IA nas videochamadas em 2026: o que mudou no Teams e no Meet e o que decidir

A Consultoria Farol (empresa fictícia) faz reunião com cliente no Meet, no Teams e, uma vez por semana, no Zoom, conforme a preferência de cada empresa atendida. Em outubro, a sócia responsável perguntou quem decide, em cada plataforma, se a IA entra na reunião, e onde fica o que ela escreve. Ninguém soube responder as três plataformas de uma vez.

O que mudou no Meet, no Teams e no Zoom em setembro e outubro de 2026?

No Meet, duas mudanças: a anotação automática pode ligar só em reuniões com três ou mais pessoas, e a tela pós-reunião sugere próximos passos. No Teams, um controle dentro da reunião liga e desliga a IA. Para o Zoom, não há novidade confirmada em fonte oficial até 21 de outubro de 2026.

• Meet, 29 de setembro de 2026. Entraram em vigor novas configurações do “Take notes for me”: administradores e usuários podem anotar só reuniões com três ou mais pessoas. A opção vem ligada por padrão nos planos Business Standard e Business Plus.
• Meet, 12 de outubro de 2026. A tela pós-reunião ganhou “Próximos passos”: o Gemini sugere um rascunho de e-mail de acompanhamento no Gmail e itens de ação no Google Tasks. Exige a anotação ligada e pode ser desligada pelo administrador. O detalhe está em anotações do Gemini no Meet.
• Teams, controle Meeting AI. O aviso MC1319216 do Message Center da Microsoft, publicado em 22 de maio de 2026 e revisado depois, descreve um controle dentro da reunião que liga e desliga o Copilot da Microsoft, o Facilitator e o recap. A liberação é gradual e as datas mudaram, então confira no Message Center do seu tenant se já chegou.
• Zoom. Não relatamos anúncio de outubro porque não conseguimos confirmá-lo numa fonte oficial. O que vale para as outras plataformas vale aqui: veja as opções da conta e a política abaixo. O guia de transcrição no Zoom traz o passo a passo.

Quem liga a IA e onde fica o registro em cada plataforma?

O que muda de uma plataforma para outra é quem pode ligar a IA e onde o texto gerado fica guardado. A tabela reúne o que a documentação e os anúncios dizem. O padrão varia com a licença, a unidade e as regras do administrador.

Duas observações do aviso da Microsoft merecem atenção. Ligar o Meeting AI liga também a transcrição e o recap, e iniciar a transcrição liga o Meeting AI. Além disso, um indicador de status mostra aos participantes que a IA está ativa. Para manter uma reunião sem IA, os dois ficam desligados.

Quem deve controlar a IA nas reuniões com cliente?

Quem organiza a reunião controla a IA, dentro de uma política que a empresa escreveu antes. Deixar a decisão para o padrão da plataforma faz a IA entrar em reunião em que ninguém a quis, e deixar para cada pessoa cria dez regras diferentes. A política curta resolve os dois problemas.

Em reunião com cliente, o consentimento vem primeiro. A página de gravação de reunião e LGPD detalha o que cada situação exige, e o termo de consentimento traz a frase de abertura que registra a concordância.

POLÍTICA DE IA EM REUNIÕES | [empresa] | versão [data] | dono: [nome]

1. REUNIÃO INTERNA: a IA pode anotar e transcrever. O convite avisa.
2. REUNIÃO COM CLIENTE: a IA só entra com o consentimento de todos, dito na abertura e registrado na ata ou no chat.
3. SEM IA: seleção de pessoas, conversa individual sobre desempenho e assuntos jurídicos, de saúde ou de remuneração.
4. QUEM LIGA: o organizador da reunião. Ninguém coloca ferramenta externa na sala sem avisar os participantes.
5. ONDE FICA: só nas contas da empresa ([plataforma 1], [plataforma 2]). Nada em conta pessoal.
6. REVISÃO: o resumo de IA é rascunho. Quem organiza confere nomes, números e datas antes de circular.
7. COMBINADO: cada combinado vira tarefa com dono e prazo, no projeto do cliente, em até 1 dia útil.
8. RETENÇÃO: guardar por [N] dias; apagar a pedido do cliente; responsável: [nome].

REVISÃO DESTA POLÍTICA: a cada [trimestre] ou quando a plataforma mudar o padrão.

Onde fica o registro da reunião e por quanto tempo?

O registro da plataforma é um rascunho: fica na conta de quem organizou, segue a retenção do administrador e some junto com o acesso da pessoa. O registro da operação é outro: a tarefa, a decisão e o prazo dentro do projeto do cliente. Os dois precisam existir, e só o segundo sobrevive à troca de equipe.

Na prática, defina dois prazos. Quanto tempo a anotação da plataforma fica guardada, de acordo com a retenção da empresa, e em quanto tempo o combinado precisa estar no projeto. O segundo prazo, de um dia útil, é o que evita o combinado se perder entre uma reunião e outra.

O que fazer com o combinado depois que a IA anotou?

Leve cada combinado para o lugar onde o trabalho acontece, com dono e prazo. A anotação da videochamada é a fonte, e a tarefa no projeto do cliente é o destino. O guia como transformar reunião em tarefas mostra o caminho com e sem IA.

Quais erros aparecem quando a IA entra na reunião sem política?

Os erros mais comuns vêm do padrão da plataforma e da falta de aviso. Todos têm correção barata e se resolvem com a política de oito regras, um ajuste no console e uma frase de abertura. O custo de não corrigir é uma reunião de cliente com IA que o cliente não aprovou.

• Transcrição ligada junto com a IA. No Teams, ligar o Meeting AI liga a transcrição. Confira o que o seu tenant faz por padrão.
• Plano diferente por pessoa. Quem tem outra licença vê outro controle. Padronize a política, não o botão.
• Resumo enviado sem leitura. O e-mail de acompanhamento gerado pela IA é rascunho.
• Cada plataforma com uma regra. Uma política única para Meet, Teams e Zoom é mais simples de cobrar.