Sistema pronto ou personalizado: qual escolher para a sua empresa de serviço

A Consultoria Trilha (fictícia) tem doze pessoas, três planilhas e um sistema que ninguém abre. Na hora de trocar, a conversa trava na mesma pergunta: comprar um sistema pronto, mandar construir um sob medida ou procurar algo no meio? A resposta depende menos da ferramenta e mais de quanto o seu jeito de trabalhar é diferente do resto do mercado.

Quais são as três opções: pronto, sob medida e configurável por ramo?

Pronto é o sistema de prateleira, igual para todo mundo. Sob medida é construído para a sua empresa. Configurável por ramo parte de uma estrutura já montada para o seu tipo de negócio e deixa você ajustar nomes, telas e permissões sem programar.

Como comparar custo, prazo e risco de cada caminho?

Compare o custo total, o prazo até o uso diário e o risco de depender de uma pessoa ou de um fornecedor. O preço de entrada engana: o que pesa é quanto custa mudar uma regra daqui a seis meses.

• Custo. Some licença ou desenvolvimento, treinamento do time e manutenção. No sob medida, cada mudança de regra tem hora de desenvolvedor.
• Prazo. Conte até o time usar no dia a dia, e não até o sistema estar instalado. Sistema que ninguém abre no primeiro mês raramente é aberto no sexto. O guia de implantação mostra como encurtar esse caminho.
• Risco. Pergunte o que acontece se o fornecedor sumir ou se o programador sair. Pergunte também como você leva seus dados embora.

Quando o sistema pronto basta?

O pronto basta quando o seu processo é parecido com o de qualquer outra empresa do ramo, o time é pequeno e você aceita mudar um hábito ou outro para caber na ferramenta. Nesse caso, pagar por adaptação é desperdício.

• O que você faz é o que a maioria do mercado faz, com os mesmos nomes e as mesmas etapas.
• Ninguém precisa ver só o que é seu: todos podem ver tudo.
• A ferramenta resolve uma tarefa só, como agenda ou assinatura.

Quando vale pagar por um sistema sob medida?

Sob medida compensa quando a regra de negócio é o seu diferencial, quando há integração específica que nenhuma ferramenta faz ou quando o volume justifica uma equipe de desenvolvimento. É o caminho mais caro e o mais lento. Para empresa de serviço com até algumas dezenas de pessoas, costuma ser exagero.

O que é um sistema configurável por ramo e o que ele resolve?

É um sistema pronto que já vem com a estrutura do seu tipo de negócio e deixa você mudar o resto sem programar. Resolve o que mais irrita no pronto genérico: vocabulário errado, telas que ninguém usa e todo mundo vendo tudo.

• Nomes. Seu cliente fala em usina, caso ou obra, e não em projeto genérico.
• Etapas e campos. Cada projeto nasce com as fases e os dados do ramo, como o número da UC numa usina solar.
• Pastas. Os documentos de cada trabalho já têm onde ficar.
• Telas. Esconde-se o que a empresa não usa, sem apagar nada.
• Cargos. Cada pessoa vê só o que é dela.

Como decidir em cinco perguntas?

Responda as cinco perguntas do modelo abaixo marcando sim ou não. Quatro ou cinco respostas no mesmo caminho indicam a direção. Empate costuma apontar para o meio-termo, que é o que menos custa errar.

MATRIZ DE DECISÃO DO SISTEMA

Empresa: [nome]   Data: [dia/mês/ano]   Responsável pela decisão: [nome]

1. O nosso jeito de trabalhar é igual ao da maioria do ramo?
   [ ] Sim  -> pende para PRONTO
   [ ] Não, mas só nos nomes, etapas e campos  -> pende para CONFIGURÁVEL
   [ ] Não, a regra de negócio é o nosso diferencial  -> pende para SOB MEDIDA

2. Em quanto tempo o time precisa estar usando?
   [ ] Em dias  -> PRONTO ou CONFIGURÁVEL
   [ ] Podemos esperar meses  -> qualquer um

3. Quem muda uma regra quando ela mudar?
   [ ] Nós mesmos, sem programar  -> PRONTO ou CONFIGURÁVEL
   [ ] Um desenvolvedor, e aceitamos o custo  -> SOB MEDIDA

4. Cada pessoa precisa ver só o que é dela?
   [ ] Sim  -> CONFIGURÁVEL ou SOB MEDIDA
   [ ] Não  -> qualquer um

5. Se o fornecedor sumir, conseguimos levar os dados?
   [ ] Já confirmamos
   [ ] Ainda não perguntamos  -> perguntar antes de assinar

RESULTADO
Caminho com mais marcas: [pronto | configurável | sob medida]
Próximo passo: [teste de 7 dias | proposta | reunião com o fornecedor]
Data da decisão final: [dia/mês/ano]

Para a comparação mais ampla de critérios, veja como escolher um sistema de gestão. Se ainda não está claro que é hora de trocar, os sinais de que a empresa precisa de um sistema ajudam.

Como começar pela estrutura do seu ramo no Mentrun?

O Mentrun segue o meio-termo: na configuração guiada você escolhe o ramo e começa com a estrutura pronta. São nove modelos de empresa. Depois ajusta o que for diferente, sem programar e sem perder nada do que já criou.

1. 1

   Escolha o ramo

   Em Sua empresa › Como a sua empresa trabalha?, toque no card do seu ramo: Agência, Consultoria, Mentoria, Serviço recorrente, Advocacia, Contabilidade, Arquitetura e engenharia, Energia solar ou Genérico.

2. 2

   Decida como começar

   Em Como você quer começar?, escolha Usar a estrutura pronta do nicho (pastas, campos, cargos, avisos, menu e nomes de uma vez) ou Prefiro montar do zero, que traz só o processo e deixa o resto para você montar em Configurações. A tela mostra antes o que vai entrar.

3. 3

   Veja tudo cheio antes de usar

   Em Explorar com dados de exemplo, abra a empresa fictícia do seu ramo, separada da sua, com projetos, documentos e reuniões do jeito dele.

4. 4

   Personalize

   Em Empresa › Personalizar meu Mentrun, troque os nomes (Projetos por Usinas, por exemplo), esconda as abas que a empresa não usa e escolha os números que aparecem no topo dos projetos. Esconder não apaga nada.

5. 5

   Dê a cada pessoa só o que é dela

   Em Empresa › Pessoas e acessos, abra os acessos de quem executa e, em O que essa pessoa vê, ligue Só os dela em Projetos e Tarefas: a pessoa passa a ver só os projetos e as tarefas dela.

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   Voltou longe demais? Restaure

   Em Empresa › Dados da empresa › Modelo de empresa, Restaurar padrão do modelo volta menu, abas, números e nomes ao que o modelo traz. Clientes, projetos e documentos não mudam. Aplicar um modelo acrescenta o que falta, e trocar de modelo mostra antes o que entra e o que sai, sem deixar sobras do antigo.

Para ver o resultado num ramo específico, leia como fica a gestão de projetos de energia solar, com a usina como modelo de projeto.

Quais erros custam caro nessa escolha?

Quatro erros se repetem: escolher pelo preço de entrada, personalizar tudo antes de usar, não testar com o time e esquecer de perguntar como sair. Nenhum deles depende do tipo de sistema, e todos têm correção barata.

• Escolher pelo preço de entrada. Some o custo de mudar uma regra no sexto mês.
• Personalizar tudo antes do primeiro uso. Comece com o que o ramo traz e ajuste depois de duas semanas de uso real.
• Decidir sem o time. Quem vai abrir o sistema todo dia precisa testar antes.
• Não perguntar como levar os dados embora. Combine isso antes de assinar.