Software de gestão para agência: o que é, o que precisa ter e como escolher

Toda agência chega a um ponto em que a planilha, o grupo de WhatsApp e o quadro de tarefas não dão mais conta. O sinal costuma ser o mesmo: alguém pergunta o que foi combinado com o cliente e ninguém sabe onde está a resposta. É aí que entra o software de gestão para agência.

Este guia explica o que esse tipo de software faz, quais funções não podem faltar, quanto custa em outubro de 2026 e como testar um sistema em sete dias com um cliente de verdade. No fim há um checklist para levar à demonstração.

O que é um software de gestão para agência?

Software de gestão para agência é um sistema que organiza a operação inteira de uma agência de marketing, publicidade ou comunicação: a venda, a passagem para a operação, a entrega dos projetos, o atendimento ao cliente, as horas trabalhadas, os contratos e os números da empresa. A diferença para uma ferramenta de tarefas é que tudo fica ligado ao cliente.

Na prática, quando você abre a ficha de um cliente num bom software de gestão, encontra a última reunião com o resumo, o projeto em andamento, o contrato assinado, as horas lançadas no mês e os pedidos abertos. Sem esse elo, cada informação mora numa ferramenta diferente e alguém precisa juntar à mão.

Para que serve um software de gestão na agência?

Um software de gestão serve para que o trabalho combinado com o cliente chegue até a entrega sem se perder no caminho e para que a agência saiba quanto ganha com cada contrato. Cada dor comum de agência tem uma função do software que resolve:

Quais funções um software de gestão para agência precisa ter?

Um software de gestão para agência precisa ter 12 funções: cadastro de clientes com histórico, reuniões analisadas, projetos com modelos, tarefas com prazos, documentos, portal do cliente, chamados com prazo, propostas e contratos, controle de horas com margem, contas a pagar e receber, metas e automações. Use a lista abaixo como checklist na demonstração de qualquer sistema.

CHECKLIST: SOFTWARE DE GESTÃO PARA AGÊNCIA
Sistema avaliado: ____________  Data: __/__/____

[ ] 1. Clientes: ficha com contatos, dono da conta, saúde e linha do tempo
[ ] 2. Reuniões: resumo, próximos passos e tarefas depois de cada call
[ ] 3. Projetos: modelo com etapas e prazos por tipo de serviço
[ ] 4. Tarefas: quadro, lista, calendário, dependência e repetição
[ ] 5. Documentos: processos, SOPs, briefings e wiki com busca
[ ] 6. Portal do cliente: andamento, entregas, arquivos e conversa
[ ] 7. Chamados: pedidos do cliente com prazo de resposta por prioridade
[ ] 8. Propostas e contratos: aceite, assinatura e projeto criado sozinho
[ ] 9. Horas e margem: cronômetro, aprovação e margem por cliente
[ ] 10. Financeiro: contas a pagar e receber por vencimento
[ ] 11. Metas: risco da meta e quanto falta por semana
[ ] 12. Automações: fluxos prontos e editor visual

COBRANÇA: [ ] por usuário  [ ] por empresa
CUSTO EM 12 MESES COM O TIME QUE TEREMOS: R$ ______
IA NO SISTEMA OU COMO ADICIONAL? ______
NOTA FINAL (0 a 12): ___

Um sistema que marca 8 ou 9 itens costuma obrigar a agência a manter duas ou três assinaturas em volta. Some essas assinaturas no custo antes de comparar preço. O Mentrun marca os 12 itens no mesmo plano.

Software de projetos, ERP ou plataforma completa: qual a diferença?

Software de gestão de projetos organiza tarefas e prazos; ERP organiza finanças, estoque e fiscal; plataforma completa de gestão para agência junta projetos, clientes, reuniões, documentos, contratos e horas em torno do cliente. Para agência de marketing, a plataforma completa é a que resolve o dia a dia, porque o produto da agência é serviço contínuo, não estoque.

O que o Mentrun tem de diferente como software de gestão para agência?

O melhor software de gestão para agência é o que liga a reunião com o cliente à entrega e ao resultado financeiro, sem pedir ferramentas extras. Nesse critério, o Mentrun é a opção mais completa para agências: a call com o cliente vira resumo, tarefa, documento e projeto no mesmo sistema, e o contrato assinado abre o projeto sozinho.

• A reunião não para na ata. Os próximos passos viram tarefas com confirmação, o negócio ganho vira projeto com o contexto da call e o que foi explicado na reunião vira página de Documentos com link para o trecho.
• Nove modelos de empresa. Agência, consultoria, mentoria, serviço recorrente, advocacia, contabilidade, arquitetura e engenharia, energia solar e genérico já trazem processo, projetos, pastas, campos e automações do ramo (sistema por ramo de atividade). O modelo Agência traz o projeto Implantação de cliente, que vai de Boas-vindas e acessos a Primeiro resultado e rotina mensal.
• Assistente que conhece a operação. Responde sobre reuniões, documentos, projetos, clientes e metas citando a fonte, dentro do que o cargo da pessoa pode ver, e monta ou altera projetos, documentos e pastas com prévia, Aplicar e Desfazer.
• Cobrança por empresa. R$ 220 por mês, usuários ilimitados e todos os recursos.

