Como testar um sistema antes de contratar: roteiro de 7 dias com critérios de decisão

O Studio Vela (fictício) testou três sistemas em paralelo. Terminou os sete dias com três impressões vagas e uma decisão tomada pelo preço. O problema não foi o prazo: foi não ter dito, antes, o que precisava ver. Quem testa sem roteiro acaba escolhendo pela simpatia da demonstração.

O texto traz um plano de teste de 7 dias, uma planilha de critérios para decidir e as perguntas para levar à demonstração. Se você ainda está montando a lista de candidatos, comece por como escolher um sistema de gestão.

Por que testar em vez de decidir só pela demonstração?

A demonstração mostra o melhor caminho do produto, conduzido por quem o conhece. O teste mostra o seu caminho, com o seu jeito de trabalhar e as suas pessoas. É no teste que aparecem o nome de campo que não serve, a etapa que falta e a tela que o time evita.

Dados reais ou empresa de exemplo: qual usar no teste?

Os dois, em momentos diferentes. A empresa de exemplo mostra o produto cheio em minutos e sem risco. Um caso real mostra se ele serve ao seu dia a dia. Comece pelo exemplo, no dia 1, e passe a um caso real, pequeno, a partir do dia 2.

O que testar em cada um dos 7 dias?

Cada dia tem uma pergunta só. Assim o teste cobre configuração, uso diário, o time e a decisão, sem se perder em recurso que você não usaria. Quem decide leva o plano impresso e anota a resposta ao fim de cada dia.

PLANO DE TESTE DE 7 DIAS

Sistema: [nome]   Responsável: [nome]   Início: [data]
Pessoas no teste: [nomes e cargos]

DIA 1: PRIMEIRO CONTATO (cerca de 1 hora)
- Criar a conta, abrir uma empresa de exemplo do seu ramo e navegar.
Pergunta do dia: em uma hora, eu entendo onde estão as coisas?
Resposta: ______

DIA 2: UM CASO REAL, PEQUENO
- Cadastrar um cliente e um projeto reais, sem dado sensível.
Pergunta do dia: consigo representar meu trabalho sem gambiarra?
Resposta: ______

DIA 3: UMA REUNIÃO REAL
- Levar uma reunião real (transcrição ou gravação) e ver o que sai.
Pergunta do dia: o resumo e as pendências servem sem eu reescrever?
Resposta: ______

DIA 4: DOCUMENTOS E IA
- Subir 3 documentos reais e fazer 5 perguntas sobre eles.
Pergunta do dia: as respostas vêm certas e com fonte?
Resposta: ______

DIA 5: TAREFAS E PRAZOS
- Transformar as pendências da reunião em tarefas com dono e prazo.
Pergunta do dia: sei, em um olhar, o que está atrasado e com quem?
Resposta: ______

DIA 6: O TIME
- Convidar 2 pessoas de cargos diferentes e pedir que façam a rotina delas.
Perguntas do dia: usam sem treinamento? Cada uma vê só o que deve?
Resposta: ______

DIA 7: DECISÃO
- Preencher a planilha de critérios, falar com o suporte e decidir.
Pergunta do dia: o que eu perderia se não contratasse?
Resposta: ______

Como decidir ao fim do teste?

Com critérios escritos antes do teste, notas de 0 a 5 e pesos de 1 a 3. Multiplique, some e compare. Defina também dois ou três critérios eliminatórios, como exportar os dados e controlar quem vê o quê. Sistema que falha num deles sai da disputa, qualquer que seja a nota.

PLANILHA DE CRITÉRIOS

Colunas: Critério | Peso (1 a 3) | Nota (0 a 5) | Peso x Nota | Evidência do teste

CRITÉRIOS ELIMINATÓRIOS (se falhar, sai)
- Exporta os meus dados se eu quiser sair.
- Controla quem vê o quê, por cargo.
- Tem suporte em português em horário comercial.

CRITÉRIOS PONDERADOS
1. Encaixe na rotina (o dia 2 funcionou sem gambiarra?)
2. Facilidade para o time (usaram sem treinamento?)
3. Qualidade da IA (resumos úteis, respostas com fonte?)
4. Reuniões, documentos e tarefas conversam entre si?
5. Tempo até começar a usar de verdade
6. Segurança e controle de acesso
7. Preço total para o time de hoje e o de daqui a 1 ano
8. Qualidade do suporte durante o teste

RESULTADO
Soma de (Peso x Nota) por sistema: ______
Nota mínima para contratar: ______
Decisão: ______   Data: ______   Quem decidiu: ______

Que perguntas levar para a demonstração?

Perguntas que o material de vendas não responde sozinho: o que acontece com os seus dados, quanto custa de verdade e o que o produto não faz. Peça que a demonstração use um caso do seu ramo, não o roteiro padrão.

• Pode mostrar um caso parecido com o meu, do começo ao fim?
• Se eu cancelar, como exporto meus dados e em que formato?
• Qual é o preço para o meu time de hoje e para o de daqui a um ano?
• Como cada cargo vê só o que deve ver?
• A IA usa a minha chave ou a do fornecedor, e quem paga por ela?
• O que o sistema não faz, e o que vocês recomendam usar junto?
• Quanto tempo leva, em média, até uma empresa como a minha usar de verdade?
• Quem atende o suporte, em quais horários e por qual canal?

Como fazer esse teste no Mentrun?

O teste grátis do Mentrun dura 7 dias, com a IA funcionando desde o primeiro acesso e o suporte ajudando na implantação. Comece pela empresa de exemplo do seu ramo e, depois, leve um caso real, seguindo os dias do plano acima.

1. 1

   Dia 1: Explorar com dados de exemplo

   Dono e Gestor tocam em Explorar com dados de exemplo, no Guia ou no Início, e escolhem o ramo: Agência, Consultoria, Mentoria, Serviço recorrente, Genérico, Energia solar, Advocacia, Contabilidade ou Arquitetura e engenharia. Abre uma empresa fictícia separada; a sua não muda, e você volta pelo seletor de empresa.

2. 2

   Dia 1: faça o Guia da IA

   Toque numa pergunta e o assistente abre e já responde, com a fonte. Contas novas recebem o guia no começo; para refazer, procure Guia da IA na busca.

3. 3

   Dias 2 e 3: um caso e uma reunião reais

   Em Reuniões, toque em Enviar transcrição com uma reunião sua. A análise traz resumo, pendências e próximos passos.

4. 4

   Dia 4: pergunte aos seus documentos

   Guarde três documentos em Documentos e peça ao Assistente um resumo ou onde está um processo.

5. 5

   Dia 5: do combinado para a tarefa

   Peça ao Assistente: “cria as tarefas desses próximos passos, com prazo sexta”. Confira a prévia e toque em Aplicar.

6. 6

   Dia 6: o time

   Convide duas pessoas e defina o cargo de cada uma. Cargos e quem vê o quê ficam em Empresa › Pessoas e acessos.

Para conhecer o assistente antes do teste, veja o Assistente de IA. E se a configuração for o que mais pesa, o jeito de configurar o sistema com IA encurta o dia 1.