Como agendar reunião no Google Meet: da Google Agenda ao convite pronto

Agendar uma reunião parece simples até o cliente perguntar "qual é o link?" meia hora antes. O que evita esse tipo de ruído é o conjunto: dia e hora claros, link do Meet no convite, uma pauta curta e a certeza de que o cliente recebeu. Este guia mostra o passo a passo na Google Agenda, o que colocar no convite e como fazer tudo em um só lugar pelo Mentrun.

Como agendar reunião no Google Meet pela Google Agenda?

O Google Meet não tem uma tela de agendamento própria para o dia a dia: a reunião nasce como um evento da Google Agenda, com a videoconferência anexada. Os passos abaixo seguem a ajuda oficial do Google e valem para o computador.

1. 1

   Abra a Google Agenda

   Entre na Google Agenda no computador e clique num horário livre do calendário. Arraste para baixo se quiser que o evento fique mais longo. Também dá para clicar em Criar, no canto superior esquerdo.

2. 2

   Dê um título e os detalhes

   Escreva um título que o cliente reconheça de relance, como o nome da empresa e o assunto, e coloque os detalhes que quiser na descrição.

3. 3

   Adicione os convidados

   Digite o e-mail do cliente e dos colegas. Só contatos com e-mail válido aparecem como sugestão. Se quiser que os convidados possam editar o evento, marque Modificar evento nas permissões dos convidados.

4. 4

   Ative o Google Meet

   Em contas de trabalho ou escola, o Google adiciona a videoconferência sozinho quando você inclui convidados e salva. Se não aparecer, selecione Adicionar videoconferência do Google Meet.

5. 5

   Salve e confira o link

   Clique em Salvar. Abra o evento de novo e confirme que o link do Meet está lá. Esse é o link que o cliente vai usar no dia.

O que não pode faltar no convite de uma reunião?

O convite precisa responder, sem ninguém perguntar, quatro coisas: quando, onde, para quê e o que a pessoa leva. Convite só com data e link funciona, mas o convite com pauta reduz remarcação e deixa a conversa mais curta.

• Título claro: empresa do cliente e assunto, não "Reunião".
• Dia, hora e duração: com o fuso, quando o cliente está em outra cidade.
• Link do Meet: no próprio evento, para não depender de mensagem solta.
• Pauta em três linhas: o que vocês vão decidir, não uma lista de tudo.
• O que o cliente prepara: um arquivo, uma resposta, uma pessoa a mais na call.

ASSUNTO: [Empresa do cliente] | [assunto da reunião] | [dia] às [hora]

Olá, [Nome]!

Confirmo nossa reunião:
Quando: [dia da semana], [dd/mm] às [hh:mm] (horário de Brasília), com duração de [30] minutos
Onde: Google Meet, pelo link do convite da agenda: [cole o link do Meet]

Pauta:
1. [primeiro ponto, o que vamos decidir]
2. [segundo ponto]
3. [próximos passos e prazos]

O que eu preciso de você antes:
- [documento, acesso ou resposta]
- [quem mais da sua equipe deve entrar, se houver]

Se algo mudar, me avise até [prazo] e eu proponho um novo horário.

Até lá!
[Seu nome]
[Sua empresa]

---
CONFERÊNCIA ANTES DE ENVIAR
[ ] O link do Meet abre
[ ] O dia da semana bate com a data
[ ] O e-mail do cliente está certo
[ ] A pauta cabe em três linhas

Como agendar reunião no Google Meet pelo Mentrun?

No Mentrun, sistema de gestão com IA para empresas de serviço, você agenda sem sair do sistema: em Comercial › Agenda › Agendar reunião informa dia, hora, duração e o e-mail do cliente. O link do Google Meet é criado na hora, o cliente recebe o convite do Google por e-mail e a reunião entra na sua Google Agenda.

1. 1

   Conecte a Google Agenda uma vez

   Na primeira vez, o botão pede Conectar Google Agenda. Quem já tinha a agenda conectada antes do recurso de agendar toca em Conectar de novo e deixa marcada a permissão de criar eventos. As reuniões que já sincronizavam continuam sincronizando.

2. 2

   Abra Agendar reunião

   Em Agenda, toque em Agendar reunião. O formulário já sugere o próximo horário redondo, em meia hora cheia.

3. 3

   Preencha título, dia, hora e duração

   Dê um título, escolha o Dia e a Hora e a Duração: de 15 minutos a 2 horas, com 30 minutos como padrão.

4. 4

   Coloque os convidados e a pauta

   Em Convidados, digite os e-mails separados por vírgula. Em Pauta, escreva o que vocês vão conversar: o texto vai na descrição do convite. Você pode deixar os convidados vazios e mandar o link depois.

5. 5

   Confira as duas chaves

   Criar link do Google Meet e Mandar convite por e-mail aos convidados vêm ligadas. Desligue o convite se quiser avisar o cliente por conta própria.

6. 6

   Toque em Agendar e convidar

   A tela mostra o link do Meet com os botões Copiar link e Abrir o Meet, além de Abrir no Google Agenda. A reunião aparece na Agenda do Mentrun e na sua Google Agenda.

Dá para pedir ao assistente de IA para agendar?

Dá. O assistente de IA do Mentrun entende pedidos como "agenda uma call amanhã às 15h com o cliente" e abre o formulário de Agendar reunião já preenchido. Nada é criado sozinho: você confere título, horário, convidados e pauta e confirma.

O que fazer antes e depois da reunião agendada?

Agendar é só o começo. No dia anterior, reveja a pauta e o histórico do cliente; depois da call, registre o que foi combinado enquanto está fresco. Quem prepara e registra poupa a reunião seguinte, que começa do ponto em que a anterior terminou.

1. Um dia antes, releia a pauta e o que ficou combinado na última conversa. O guia de como preparar uma reunião com cliente traz um roteiro.
2. Na hora, entre pelo link do convite um minuto antes e confirme o áudio.
3. Depois da call, escreva os próximos passos com responsável e prazo, e mande ao cliente no mesmo dia.
4. Se a reunião foi gravada por uma ferramenta que você usa, siga o guia para transcrever reunião do Google Meet.