Gestão de projetos de energia solar: etapas, documentos e campos de cada usina

A Solar Horizonte (fictícia) vendeu bem no trimestre. Agora tem dezenas de usinas em fases diferentes: uma esperando o parecer da concessionária, outra com o kit atrasado, outra na obra, e um cliente perguntando por mensagem quando liga. Sem um jeito único de acompanhar, a resposta depende de quem lembra. Aqui está o caminho que organiza isso.

Quais são as etapas de uma usina, do contrato ao pós-venda?

As etapas variam por empresa e por concessionária, mas a sequência é parecida: documentos, visita técnica, projeto, pedido de acesso, parecer, compra do kit, obra, vistoria e conexão. Confira as regras da sua concessionária e ajuste os nomes.

Quais documentos guardar em cada fase?

Guarde cada documento no lugar da fase em que ele nasce, sempre na mesma pasta, com o nome do cliente. Quem abrir a usina daqui a um ano precisa achar tudo sem perguntar a ninguém.

• Entrada: conta de luz, documento do titular e documento do imóvel.
• Visita: fotos do padrão de entrada e do telhado.
• Projeto: o projeto, o diagrama e o registro de responsabilidade técnica (ART ou TRT, conforme o conselho do profissional).
• Homologação: protocolo do pedido de acesso e o parecer da concessionária.
• Compra: o kit escolhido, com datas de pedido e de entrega.
• Obra: fotos da instalação, do começo ao teste.
• Entrega: garantias, manuais e o acesso ao monitoramento.

Quais campos controlar em cada usina?

Controle poucos campos, os que mudam a decisão de alguém: o que foi vendido, onde será instalado e quem responde. Campo demais vira cadastro que ninguém preenche, e campo de menos obriga a abrir o contrato para responder o cliente.

• Número da UC e concessionária: sem eles o pedido de acesso não anda.
• Potência (kWp) e quantidade de placas: dizem o que foi vendido e o que comprar.
• Inversor (marca e modelo): necessário para o projeto e para a garantia.
• Endereço da instalação: nem sempre é o endereço do cliente.
• Forma de pagamento e valor vendido: o financeiro precisa saber o que esperar.
• Engenheiro responsável e data prevista de entrega: quem responde e quando.

Como registrar vistoria e obra com fotos?

Fotografe sempre os mesmos pontos, na mesma ordem, e guarde na pasta da usina com data e hora no nome. A foto tira a dúvida quando o cliente ou a concessionária perguntar como estava antes e como ficou.

• Antes: telhado, sombras, quadro e padrão de entrada.
• Durante: estrutura, módulos, cabeamento e ligações.
• Depois: inversor, etiquetas, quadro de proteção e o sistema testado.
• Quem tira: defina um responsável por usina. Foto que é de todos acaba sendo de ninguém.

Onde a usina costuma atrasar?

O atraso quase sempre está nas esperas: documento que falta, exigência da concessionária sem resposta, kit que não chegou, vistoria que ninguém agendou. Para cada espera, um dono e uma data. O modelo abaixo ajuda a ver tudo numa olhada.

USINA: [nome do cliente]   UC: [número]   Concessionária: [nome]
Potência: [kWp]   Placas: [quantidade]   Inversor: [marca/modelo]
Responsável: [nome]   Entrega prevista: [dia/mês/ano]

1. CONTRATO E DOCUMENTOS
[ ] Conta de luz recebida e legível
[ ] Documento do titular
[ ] Documento do imóvel
[ ] Visita técnica agendada para [data]

2. VISITA E PROJETO
[ ] Fotos do telhado e do padrão de entrada
[ ] Sistema dimensionado e kit definido
[ ] Projeto e diagrama prontos
[ ] Registro de responsabilidade técnica emitido

3. CONCESSIONÁRIA
[ ] Pedido de acesso protocolado em [data]   Protocolo: [número]
[ ] Exigências respondidas (data e responsável)
[ ] Parecer aprovado guardado

