Política de retenção de documentos: tabela de temporalidade para copiar

Modelo de política de retenção de documentos para copiar

O modelo tem duas partes: as regras gerais e a tabela de temporalidade, com um tipo de documento por linha. Os prazos entre colchetes ficam em aberto de propósito. Cada um deve ser definido pela empresa com o jurídico e o contador, e a seção seguinte mostra onde está a lei que pesa em cada linha.

POLÍTICA DE RETENÇÃO E DESCARTE DE DOCUMENTOS · [nome da empresa]
Versão 1.0 · Vigência a partir de [data] · Dono: [nome e cargo] · Próxima revisão: [data, em até 12 meses]

1. OBJETIVO
Guardar o que a empresa precisa guardar, pelo tempo necessário, e descartar o resto com segurança e registro.

2. REGRAS GERAIS
a) Cada tipo de documento tem prazo, dono e forma de descarte na tabela abaixo.
b) O prazo conta de [marco: data do documento, fim do contrato, fim do projeto ou saída da pessoa].
c) Dado pessoal só é guardado enquanto for necessário para a finalidade ou para cumprir obrigação legal ou contratual.
d) Documento sob ordem de preservação (processo, fiscalização, disputa) não é descartado até a liberação do jurídico.
e) Cópia em pasta pessoal, e-mail ou ferramenta não aprovada não conta como guarda: o documento oficial fica no repositório da empresa.

3. TABELA DE TEMPORALIDADE
Tipo de documento | Prazo de guarda | Marco do prazo | Dono | Base do prazo | Descarte
Contrato com cliente | [prazo] | Fim do contrato | [cargo] | Lei e contrato | Apagar do repositório e do backup
Aditivo, aceite e aprovações | [prazo] | Fim do contrato | [cargo] | Prova do combinado | Apagar
Atas e decisões | [prazo] | Fim do projeto | [cargo] | Memória e prova | Apagar
Gravação em vídeo de reunião | [prazo curto] | Data da reunião | [cargo] | Finalidade | Apagar e registrar
Transcrição de reunião | [prazo] | Data da reunião | [cargo] | Finalidade | Apagar e registrar
Arquivos de trabalho do cliente | [prazo] | Entrega final | [cargo] | Contrato | Devolver ou apagar
Documentos fiscais e contábeis | [prazo, com o contador] | Fechamento do exercício | [cargo] | Lei | Apagar
Dados de candidatos a vaga | [prazo] | Fim do processo | [cargo] | Finalidade | Apagar
Dados de ex-funcionário | [prazo, com o jurídico] | Desligamento | [cargo] | Lei trabalhista | Apagar
Contato profissional de cliente | [prazo] | Último contato | [cargo] | Finalidade | Apagar ou anonimizar

4. DESCARTE
[Cargo] executa o descarte uma vez por [período], apaga do repositório, das cópias e do backup, e registra: data, tipo de documento, quantidade e quem executou. O registro do descarte é guardado por [prazo].

5. PEDIDO DE UM TITULAR
Pedido de eliminação de dados pessoais vai para [e-mail] e é analisado em [prazo]. Se a lei ou o contrato exigir a guarda, respondemos explicando o motivo e até quando.

6. REVISÃO
Esta política é revisada a cada 12 meses, quando a lei mudar e quando entrar um novo tipo de documento.

CIÊNCIA
Li e entendi a versão [número].   Nome: ____________   Cargo: ____________   Data: __/__/____

Como definir o prazo de cada tipo de documento?

Para cada linha da tabela, responda quatro perguntas na ordem: a lei obriga a guardar? O contrato obriga? Ainda preciso dele para a finalidade? Posso precisar dele para me defender? O prazo é o maior entre os que forem obrigatórios.

1. 1

   Lei

   Alguns documentos têm prazo próprio. Os livros e comprovantes fiscais, por exemplo, são conservados até a prescrição dos créditos tributários a que se referem, conforme o art. 195 do Código Tributário Nacional. Confirme com o seu contador.

2. 2

   Contrato

   O contrato com o cliente pode pedir devolução, eliminação ou guarda dos arquivos ao fim do serviço. Leia a cláusula antes de fixar o prazo.

3. 3

   Finalidade

   Para dado pessoal, a LGPD manda encerrar o tratamento quando a finalidade é alcançada (art. 15) e eliminar os dados depois, salvo as hipóteses de conservação do art. 16, como o cumprimento de obrigação legal. O texto está na Lei 13.709/2018.

4. 4

   Defesa

   Para guardar prova de um combinado, considere os prazos de prescrição do Código Civil, como o prazo geral de dez anos do art. 205 e o de cinco anos do art. 206, §5º, I, para a cobrança de dívida líquida constante de instrumento público ou particular. Escolha o prazo com o jurídico.

Como fica a tabela preenchida em uma agência?

Exemplo da Agência Pomar, empresa fictícia de 30 pessoas. Os prazos abaixo ilustram o formato e não são recomendação: o prazo de cada linha precisa ser confirmado com o jurídico e o contador da sua empresa.

