mapa?

As ligações do mapa vêm, em sua maioria, do que o time já faz. Ninguém precisa desenhar nada: ao ligar uma reunião a um projeto ou citar um documento no texto de outro, o mapa já ganha a linha. O que falta, você liga à mão ou aceita das sugestões.

Apagou o link do texto do documento? Ao salvar, a ligação some do mapa e dos Relacionados. O mapa acompanha o conteúdo, sem precisar de faxina separada. Para entender como os documentos se organizam antes de chegar ao mapa, veja documentos e conhecimento.

Quando usar o mapa, a árvore ou a linha do tempo?

Cada vista responde a uma pergunta diferente. O mapa mostra a rede inteira e o que está solto. A árvore mostra o que pende de cada projeto. A linha do tempo conta a história, mês a mês, ou a história de um item só, do mais antigo ao mais novo.

No painel ao lado, o item escolhido mostra as Ligações agrupadas por tipo, com o motivo de cada uma, e o Antes e depois entre os itens ligados. Em Mostrar em volta, você escolhe ver só o que liga direto ou ir até 2 ou 3 passos. Ver crescer mostra o mapa nascendo na ordem em que as coisas aconteceram.

Como ligar o que ainda está solto?

Ligue o filtro Soltos: ele acende o que não tem nenhuma ligação. Para cada item aceso, abra Talvez tenha a ver e toque em Ligar no que faz sentido ou em Ignorar no que não faz. A sugestão ignorada não volta, e as sugestões comparam o conteúdo com o que a busca já leu, sem gastar IA.

Faltou uma ligação que só você conhece? Em Ligar a…, busque o item e toque nele. Para desfazer uma ligação feita à mão, toque no X ao lado dela. A lista abaixo ajuda a montar as ligações da primeira semana:

CHECKLIST DE LIGAÇÕES: PRIMEIRA SEMANA

DIA 1: PROJETOS
[ ] Cada projeto ativo tem o documento de escopo ligado (Relacionados ou [[ no texto)
[ ] Cada projeto tem a reunião de passagem ou de kickoff ligada
[ ] O briefing do cliente está ligado ao projeto

DIA 2: DECISÕES
[ ] Cada decisão importante do mês está registrada com o porquê
[ ] A decisão está ligada ao documento onde foi aplicada
[ ] Decisão que mudou outra está marcada como substituta

DIA 3: DOCUMENTOS SOLTOS
[ ] Filtro Soltos ligado: anote quantos itens acenderam: ___
[ ] Para cada solto: Talvez tenha a ver › Ligar ou Ignorar
[ ] O que estiver desatualizado ganha alguém para revisar

DIA 4: PROCESSOS
[ ] Cada SOP cita, com [[, os documentos que ele usa
[ ] Cada SOP está ligado aos projetos em que é aplicado

DIA 5: TESTE
[ ] Abra um projeto e toque em Ver no mapa
[ ] Em Linha do tempo, confira se a história do projeto faz sentido
[ ] Anote o que faltou e ligue em Ligar a…

Meta da semana: Soltos com menos itens do que no dia 3.

Como o mapa ajuda a preparar uma renovação?

A Consultoria Prumo (fictícia, 7 pessoas) atende há seis meses a Metalúrgica Faro (fictícia) num projeto de rotina de gestão. Na véspera da reunião de renovação, a consultora Júlia (fictícia) abriu o projeto, tocou em Ver no mapa e mudou para a Linha do tempo:

1. 1

   Março: reunião de kickoff

   Ligada ao projeto pela tarefa “montar o painel semanal”, criada a partir da reunião.

2. 2

   Março: documento de escopo

   Ligado ao projeto. No texto, um [[ aponta para o modelo de relatório usado na entrega.

3. 3

   Maio: decisão “relatório passa a ser quinzenal”

   Registrada com o porquê e ligada ao documento de escopo. Ela substitui a decisão de março, que pedia relatório semanal.

4. 4

   Julho: duas reuniões de acompanhamento

   Ligadas ao projeto, com os próximos passos que viraram tarefas.

5. 5

   Setembro: sugestão aceita

   Talvez tenha a ver apontou o SOP de indicadores; a Júlia tocou em Ligar.

Em cinco minutos, a Júlia tinha a história do projeto em ordem, com a decisão que mudou o escopo e o motivo dela. A conversa de renovação começou pelo que mudou e por quê, e não por “acho que combinamos outra coisa”.

Quem usa o mapa de conhecimento no dia a dia?

O mapa serve a quem precisa de contexto rápido: a gestão que revisa um cliente, quem assume um projeto no meio do caminho e quem arruma a base de documentos. Como cada pessoa vê só o que o cargo permite, dá para abrir o mapa para todo o time.

Como o mapa se liga ao resto do Mentrun?

O mapa e o Assistente de IA trabalham sobre o mesmo conteúdo. Ao achar uma informação, o Assistente traz junto o que está ligado a ela: o projeto, o cliente, as reuniões, as tarefas, os documentos, os chamados e as decisões. O mapa mostra a rede; o Assistente responde citando a fonte.

Para criar o hábito que alimenta o mapa, comece por registrar o que foi decidido com o cliente, como mostra o guia como registrar o combinado com o cliente. Para a visão de fundo, leia gestão do conhecimento e o passo a passo de como criar a wiki da empresa.

O Mentrun custa R$ 220 por mês por empresa, com usuários ilimitados, e o mapa vem com Documentos, sem configuração extra.