Ata de reunião presencial com IA: como gravar no celular e ter a ata pronta

Reunião presencial é onde mais se perde combinado. Não tem botão de gravar da plataforma de vídeo, ninguém quer ficar digitando na frente do cliente e, no carro de volta, metade do que foi decidido já virou lembrança vaga. Este guia mostra o caminho mais curto entre a mesa de reunião e uma ata revisada, com tarefas no projeto certo.

O que é ata de reunião presencial com IA?

É a ata escrita a partir da gravação de uma reunião feita no mesmo lugar físico, como a visita ao cliente, a reunião no escritório ou a vistoria em obra. O celular grava, a IA transcreve e organiza decisões, responsáveis e prazos, e uma pessoa revisa antes de enviar.

Serve a qualquer empresa de serviço que recebe ou visita clientes: escritórios de advocacia, contabilidade, engenharia e arquitetura, consultorias, agências e empresas de energia solar. A diferença para a reunião online é só a entrada. Depois que o texto existe, o caminho é o mesmo descrito no guia de transcrição de reunião.

O que você precisa para começar?

Um celular com gravador de voz, a autorização dos participantes e uma conta no Mentrun. Nada de microfone especial nem aplicativo pago: o gravador que já vem no aparelho resolve a maioria das reuniões de mesa.

Como fazer a ata de uma reunião presencial com IA, passo a passo?

São seis passos, do aviso no começo da reunião à ata guardada no projeto. Os três primeiros acontecem na sala; os outros três levam uns 10 minutos no computador ou no próprio celular.

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   1. Avise e comece a gravar

   Antes da pauta, diga que a conversa será gravada para fazer a ata e pergunte se todos concordam. Se alguém recusar, anote à mão. O texto do aviso está no termo de consentimento para gravação.

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   2. Fale os nomes e feche os combinados em voz alta

   No começo, cada pessoa diz o nome e a empresa. No fim, quem conduz repete o que ficou decidido: quem faz o quê e até quando. É esse trecho que vira próximo passo na análise.

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   3. Pare a gravação e guarde o arquivo

   Dê ao arquivo o nome do cliente e a data. O Mentrun aceita áudio em mp3, m4a, wav, webm ou mp4, os formatos que os gravadores de celular costumam gerar.

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   4. Envie em Reuniões › Enviar transcrição

   Toque em Enviar arquivo ou áudio e escolha a gravação. A IA transcreve e o texto aparece na caixa Transcrição. Preencha Título, Data e hora da call, os Participantes (um por linha) e, em Ligar a cliente ou projeto, o destino certo. O áudio não fica guardado.

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   5. Confira o texto e toque em Enviar para análise

   Antes de enviar, corrija na caixa nomes próprios, valores e prazos. Em cerca de 1 a 2 minutos a reunião aparece analisada, com o resumo e o bloco Depois da reunião, que traz próximos passos e pendências.

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   6. Gere a ata e distribua as tarefas

   Em Documentos, crie um documento do tipo Ata/decisão, digite /ia, escolha Reunião e selecione a reunião: sai a ata com decisões e próximos passos, que você confere na prévia. Nos próximos passos, Virar tarefa cria a tarefa com responsável e prazo.

Qual modelo de ata usar na reunião presencial?

Use uma ata curta com local, presentes, decisões e próximos passos com dono e prazo. O modelo abaixo já tem o campo do aviso de gravação e o espaço para o que foi visto no local, que costuma faltar nas atas de visita.

ATA DE REUNIÃO PRESENCIAL
Cliente: ________   Projeto: ________
Data: __/__/____   Início: __h__   Fim: __h__
Local: ________ (escritório do cliente / nosso escritório / obra / outro)
Presentes (nome, empresa e papel):
- ________
- ________
Aviso de gravação: [ ] feito no início  [ ] todos concordaram  [ ] alguém recusou (anotação à mão)

1. OBJETIVO DA REUNIÃO
________

2. O QUE FOI VISTO NO LOCAL (visita, vistoria, documentos mostrados)
________

3. DECISÕES
D1. ________ (quem decidiu: ________)
D2. ________

4. PRÓXIMOS PASSOS
| O quê | Responsável | Prazo |
| ________ | ________ | __/__ |
| ________ | ________ | __/__ |

5. PENDÊNCIAS DO CLIENTE
- ________ (até __/__)

6. PRÓXIMA REUNIÃO
Data: __/__   Local ou link: ________

Revisado por: ________   Enviado ao cliente em: __/__

Para outros formatos, veja o modelo de ata de reunião e a ata de reunião com cliente, que funciona bem nos encontros semanais.