4. KIT E OBRA
[ ] Kit comprado em [data]; entrega confirmada para [data]
[ ] Vistoria técnica antes da obra
[ ] Obra liberada para a equipe: [data]
[ ] Instalação concluída e sistema testado
[ ] Fotos da instalação guardadas

5. CONEXÃO E ENTREGA
[ ] Vistoria da concessionária e troca do medidor pedidas em [data]
[ ] Sistema conectado em [data]
[ ] Acesso ao monitoramento entregue ao cliente
[ ] Garantias e manuais entregues

ÚLTIMO AVISO AO CLIENTE: [data]  ->  próximo aviso: [data]

Como avisar o cliente a cada etapa?

Avise quando a etapa muda e diga o que vem depois, em uma frase. Cliente de usina pergunta quando liga porque não sabe o que está acontecendo, e o prazo da concessionária não depende de você. Honestidade sobre isso evita a cobrança. Veja mais em como atualizar o cliente sobre o projeto.

Como montar a gestão de usinas no Mentrun?

O Mentrun tem o modelo de empresa Energia solar. Ao escolher esse ramo na configuração guiada, a empresa recebe a usina como modelo de projeto, com etapas, pastas e campos prontos. O que for diferente, você ajusta.

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   Escolha Energia solar e a estrutura pronta

   Em Sua empresa › Como a sua empresa trabalha?, toque em Energia solar e, em Como você quer começar?, escolha Usar a estrutura pronta do nicho. Quem já usa o Mentrun aplica em Empresa › Dados da empresa › Modelo de empresa.

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   Projetos vira Usinas

   O modelo troca o nome no menu e nas telas. Cada usina nasce com as etapas Acolhimento, Elaboração, Análise / Concessionária, Aprovado, Vistoria, Etapa de obra e Conectado, com tarefas em cada uma.

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   Pastas de cada usina

   O nome padrão é Usina {cliente}, com pastas para conta de luz, documento do titular, documento do imóvel, fotos do padrão, kit, projeto, diagrama, ART ou TRT, homologação e fotos da instalação. A pasta Senha de monitoramento já vem restrita ao Dono e ao Gestor e sensível, fora da IA e da cópia dos dados.

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   Campos da usina

   Nº da UC, concessionária, potência (kWp), quantidade de placas, inversor, valor vendido, forma de pagamento, engenheiro e data prevista de entrega. Os campos do que foi vendido aparecem em O que foi contratado, no topo da usina. Crie outros em Empresa › Campos personalizados.

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   Fotos pela câmera

   Na tarefa, em Anexos, e em Documentos, toque em Tirar foto. No celular, tire várias seguidas com Tirar outra. A foto sai leve, com data e hora no nome, e fica na tarefa e na pasta da usina.

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   Propostas por potência

   O modelo já traz categorias de proposta de 5 a 15 kWp. Em Contratos › Modelos, crie os modelos de cada uma. Em Propostas, Usar modelo, escolha a categoria, o modelo e o cliente, confira e toque em Gerar e enviar.

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   Avisos do grupo da usina

   O modelo traz o padrão de nome USINA {cliente} para os grupos de WhatsApp e categorias de aviso como Retorno ou exigência da concessionária, Documento faltando ou ilegível e Cliente cobrando prazo. Quando a análise do grupo acha um pedido desses, o responsável da usina, o Dono e os Gestores são avisados.

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   Cada um vê as suas usinas

   Os cargos Engenheiro e Instalador vêm com Só os dela: cada pessoa vê os projetos e as tarefas das usinas em que atua.

Quer ver tudo preenchido antes de começar? Em Explorar com dados de exemplo, escolha Energia solar e abra uma empresa fictícia com usinas em etapas diferentes. O recurso de projetos e tarefas explica o quadro por etapa. Se a sua empresa faz projeto de engenharia em geral, veja a página para escritórios de engenharia.