Contratar sistema de gestão: o que conferir, quanto custa e como começar

Este guia é para quem já decidiu ter um sistema e está na etapa de contratar. Se você ainda compara opções, comece pelos critérios para escolher um sistema de gestão. Se quer um roteiro para os dias de avaliação, use o plano para testar um sistema antes de contratar. Aqui o assunto é a assinatura: o que perguntar, o que conferir e como é contratar o Mentrun.

O que conferir antes de contratar um sistema de gestão?

Confira seis pontos antes de assinar: como o preço é cobrado, o que está incluído, se há taxa de implantação, se há fidelidade, como os dados saem se você cancelar e quem do time acessa o quê. São esses pontos que mudam o custo real em 12 meses, e nem sempre aparecem na demonstração.

• Cobrança: por empresa ou por pessoa. Com cobrança por pessoa, cada contratação nova aumenta a conta.
• O que está incluído: se áreas como horas, contratos ou portal do cliente vêm no plano ou são vendidas à parte.
• Implantação: se existe taxa para começar e quem faz a configuração.
• Fidelidade: se o plano mensal prende você por um prazo ou se dá para sair no fim do mês.
• Saída: se você exporta tudo sozinho, inclusive os arquivos, sem depender do suporte.
• Acesso: se cada pessoa vê só o que o cargo dela permite e se há verificação em duas etapas.

CHECKLIST DE CONTRATAÇÃO DE SISTEMA DE GESTÃO
Sistema avaliado: ______________________   Data: ____/____/____
Quem decide: ______________________   Quem vai cuidar da implantação: ______________________

1. PREÇO
[ ] Cobra por empresa ou por pessoa?
[ ] Quanto fica com o time que teremos daqui a 12 meses? R$ ________ por mês
[ ] O que está no plano e o que é cobrado à parte (módulos, armazenamento, suporte)?
[ ] Tem taxa de implantação? R$ ________
[ ] Tem desconto no pagamento semestral ou anual? O que vem junto?

2. CONTRATO
[ ] O plano mensal tem fidelidade ou multa de saída?
[ ] Como cancelo e até quando o sistema funciona depois de cancelar?
[ ] Quais formas de pagamento aceita (cartão, Pix, boleto)?

3. DADOS
[ ] Consigo exportar tudo sozinho, inclusive os arquivos?
[ ] Cada empresa e cada pessoa vê só o que pode ver?
[ ] Tem verificação em duas etapas e backup?
[ ] Os dados da empresa são usados para treinar IA?

4. COMEÇO
[ ] Tem teste grátis sem cartão? Quantos dias?
[ ] Vem com estrutura pronta para o meu ramo (processo, projetos, pastas, campos)?
[ ] Tem empresa de exemplo para ver o sistema cheio antes de usar meus dados?
[ ] Em quanto tempo sai a primeira entrega real (reunião, projeto ou documento)?

5. SUPORTE
[ ] Suporte em português, por qual canal?
[ ] Tem guia e ajuda dentro do próprio sistema?

DECISÃO
[ ] Assinar   [ ] Testar mais ___ dias   [ ] Descartar
Motivo: ____________________________________________

Quanto custa o Mentrun?

O Mentrun custa R$ 220 por mês por empresa, com usuários ilimitados e todos os módulos: reuniões com IA, documentos, projetos, controle de horas, contratos, financeiro, automações, portal do cliente e contratação. Não há taxa de implantação nem cobrança por pessoa. No semestral e no anual, sai por R$ 183,33 por mês; o anual traz 2 horas de consultoria.

Como é a contratação do Mentrun, passo a passo?

A contratação começa pelo teste: você cria a conta, usa o sistema por 7 dias com todos os módulos liberados e só então escolhe o período e a forma de pagamento. Não há proposta para negociar nem contrato de implantação. O que você monta no teste continua lá depois de assinar.

1. 1

   Crie a conta

   Em criar a conta grátis, com o e-mail da empresa. Leva menos de um minuto e não pede cartão.

2. 2

   Siga a configuração guiada

   Escolha o modelo do seu ramo (Agência, Consultoria, Mentoria, Serviço recorrente, Advocacia, Contabilidade, Arquitetura e engenharia, Energia solar ou Genérico) ou toque em Começar do zero.

3. 3

   Teste por 7 dias

   Use com um cliente de verdade. Para ver o sistema cheio antes, toque em Explorar com dados de exemplo.

4. 4

   Assine

   Em Assinatura, toque em Assinar, escolha mensal, semestral ou anual e a forma de pagamento.

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   Pronto

   A Assinatura confirma sozinha em instantes e o Dono recebe o e-mail de assinatura ativa. Nada do que foi criado no teste se perde.

Mensal, semestral ou anual: qual escolher?

Escolha o mensal, de R$ 220 por mês, para começar sem compromisso, já que ele não tem fidelidade. O semestral e o anual saem por R$ 183,33 por mês e servem a quem já testou. O anual traz ainda 2 horas de consultoria para usar o sistema todo, útil para quem vai trazer várias áreas de uma vez.

O que já vem pronto quando você assina?

Você não começa com telas vazias. O modelo do seu ramo traz o processo de venda, o modelo de projeto com etapas e tarefas, as pastas que todo projeto já nasce com, campos do cadastro e cargos. Tudo continua editável, e aplicar outro modelo depois só acrescenta o que falta.

• Empresa de exemplo do seu ramo: reuniões analisadas, projetos em etapas diferentes e documentos, separada da sua empresa.
• Modelos de contrato: prestação de serviços (projeto fechado), serviço mensal, termo de confidencialidade, aditivo e proposta comercial.
• Modelos de documento e de automação: os gerais e os do seu ramo, com prévia antes de usar.
• 9 cargos prontos: do Dono ao Leitor, com o que cada um vê e faz já definido.
• Guia e Ajuda do Mentrun: o passo a passo de cada tela e respostas na hora, com o link do artigo.

Quanto tempo leva para o Mentrun rodar?

A primeira reunião analisada sai em cerca de 30 minutos, seguindo o passo a passo do primeiro dia do Guia: ver a empresa de exemplo, enviar uma transcrição e transformar os próximos passos em tarefas. Colocar a operação inteira no sistema leva algumas semanas, uma área por vez, como no plano de implantação em 30 dias.

Para encurtar a configuração, conte ao Assistente como a empresa trabalha: ele sabe em que tela você está e prepara nomes, campos, pastas e modelos de projeto com prévia, Aplicar e Desfazer. Quem usa o Claude ou o ChatGPT pode conectá-lo ao Mentrun e pedir o mesmo pela conversa.

Preciso trocar o que já uso?

Não de uma vez. O caminho mais seguro é marcar uma data de virada, levar só o que está em andamento e deixar a ferramenta antiga para consulta por algumas semanas. Vindo de outro sistema, siga o roteiro para migrar de sistema de gestão. Vindo de planilhas, veja como trocar a planilha por um sistema.

Teste grátis ou demonstração: por onde começar?

Comece pelo teste se você prefere explorar sozinho: 7 dias, sem cartão, com todos os módulos. Peça a demonstração com a equipe se quer ver o Mentrun montado para o seu cenário antes de mexer em dados. O Copilot de vendas também faz parte do plano.