TABELA DE TEMPORALIDADE · AGÊNCIA POMAR (fictícia) · versão 1.0 · dono geral: Helena Duarte (sócia de operações)

Contrato com cliente | 5 anos | Fim do contrato | Financeiro | Lei e contrato | Apagar do repositório e do backup
Aditivo, aceite e aprovações | 5 anos | Fim do contrato | Gerente de projeto | Prova do combinado | Apagar
Atas e decisões | 3 anos | Fim do projeto | Gerente de projeto | Memória e prova | Apagar
Gravação em vídeo de reunião | 90 dias | Data da reunião | Gerente de projeto | Finalidade | Apagar e registrar
Transcrição de reunião | 1 ano | Data da reunião | Gerente de projeto | Finalidade | Apagar e registrar
Arquivos de trabalho do cliente | 6 meses | Entrega final | Gerente de contas | Contrato | Devolver ao cliente e apagar
Documentos fiscais e contábeis | prazo definido pelo contador | Fechamento do exercício | Financeiro | Lei | Apagar
Dados de candidatos a vaga | 6 meses | Fim do processo | RH | Finalidade | Apagar
Contato profissional de cliente | 2 anos | Último contato | Gerente de contas | Finalidade | Apagar ou anonimizar

DESCARTE: toda primeira segunda-feira do trimestre, Helena apaga o que venceu e registra data, tipo, quantidade e responsável.

Duas decisões da Pomar valem de modelo. A gravação em vídeo guarda menos que a transcrição, porque a ata e o resumo já carregam o que importa. E os arquivos do cliente têm prazo curto e destino claro: devolver e apagar, no encerramento, como sugere o checklist de offboarding de cliente.

O que a fiscalização da ANPD tem a ver com a sua tabela?

A ANPD, que fiscaliza a LGPD, tem em consulta pública até 26 de outubro de 2026 a revisão do seu regulamento de fiscalização, a Resolução CD/ANPD nº 1/2021, na plataforma Brasil Participativo. A consulta foi aberta em setembro de 2026.

Para uma empresa de serviço, o que muda na prática é pouco e útil: a tabela de temporalidade, o registro de descarte e o dono de cada documento são o que se mostra primeiro quando alguém pergunta o que a empresa guarda e por quê. Tê-los prontos poupa dias de correria.

Como descartar com segurança e deixar registro?

Descartar é apagar de todos os lugares, e não só do repositório principal. Faça o descarte em data fixa, apague as cópias e o backup, e registre o que saiu. Sem registro, na hora de comprovar o descarte só resta a palavra de alguém.

• Data fixa: um dia por trimestre, no calendário do dono, e não “quando sobrar tempo”.
• Todos os lugares: pasta compartilhada, e-mail, ferramentas de reunião, notebooks e backup.
• Registro: data, tipo, quantidade, quem apagou e a regra da tabela usada.
• Exceção por ordem de preservação: se há processo ou fiscalização, o jurídico libera antes.
• Dado anonimizado: o art. 16, IV, da LGPD permite conservar dados anonimizados para uso exclusivo da empresa, sem acesso de terceiros. Confirme com o jurídico.

Como aplicar a política de retenção no Mentrun?

No Mentrun, o prazo das transcrições é uma configuração, e não só uma regra escrita. Em Empresa › Dados e privacidade, o campo Guardar transcrições por oferece 3 meses, 6 meses, 1 ano, 2 anos ou 5 anos. Depois do prazo o texto das calls é apagado, e análises, notas e resumos continuam.

• Lixeira: em Empresa › Lixeira, o que foi excluído fica por 30 dias e pode ser restaurado, inclusive pastas e documentos. Depois disso, some de vez.
• Histórico de atividades: registra quem mudou o quê, com o antes e o depois, e ninguém apaga. Serve de trilha do descarte feito dentro do sistema.
• Exportação e exclusão: na mesma tela de Dados e privacidade, a empresa exporta todos os dados e pede a exclusão da conta, apagada depois de 30 dias, com prazo para desistir.
• Leitura da política: guarde esta política em Documentos e peça a leitura obrigatória com Confirmar que li. A confirmação é pedida de novo quando o texto muda.

Quais erros mais comuns em retenção e como corrigir?

Os erros costumam estar na distância entre a tabela e a prática. A tabela está certa e ninguém executa, ou a prática existe e ninguém sabe explicar por quê.

• Guardar tudo para sempre. O custo é risco: quanto mais dado pessoal guardado, maior o estrago de um vazamento. Fixe prazo para cada linha.
• Prazo igual para tudo. Gravação, ata e contrato têm finalidades diferentes. Use a tabela, e não um número único.
• Descartar sem olhar o contrato. Uma cláusula pode exigir guarda. Leia antes de apagar.
• Esquecer o backup e a cópia pessoal. O descarte vale para todos os lugares. Combine isso no controle de documentos e na organização de arquivos.
• Tabela sem dono. Sem nome ao lado de cada linha, o descarte nunca acontece. Escreva o cargo e a data da próxima execução.