Como fica na prática numa visita ao cliente?

A Solaris Engenharia Solar (fictícia) faz a visita técnica na casa do cliente antes do projeto. O engenheiro grava a conversa de 40 minutos no celular, do levantamento do telhado às dúvidas sobre o prazo, e envia o áudio do carro mesmo.

• Na volta ao escritório: a reunião já está no projeto do cliente, com o resumo e quatro próximos passos, entre eles “enviar o projeto revisado até sexta” e “pedir a conta de luz dos últimos 12 meses”.
• Tarefas: o coordenador toca em Virar tarefa em cada passo e ajusta os responsáveis. Com a automação “Transformar os próximos passos da reunião em tarefas” ligada, isso acontece sozinho.
• Ata: a assistente cria a ata em Documentos com o /ia, completa o campo do que foi visto no local e guarda na pasta do projeto.
• Relatório da visita: o que é laudo técnico segue o formato do relatório de visita técnica.

Preciso pedir autorização para gravar a reunião presencial?

Sim, avise e registre. A gravação guarda a voz e as palavras de outras pessoas, e a empresa que grava é responsável por informar os participantes. Faça o aviso no começo, com a gravação ligada, para a própria resposta ficar registrada.

As bases legais e o texto do aviso estão em gravação de reunião e LGPD. Na dúvida, ou quando o cliente pedir, não grave: escreva as anotações e envie o texto na mesma tela, colando na caixa Transcrição.

Quais erros estragam a ata de reunião presencial?

Quase todos acontecem na sala, e não na IA: áudio ruim, nomes que ninguém disse e combinados que ficaram no ar. Corrigir isso na hora custa segundos; corrigir na ata custa uma ligação ao cliente.

1. Celular no bolso ou longe da mesa: quem está do outro lado some da transcrição.
2. Ninguém fala o nome: a ata fica com falas sem autor e decisões sem dono.
3. Fechar sem repetir os combinados: a IA só lista o que foi dito; prazo subentendido não vira próximo passo.
4. Enviar sem conferir: nome de cliente, valor e data são onde a transcrição mais erra.
5. Ata sem destino: sem ligar ao cliente ou projeto, a reunião fica solta. Use Ligar a cliente ou projeto ou, depois, Vincular.

Qual checklist seguir no dia da reunião?

Imprima ou deixe no celular. São dez itens que cabem numa reunião de uma hora e ajudam a ter a ata no mesmo dia.

ANTES
[ ] Celular carregado, com espaço e em não perturbe
[ ] Cliente e projeto da reunião definidos

NA SALA
[ ] Aviso de gravação feito e resposta registrada
[ ] Cada pessoa falou nome e empresa
[ ] Celular no centro da mesa
[ ] Combinados repetidos no fim: o quê, quem e até quando

DEPOIS (NO MESMO DIA)
[ ] Áudio enviado em Reuniões › Enviar transcrição, ligado ao cliente ou projeto
[ ] Nomes, valores e prazos conferidos antes de Enviar para análise
[ ] Próximos passos viraram tarefas
[ ] Ata gerada com /ia, revisada e guardada em Documentos

Quanto custa e como testar com uma reunião sua?

O Mentrun custa R$ 220 por mês por empresa, com usuários ilimitados e todos os recursos incluídos; no semestral ou no anual, R$ 183,33 por mês. O teste dura 7 dias e não pede cartão: grave a próxima reunião presencial e envie o áudio.

O panorama do que acontece com cada reunião, presencial ou online, está em ata de reunião com IA, e o passo seguinte, em como transformar reunião em tarefas.