Como fazer fluxograma de processo: símbolos e exemplo real

Um fluxograma bom cabe numa tela e responde à pergunta “o que acontece depois?” para qualquer pessoa do time. Um ruim parece um mapa de metrô sem legenda. A diferença quase nunca está no programa usado, e sim em poucas regras: um símbolo para cada tipo de passo, uma pergunta por decisão e um responsável por etapa.

Quais são os símbolos de um fluxograma e o que cada um significa?

Seis símbolos cobrem quase todo fluxograma de processo de empresa: oval, retângulo, losango, documento, seta e conector. Use sempre o mesmo símbolo para o mesmo tipo de passo, porque é isso que permite ler o desenho de relance, sem decifrar cada caixa.

Como fazer um fluxograma passo a passo?

Em seis passos: definir início e fim, listar as etapas, achar as decisões, desenhar com setas, atribuir responsáveis e testar com quem executa. O erro mais comum é desenhar antes de listar. Escreva as etapas em frases curtas, com verbo, e só depois escolha os símbolos.

1. 1

   Defina o começo e o fim

   O começo é o gatilho (“pedido de peça recebido”). O fim é o resultado (“peça publicada”). Se não consegue dizer os dois, o processo ainda não está claro.

2. 2

   Liste as etapas com verbos

   “Criar a arte”, “enviar ao cliente”, “agendar a publicação”. Uma ação por etapa, na ordem em que acontecem de verdade, não na ordem do manual.

3. 3

   Marque as decisões

   Toda vez que o caminho muda conforme uma resposta, há uma decisão. Escreva como pergunta, com saídas claras: sim ou não, aprovou ou pediu ajuste.

4. 4

   Ligue com setas e nomeie as saídas

   Toda decisão tem pelo menos duas setas saindo, cada uma com rótulo. Toda etapa tem uma seta entrando e uma saindo.

5. 5

   Ponha um responsável em cada etapa

   Fluxograma sem responsável mostra o que acontece, mas não quem faz. É a informação que mais falta quando alguém novo tenta usar o desenho.

6. 6

   Teste com quem executa

   Peça a quem faz o trabalho para seguir o desenho com um caso do mês passado. Onde a pessoa hesitar, falta uma etapa, uma decisão ou um rótulo.

Como fica o fluxo de aprovação de uma peça numa agência?

Veja o caso da Faísca Criativa, agência fictícia de 12 pessoas, que atende pedidos de peças de redes sociais. O fluxo vai do pedido do cliente à publicação, com três decisões e três pontos em que o trabalho volta para trás. É nesses retornos que o prazo escapa, e o desenho os torna visíveis.

FLUXO: APROVAÇÃO DE PEÇA (Faísca Criativa, empresa fictícia)

1. [INÍCIO] Pedido de peça recebido do cliente
2. [ETAPA] Atendimento confere o briefing e abre a tarefa | Responsável: atendimento
3. [DECISÃO] Briefing completo?
     Não: atendimento pede o que falta ao cliente e volta ao passo 2
     Sim: segue para o passo 4
4. [ETAPA] Criação produz a arte | Responsável: criação
5. [ETAPA] Diretor de criação faz a revisão interna | Responsável: direção de criação
6. [DECISÃO] Aprovada na revisão interna?
     Não: volta ao passo 4
     Sim: segue para o passo 7
7. [ETAPA] Atendimento envia ao cliente, com prazo de resposta de 2 dias úteis | Responsável: atendimento
8. [DECISÃO] O cliente aprovou?
     Aprovou: segue para o passo 10
     Pediu ajuste: segue para o passo 9
9. [DECISÃO] O ajuste cabe nas rodadas incluídas no contrato?
     Sim: volta ao passo 4
     Não: atendimento abre um pedido novo com orçamento e volta ao passo 1
10. [ETAPA] Mídia agenda e publica a peça | Responsável: mídia
11. [FIM] Peça publicada e arquivo final guardado na pasta do cliente

Três laços de retorno (passos 3, 6 e 9) são normais. O que o desenho mostra é que o laço do passo 9 é o mais caro, porque depende do cliente. Por isso o passo 7 já dá um prazo de resposta. As regras para pedir aprovação e contar rodadas estão em fluxo de aprovação com cliente.

Como fazer um fluxograma no Mentrun?

No Mentrun, o fluxograma é um tipo de documento em Documentos. Você desenha com os elementos Início, Etapa, Decisão, Fim, Nota e Faixa, dá a cada etapa um responsável e uma situação (Ativo, Pendente, Concluído ou Bloqueado) e liga tudo com setas. O desenho também ganha uma aba Lista, com o mesmo fluxo em texto.

• Modelos prontos. Há modelos de Fluxograma de vendas, de atendimento e de onboarding de cliente, além do Organograma e de mapas mentais. O modelo de fluxograma de atendimento mostra um deles em detalhe.
• Gerar fluxograma. Num documento do tipo Processo ou SOP com as etapas numeradas (1. 2. 3.), Gerar fluxograma cria o desenho sozinho: Início, uma etapa para cada item e Fim. Item terminado em “?” vira Decisão. O fluxo nasce como um documento novo, “Fluxograma: nome do processo”, na mesma pasta e ligado ao processo.
• O assistente lê o desenho. O texto do fluxograma entra na busca, e o assistente passa a responder perguntas como “o que acontece depois que o cliente pede ajuste?” citando o documento.

Quais erros deixam um fluxograma inútil?

Fluxograma inútil quase sempre peca por excesso ou por falta: caixas demais, rótulos de menos, nenhum responsável. Antes de compartilhar o seu, confira esta lista de erros e peça a uma pessoa que não participou do desenho para seguir o fluxo sozinha.

• Caixa que mistura duas ações. “Criar e enviar a arte” esconde uma decisão. Separe em duas etapas.
• Decisão sem rótulo nas setas. Sem “sim” e “não”, ninguém sabe qual caminho seguir.
• Desenhar como o processo deveria ser. O fluxograma útil mostra o que acontece de fato. Corrigir o processo vem depois, e fica melhor com o mapa real na mão.
• Detalhe demais. Passou de umas quinze caixas, divida em subprocessos com um conector entre eles.
• Sem responsável. O desenho vira ilustração, e não instrução de trabalho.
• Nunca revisar. Fluxograma de processo que mudou e não foi atualizado ensina o caminho errado.

Para decidir quais processos desenhar primeiro, veja mapeamento de processos. Para escrever o procedimento que acompanha o desenho, use como documentar processos e o modelo de procedimento operacional padrão. O manual de processos reúne vários desenhos num só lugar.