Inventário de IA da empresa: modelo de registro com exemplo de 12 usos

Modelo de inventário de IA da empresa para copiar

Use uma ficha por uso, e não por ferramenta: a mesma ferramenta pode servir a três usos com riscos diferentes. O modelo combina com a política de uso de IA, que define o que pode e o que não pode, enquanto o inventário mostra o que de fato acontece.

INVENTÁRIO DE USOS DE IA · [nome da empresa]
Responsável pelo inventário: [nome e cargo] · Atualizado em: __/__/____ · Próxima revisão geral: __/__/____

FICHA DO USO Nº ___
1. Uso (o que se faz, em uma frase): ______________________________
2. Ferramenta e tipo de conta (da empresa ou pessoal): ______________________
3. Quem usa (cargos ou nomes): ______________________________
4. Dado que entra:  ( ) público   ( ) com cuidado   ( ) nunca deveria entrar
   Contém dado pessoal?  ( ) não   ( ) sim: ______________
   Contém informação de cliente sob sigilo?  ( ) não   ( ) sim
5. Para onde vai o resultado:  ( ) uso interno   ( ) cliente   ( ) publicação
6. Revisão humana: quem revisa ____________ antes de ____________
7. Dono do uso: ______________  Custo mensal estimado: ______________
8. Risco:  ( ) baixo   ( ) médio   ( ) alto   Por quê: ______________________
9. Termos e contrato da ferramenta conferidos em: __/__/____ por ____________
10. Status:  ( ) ativo   ( ) em teste   ( ) encerrado
11. Próxima revisão: __/__/____   (alto: a cada 3 meses; médio: 6 meses; baixo: 12 meses)

TRIAGEM DE USO NOVO (responda antes de começar a usar)
[ ] O dado que entra está permitido na política de uso de IA?
[ ] Existe conta da empresa, e não conta pessoal?
[ ] Alguém revisa o resultado antes de sair da empresa?
[ ] O contrato do cliente permite esse uso?
[ ] O dono e a próxima revisão estão registrados?

REGRA DE ATUALIZAÇÃO
Uso novo entra no inventário antes de começar. Uso encerrado muda de status, e a ficha fica guardada. Uma vez por trimestre, o responsável pergunta ao time: que IA vocês usam que não está na lista?

Como fica um inventário preenchido?

Exemplo com a Agência Pomar, empresa fictícia de 30 pessoas que atende redes de lojas. Os 12 usos abaixo foram levantados em uma semana, perguntando a cada equipe o que usava. Repare que três deles não estavam na política e que o risco alto fica concentrado onde há dado de cliente.

Os usos de risco médio e alto ganham revisão a cada três e seis meses. O de relatório mensal, que leva dado de cliente para fora da agência, é o primeiro da fila de revisão e o único em que a Pomar exige a leitura de uma segunda pessoa.

Por que fazer o inventário de IA agora?

Porque a adoção correu mais que o controle. A pesquisa da MIT Sloan Management Review Brasil, encomendada pela TOTVS e apresentada no Universo TOTVS em outubro de 2026, ouviu 583 profissionais de empresas brasileiras: 80% testam ou usam IA e só 7% a levam ao centro do negócio.

O mesmo levantamento aponta que 86% não medem o custo da IA, 88% não medem o retorno financeiro e só 14% têm uma política formal de governança para toda a empresa. Quem não sabe onde a IA é usada não consegue medir custo, retorno nem risco, e o inventário é o primeiro passo para os três.

O risco também ganhou atenção fora do Brasil. Na abertura do Gartner IT Symposium/Xpo, em 19 de outubro de 2026, o Gartner afirmou que, sem alinhar valor e risco, a IA vai gerar risco mais depressa do que as organizações conseguem gerar valor.

Na regulação, o PL 2338/2023, o marco legal da IA, segue na comissão especial da Câmara, sem parecer do relator e sem data de votação.

Seja qual for o texto final, qualquer regra de governança começa pela mesma pergunta: quais usos de IA a empresa tem? Para o que a lei já exige hoje de agências, veja o guia de LGPD para agências e consultorias.

Como montar o inventário em uma semana?

Em uma semana dá para ter a primeira versão, desde que o objetivo seja mapear e não punir. Cada dia tem uma tarefa curta e um resultado que alimenta o seguinte, do aviso ao time até a decisão sobre o que continua.

1. 1

   Segunda: avise e dê anistia

   Diga ao time que o objetivo é mapear, não punir. Sem anistia, o uso escondido continua escondido.

2. 2

   Terça: pergunte por equipe

   Em 15 minutos por equipe, pergunte: que IA você usa, para quê e com que dado? Anote o uso, não a ferramenta.

3. 3

   Quarta: confira o que a empresa paga

   Veja faturas de cartão, assinaturas e extensões instaladas. Cada cobrança de IA sem ficha vira pergunta.

4. 4

   Quinta: classifique

   Preencha dado, risco e revisão humana de cada ficha. Use as três faixas da política: público, com cuidado e nunca.

5. 5

   Sexta: decida o que fica

   Para cada uso, escolha continuar, ajustar ou encerrar, e marque a próxima revisão. Compare com as ferramentas de IA para agências e reduza as repetidas.

Como acompanhar o inventário no Mentrun?

No Mentrun, guarde o inventário como documento do tipo política em Documentos, peça a leitura obrigatória do time com Confirmar que li e crie uma tarefa que se repete para a revisão trimestral. A confirmação é pedida de novo quando o texto muda.

• Uso da IA do próprio Mentrun: o cartão Uso da IA, em Empresa › Integrações, mostra quanto a IA trabalhou, por área, por dia e por pessoa.
• Revisão humana: as sugestões da IA só valem com a confirmação de uma pessoa, e o Faz por você mostra a prévia e só muda algo ao tocar em Aplicar, com Desfazer.
• Procedimentos ligados: o que a ficha pede de revisão pode virar procedimento, e Usar procedimento transforma o texto em checklist da tarefa.

Quais erros esvaziam o inventário e como evitá-los?

O inventário morre quando vira tarefa de uma tarde. Os erros abaixo aparecem na maioria das empresas que tentam e desistem.

• Listar ferramenta em vez de uso. “Assistente de texto” não diz nada. “Rascunho de campanha com briefing sem nome do cliente” diz o dado e o risco.
• Esquecer a IA embutida. Resumo automático de reunião, de e-mail e de planilha já vem ligado em muitos programas. Pergunte por ele de forma específica.
• Sem dono por uso. Ficha sem nome vira lixo em três meses. Cada uso tem uma pessoa responsável pela revisão.
• Revisão marcada para nunca. Coloque a data na ficha e na agenda, e o texto sobre como unificar as ferramentas da agência ajuda a cortar o excesso.
• Inventário isolado da política. O que está no inventário e fora da política é uma decisão pendente. Resolva em até uma semana.