Configurar sistema com IA: conte como a empresa trabalha e revise a prévia

A Solar Horizonte (fictícia) instala usinas e precisava de um sistema com o vocabulário dela: “usina” em vez de “projeto”, nove etapas de obra, pastas de documentos por cliente e alguns campos próprios. Fazer isso tela por tela tomaria uma tarde. Contando à IA como a empresa funciona, o primeiro rascunho sai em minutos, e o trabalho passa a ser revisar.

Por que configurar um sistema com IA em vez de tela por tela?

Porque configurar é, em grande parte, repetir o que você já sabe: como chamam as coisas, quais são as etapas, que pastas existem. O difícil é descobrir onde cada decisão mora. Contar para a IA troca a procura por uma conversa, e a revisão da prévia mantém o controle com você.

O que dá para configurar assim e o que continua manual?

Vocabulário, etapas, pastas, campos de cadastro e modelos de documento são ótimos para a IA, porque são texto e se desfazem fácil. Acesso, cobrança e integrações continuam manuais: um erro ali tem custo alto e não aparece numa prévia de nomes.

O que dizer à IA para ela configurar do jeito da sua empresa?

Fale como explicaria a um funcionário novo no primeiro dia: o que a empresa faz, como chama cada coisa, qual o caminho de um trabalho e o que se guarda de cada cliente. Frases simples bastam, e um recado de dois minutos já traz material de sobra. O roteiro abaixo serve para ler em voz alta.

ROTEIRO: CONTE PARA A IA COMO SUA EMPRESA TRABALHA
(fale ou escreva em cerca de 2 minutos; frases simples bastam)

1. O QUE A EMPRESA FAZ
"Somos a [empresa]. Fazemos [serviço] para [tipo de cliente]."

2. COMO VOCÊS CHAMAM AS COISAS
"Aqui o projeto se chama [nome]. O cliente se chama [nome]."

3. O CAMINHO DE UM TRABALHO
"Cada [projeto] passa por estas etapas, nesta ordem: [etapa 1], [etapa 2], [etapa 3], [etapa 4]."

4. PASTAS DE CADA PROJETO
"Cada projeto tem as pastas [pasta 1], [pasta 2], [pasta 3]. A pasta [nome] é sensível: não pode passar pela IA."

5. O QUE SE ANOTA DE CADA CLIENTE
"De cada cliente anotamos [campo 1], [campo 2], [campo 3]. O campo [nome] é obrigatório."

6. PEDIDOS QUE PRECISAM DE AVISO
"Quando o cliente pedir [tipo de pedido], quem deve ser avisado é [cargo ou pessoa]."

7. DOCUMENTOS QUE SE REPETEM
"Fazemos propostas dos tipos [categoria 1] e [categoria 2]. Todas levam [itens padrão]."

8. O QUE NÃO PODE MUDAR
"Não mexa em [o que já está funcionando]. O que já existe fica como está."

DEPOIS DE FALAR
- Ler a prévia linha por linha.
- Aplicar só o que está certo.
- Cargos e acessos: ajustar à mão.

Como revisar o que a IA preparou antes de aplicar?

Leia a prévia como revisaria o trabalho de um estagiário competente e apressado: nomes certos, etapas na ordem, nada duplicado, nada que a empresa não usa. Aplique só depois de conferir, e saiba de antemão como voltar atrás.

1. Nomes. Os termos são os que o time usa no dia a dia?
2. Ordem das etapas. Há alguma fora de lugar ou faltando?
3. Duplicidade. Algo já existe com outro nome? O correto é a IA marcar o que já existe e deixá-lo como está.
4. Campos obrigatórios. Algum campo novo vai travar o cadastro de quem tem pressa?
5. Pastas sensíveis. As pastas que não podem passar pela IA estão marcadas como tal?
6. Volta. Existe um jeito de desfazer tudo de uma vez?

Como configurar o Mentrun contando como a sua empresa trabalha?

No Assistente, toque no microfone e descreva a empresa por até 2 minutos, ou escreva. Ele monta um cartão com o que vai mudar, e só muda depois que você toca em Aplicar. Quem pode fazer isso é o Dono ou o Gestor.

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   Conte como a empresa trabalha

   No Assistente, fale ou escreva: como chama o projeto, as etapas, as pastas, os dados que anota do cliente, quais pedidos no grupo do WhatsApp viram aviso, as categorias de proposta e o que aparece no menu.

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   Confira o cartão

   Cada linha mostra de → para, e o que já existe aparece como “Já existe (fica como está)”.

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   Toque em Aplicar

   Nada muda antes disso. A prévia vale 24 horas; se algo mudou nesse meio-tempo, o Assistente pede para preparar de novo.

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   Desfaça se não gostar

   O botão Desfazer, no mesmo cartão, volta tudo. Um campo que já tem dado preenchido é só arquivado, não apagado.

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   Ajuste os acessos à mão

   Cargos e quem vê o quê continuam em Empresa › Pessoas e acessos.

• Só acrescenta. O que a empresa já criou não é apagado nem trocado.
• Áudio não fica guardado. Ele serve só para virar texto. Sem microfone, o mesmo recado vale por escrito.
• Fora do alcance. O Assistente não muda cargos e permissões, integrações e chaves, cobrança nem pessoas da empresa, e nunca apaga de vez.
• Registro. Cada mudança fica no Histórico de atividades com a marca “pelo assistente de IA”.

Quem prefere começar do zero tem a opção Prefiro montar do zero na configuração inicial, e quem quer ver a IA funcionando antes pode abrir o Guia da IA: perguntas prontas mostram o assistente consultando os arquivos da empresa, com a fonte. Conheça o Assistente de IA do Mentrun e, para o plano de implantação, veja como implantar um sistema de gestão.

O que fazer depois de configurar com a IA?

Use por uma semana com um caso real e anote o que atrapalhou. Configuração boa se revela no uso: um nome estranho, um campo que ninguém preenche, uma etapa que ninguém usa. Ajuste por uma nova conversa, uma mudança de cada vez, sempre com a prévia.

• Revise cargos e acessos à mão, com calma, antes de convidar o time.
• Peça ao time que aponte, na primeira semana, o que ficou fora do lugar.
• Guarde o roteiro de fala: ele vira o documento que explica como a empresa trabalha. Para revisar qualquer mudança preparada por IA, veja os controles de uma IA que altera dados.