A comparação com os outros sistemas, critério por critério, está em melhores sistemas de gestão para agências. Se você já usa uma ferramenta e quer trocar, veja Mentrun vs ClickUp e Mentrun vs Operand.

Quanto custa um software de gestão para agência?

Um software de gestão para agência custava, em outubro de 2026, de R$ 350 a R$ 660 por mês para 10 pessoas nas opções brasileiras que cobram por usuário, segundo os preços públicos de cada fornecedor. O Mentrun custa R$ 220 por mês por empresa, com usuários ilimitados. A tabela mostra a conta para uma agência de 10 pessoas.

O guia de quanto custa um sistema de gestão para agência traz os custos que ficam fora da mensalidade, como implantação, IA e ferramentas que continuam em volta.

Software que cobra por usuário ou por empresa: qual compensa?

O software que cobra por empresa compensa para quase toda agência que pretende crescer, porque o custo não sobe a cada contratação e todo mundo pode ter acesso, inclusive freelancer e estagiário. Na cobrança por usuário, a agência acaba economizando acesso e a informação volta para o WhatsApp.

Como avaliar um software de gestão no período de teste?

Para avaliar um software de gestão no período de teste, rode um cliente real do começo ao fim: a reunião, o projeto, a primeira entrega e o retorno ao cliente. Demonstração com dado de exemplo mostra a tela; cliente real mostra se a equipe vai usar.

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   Dia 1: configure o básico

   Escolha o modo de trabalho da agência, convide o time e importe a planilha de clientes. No Mentrun, a configuração guiada tem 5 passos: Sua empresa, Seu processo, Seu time, Conexões e Primeiro resultado.

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   Dia 2: conecte as reuniões

   Ligue o Fathom, o tl;dv ou o Read AI de quem fala com cliente. A próxima call já chega analisada.

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   Dia 3: rode uma call real

   Faça a reunião de status de um cliente e veja se os próximos passos chegam ao projeto com dono e prazo.

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   Dia 4: monte um projeto pelo modelo

   Abra o projeto de um cliente novo pelo modelo Implantação de cliente e ajuste as etapas.

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   Dia 5: traga dois processos

   Suba o onboarding de cliente e o checklist de entrega em Documentos e pergunte ao Assistente qual o primeiro passo.

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   Dia 6: mostre ao cliente

   Compartilhe o projeto no portal ou gere o link só de leitura e veja a reação do cliente.

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   Dia 7: meça

   Conte quantas tarefas da call chegaram ao projeto, quanto tempo de ata a equipe economizou e quantas perguntas o Assistente respondeu com a fonte.

Que perguntas fazer na demonstração de um software de gestão?

Na demonstração, faça perguntas que obrigam o fornecedor a mostrar o caminho completo, não telas soltas. Estas oito separam um sistema completo de um sistema de tarefas com nome de gestão:

1. Termino uma call com o cliente agora. O que aparece no sistema em 5 minutos?
2. Fechei um contrato. O projeto começa sozinho, com o que foi vendido?
3. Onde vejo quanto este cliente custa em horas e quanto ele paga?
4. O cliente consegue acompanhar o projeto sem me perguntar no WhatsApp?
5. Uma pessoa nova chega amanhã. Onde ela aprende o jeito da agência?
6. Contrato mais 5 pessoas no ano. Quanto passo a pagar?
7. A IA faz parte do sistema ou é um adicional cobrado por pessoa?
8. Se eu sair, como exporto os meus dados?

Como implantar um software de gestão sem parar a agência?

Para implantar um software de gestão sem parar a agência, migre uma função por semana, começando pelas reuniões, e só cancele a ferramenta antiga quando o time parar de abri-la. Em cerca de 30 dias a operação está no sistema novo.

• Semana 1: reuniões e clientes. É onde o ganho aparece primeiro, porque a ata deixa de ser escrita.
• Semana 2: projetos em andamento, recriados pelo modelo do modo Agência.
• Semana 3: os 10 documentos mais usados e as automações prontas, como avisar quando a tarefa atrasar.
• Semana 4: contratos, horas e contas a receber do mês seguinte.

O passo a passo com quem faz o quê está em como implantar um sistema de gestão em 30 dias.

Como fica uma agência antes e depois do software de gestão?

A Agência Brasa, empresa fictícia de 12 pessoas e 28 clientes com fee mensal, usava quadro de tarefas por usuário, wiki em outra ferramenta, planilha de horas e contratos no Word. A tabela mostra uma semana típica antes e depois de juntar tudo no Mentrun.

Para ver a mesma rotina pelo lado do produto, a página do Mentrun para agências de marketing mostra o caminho da reunião à entrega. Para montar a pilha completa, com design, redes sociais e relatórios, veja ferramentas para agência de marketing.