Transcrição de reunião: como obter em cada plataforma e o que fazer com o texto

A transcrição é a parte fácil. O difícil é o que acontece com ela: um arquivo .docx esquecido numa pasta não muda o trabalho de ninguém. A reunião só rende quando o texto vira resumo, tarefa com dono e prazo, ata para o cliente e, em muitas equipes, um aprendizado para a próxima conversa.

Este guia é o ponto de partida. Ele diz como obter o texto em cada tipo de reunião, aponta a página que explica o passo a passo de cada plataforma e mostra o que fazer depois. O passo a passo do Teams, do Zoom e do Meet fica nas páginas próprias, linkadas abaixo.

O que é a transcrição de reunião e para que ela serve?

É o registro escrito do que foi dito, em ordem, com o nome de quem falou e o minuto. Ela serve de base para tudo o que vem depois da call e dispensa a anotação à mão, que perde detalhes justamente quando a conversa esquenta.

• Registro fiel: o que o cliente pediu, com as palavras dele, para tirar a dúvida sem depender da memória.
• Base do resumo e da ata: decisões, responsáveis e prazos saem do texto, e não da lembrança de quem anotou.
• Busca: achar a reunião em que alguém falou de um prazo ou de um valor.
• Medida da conversa: quanto o time falou, quantas perguntas fez e onde estão as objeções.

Como obter a transcrição em cada tipo de reunião?

Depende de onde a reunião acontece e de quem a organiza. As três plataformas de vídeo têm transcrição própria, com regras de plano e de permissão, e um gravador como o Fathom funciona nas três. A tabela resume o caminho e leva ao guia de cada uma.

Qual a diferença entre transcrição, resumo e ata?

A transcrição é tudo o que foi dito. O resumo é o que importou, em poucas linhas. A ata é o registro formal, com decisões, responsáveis e prazos, que alguém aprova e envia. Cada um serve a um leitor diferente, e os três saem do mesmo texto.

O resumo com IA tem um guia próprio em como resumir reunião com IA, e o formato da ata está no modelo de ata de reunião.

Como conferir a transcrição antes de usar?

Leia o começo, o fim e os trechos com número, nome ou prazo. A transcrição automática erra em nomes próprios, siglas e valores, e é justamente aí que o erro machuca. Dois minutos de conferência valem mais que uma ata inteira refeita depois.

1. Quem falou: os nomes batem com os participantes? Texto com “Falante A” e “Falante B” perde a medida da conversa.
2. Números e datas: valores, prazos e quantidades estão como foram ditos?
3. Nomes próprios e siglas: cliente, produto e termos técnicos estão escritos certo?
4. Trechos truncados: falas cortadas ou repetidas por ruído de conexão foram marcadas?
5. Começo e fim: a transcrição cobre a reunião inteira, sem faltar o fechamento com os combinados?

TRANSCRIÇÃO DE REUNIÃO
Título: ______   Data e hora: ______   Local: ______
Participantes (nome e empresa), um por linha:
Ana Souza (Consultoria)
Carlos Lima (Cliente)

TEXTO (uma fala por linha, com o minuto e o nome de quem falou)
[00:01] Ana: Bom dia, Carlos. A pauta de hoje tem três pontos: prazo, escopo e valores.
[00:09] Carlos: Bom dia. Antes, preciso dizer que o prazo mudou para o dia 15.
[00:20] Ana: Anotado. Então a entrega do relatório vai para o dia 15, e eu envio a nova proposta até sexta.

CONFERÊNCIA (2 MINUTOS)
[ ] Os nomes de quem falou estão certos
[ ] Valores, datas e prazos conferem com o que foi dito
[ ] Nomes de pessoas, empresas e produtos estão escritos certo
[ ] Os combinados do fim da reunião estão no texto
[ ] Todos os participantes foram avisados de que a conversa seria registrada

Como enviar a transcrição ao Mentrun?

Com o Fathom conectado, a reunião chega sozinha. Sem ele, o caminho é Reuniões › Enviar transcrição, onde você informa os dados da call e envia o texto. O Mentrun não grava reunião: ele começa quando a conversa já existe em texto.

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   Conecte o Fathom, se a equipe grava com ele

   Cada pessoa conecta a própria conta em Empresa › Integrações. Depois disso, toda call gravada chega sozinha, com o vídeo no topo da reunião.

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   Ou abra Reuniões › Enviar transcrição

   Dê um título, informe a data e a hora da call e, se quiser, os participantes, um por linha, com o nome e o e-mail de cada um.

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   Cole o texto ou envie o arquivo

   O arquivo pode ser .txt, .vtt, .srt, .docx ou .pdf. Sem uma call à mão, use a opção de uma call de exemplo, uma conversa fictícia que dá para apagar depois.

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   Toque em Enviar para análise

   A reunião entra na fila e, em poucos minutos, aparece analisada. Nada vira tarefa sem o toque de uma pessoa.

O que fazer depois da transcrição?

Dê um destino ao texto no mesmo dia. No Mentrun, a análise da reunião devolve resumo, nota, objeções e próximos passos, e daí o combinado segue para tarefa, ata, cliente e treino. A tabela mostra o que sai de cada destino e onde fica.

O panorama do que o Mentrun faz com a reunião está em ata de reunião com IA, e a escolha do gravador, em integração com o Fathom. Para entender o papel de cada peça, leia também assistente de reunião com IA.

Preciso avisar os participantes que a reunião será transcrita?

Sim. A empresa que registra a conversa é responsável por informar os participantes, e a transcrição guarda as palavras de outras pessoas. Avise no convite ou no início da reunião e registre a resposta. O assunto tem página própria em gravar reunião com cliente e a LGPD.

CHECKLIST DA TRANSCRIÇÃO DE REUNIÃO

ANTES
[ ] Defini quem organiza a reunião e qual caminho gera o texto (plataforma ou gravador)
[ ] Avisei os participantes, no convite ou por e-mail, que a conversa será registrada
[ ] Registrei a resposta de quem tem restrição

DURANTE
[ ] A gravação ou a transcrição está ligada (conferi no início)
[ ] Disse o nome dos participantes no começo, para o texto identificar quem fala
[ ] Repeti os combinados no fim: quem faz o quê e até quando

DEPOIS (NO MESMO DIA)
[ ] Conferi nomes, números e prazos no texto
[ ] Enviei ao Mentrun (Fathom ou Reuniões › Enviar transcrição)
[ ] Revisei os próximos passos e toquei em Virar tarefa nos que valem
[ ] Mandei o follow-up ao cliente
[ ] Guardei a ata em Documentos

Quanto custa e como testar com uma reunião sua?

O Mentrun custa R$ 220 por mês por empresa, com usuários ilimitados e todos os recursos; no semestral e no anual, R$ 183,33 por mês. O teste dura 7 dias, sem cartão. Para ver a análise de uma reunião sua, conecte o Fathom ou envie uma transcrição.