Como unificar as ferramentas da agência num sistema só

Em muita agência, a call fica no gravador, a ata vai para um documento, a tarefa nasce no gerenciador de projetos, o processo mora no Notion e o cliente pergunta no WhatsApp como anda o trabalho. Cada ferramenta é boa no que faz. O problema aparece no meio delas, onde alguém copia a informação de um lugar para o outro.

Unificar as ferramentas da agência, o que o mercado chama de consolidação de ferramentas, é trocar essa pilha por um sistema em que reunião, projeto, documento e cliente ficam ligados. Abaixo estão o mapa das funções, a conta do custo e a ordem para migrar.

Quais ferramentas uma agência costuma usar separadas?

A última linha é a mais nova. O Copilot de vendas do Mentrun acompanha a call de vendas ao vivo e, quando o cliente traz uma objeção, mostra na hora a resposta do seu playbook e a pergunta para conduzir o fechamento. Ele roda como extensão do Chrome ou do Edge, no navegador do closer.

Quanto custa manter as ferramentas da agência separadas?

A conta é para uma agência de 10 pessoas, 4 delas em reunião com cliente. Preços públicos do plano anual, conferidos em 19/10/2026 nas fontes do fim da página, com câmbio de R$ 5,50 só para dar ordem de grandeza.

Para comparar os sistemas um a um, veja quanto custa um sistema de gestão para agência.

Quanto tempo o time perde copiando informação entre ferramentas?

A mensalidade é a parte visível. A outra é o tempo de passar a mesma informação de uma ferramenta para outra: copiar a ata para o projeto, procurar o contrato para ver o escopo, montar o status do cliente. Meça por uma semana e use a conta:

Como fica o dia a dia antes e depois de unificar as ferramentas?

Quais ferramentas se conectam ao sistema único?

Unificar não significa jogar tudo fora. Algumas ferramentas passam a trabalhar junto com o Mentrun e alimentam o sistema sozinhas:

• Fathom, tl;dv ou Read AI. Gravam as reuniões no Google Meet, no Zoom e no Teams e enviam cada uma ao Mentrun, que analisa e cria resumo, próximos passos e tarefas. Também dá para enviar a transcrição de qualquer reunião.
• Instagram, Facebook e Meta Ads. O post aprovado sai sozinho no Instagram e no Facebook, e as campanhas do Meta são ligadas, pausadas e ajustadas na aba Gestão do Tráfego pago, com prévia e Desfazer (gestão de campanhas do Meta).
• ZapSign. A conta ZapSign da sua empresa assina os contratos, e quando todos assinam o projeto começa sozinho no Mentrun.
• Claude. Pelo servidor MCP do Mentrun, quem usa o Claude consulta e atualiza a operação dentro das permissões do cargo.
• n8n e Make. As automações do Mentrun recebem avisos desses apps e chamam fluxos deles no meio do caminho.
• Seu CRM, se você já usa. O Mentrun conversa com ele por webhook e cuida da operação: reuniões, projetos, documentos e automações.

Se a dúvida é entre continuar com um CRM ou adotar um sistema de gestão da operação, a diferença está em CRM ou sistema de gestão.

Quais sinais mostram que a agência tem ferramentas demais?

A agência tem ferramentas demais quando a mesma informação precisa ser digitada em dois lugares, ou quando ninguém sabe em qual ferramenta está a versão certa. Marque quantos destes sinais aparecem na sua semana:

• Alguém copia os próximos passos da ata para o gerenciador de tarefas.
• Para saber o escopo de um cliente, é preciso abrir o contrato numa pasta e o projeto em outra ferramenta.
• O mesmo cliente está cadastrado em três sistemas, com dados diferentes.
• A pessoa nova recebe login de seis ferramentas no primeiro dia.
• O relatório do cliente junta prints de quatro telas.
• Ninguém sabe dizer quanto a agência paga, somando todas as assinaturas.

Três sinais ou mais indicam que o custo do meio, o tempo copiando, já passa do custo das assinaturas. A lista das ferramentas por função, com o que cada uma faz, está em ferramentas para agência de marketing, e o que um software de gestão precisa cobrir, em software de gestão para agência.

Em que ordem migrar as ferramentas sem parar a agência?

1. 1

   Reuniões primeiro

   Conecte o Fathom. É onde o ganho aparece na primeira semana, porque o combinado passa a virar tarefa.

2. 2

   Clientes

   Importe a planilha de clientes. Repetidos não entram duas vezes.

3. 3

   Projetos ativos

   Recrie só os projetos em andamento, a partir do modelo do seu tipo de empresa.

4. 4

   Documentos

   Traga os 10 processos mais usados, não a wiki inteira. O resto entra quando alguém precisar.

5. 5

   Automações

   Comece pelos modelos prontos, como avisar quando a tarefa atrasar.

6. 6

   Financeiro e contratos

   Lance os recebíveis do mês seguinte e os contratos que vencem nos próximos 90 dias.

7. 7

   Cancelar o que sobrou

   Desligue cada assinatura só quando o time passar 30 dias sem abrir a ferramenta antiga.

O passo a passo completo, com quem faz o quê em cada semana, está em como implantar um sistema de gestão.

Como fazer o time largar as ferramentas antigas?

O time larga as ferramentas antigas quando o sistema novo resolve uma dor dele na primeira semana e quando a gestão para de aceitar informação fora dele. Na Agência Brasa, fictícia, a virada levou quatro semanas e seguiu três regras:

1. Ganho visível primeiro. A primeira função migrada foi a reunião: a gestora de conta parou de escrever ata na primeira semana, e o resto do time viu.
2. Uma fonte de verdade por assunto. Depois da migração, tarefa que não está no sistema não existe, e pedido de cliente que chega por fora é registrado pelo dono da conta.
3. Data para desligar. Cada ferramenta antiga ganhou uma data de saída, avisada com duas semanas de antecedência. Os arquivos foram para uma pasta só de consulta, com a regra de organização de arquivos da empresa.