Migrar de sistema de gestão: o que levar, em que ordem e como rodar em paralelo

Este roteiro é para quem já usa uma ferramenta de projetos, um conjunto de planilhas ou pastas de documentos e decidiu trazer a operação para o Mentrun. Ele trata dos dados: o que levar, em que ordem e como conferir. A adoção pelo time, semana a semana, está no plano para implantar sistema de gestão em 30 dias.

O que levar para o sistema novo e o que deixar?

Leve o que ainda vai mudar e guarde como arquivo o que já terminou. Projeto concluído, tarefa fechada e lançamento pago não precisam virar registro novo: exporte da ferramenta antiga e guarde o arquivo na pasta do cliente. Assim a migração fica menor e o sistema novo começa limpo.

Em que ordem migrar os dados?

Siga a ordem das ligações: primeiro a estrutura, depois os clientes, depois os projetos e as tarefas, que pertencem aos clientes, e por último documentos, financeiro e reuniões. Assim cada item já nasce ligado ao cliente e ao projeto certos, sem o trabalho de vincular depois.

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   Estrutura

   Na configuração guiada, escolha o modelo do seu ramo. Ajuste o modelo de projeto em Empresa › Processo › Modelo de projeto e os campos em Empresa › Campos personalizados, ou conte ao Assistente como a empresa trabalha e confira a prévia.

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   Clientes

   Exporte a lista da ferramenta antiga em CSV e use Clientes › Importar planilha. Baixar modelo mostra as colunas: Cliente, Contato, E-mail, Telefone, Responsável, Segmento e Anotação. A prévia separa novos, já existentes, repetidos e com erro; o repetido não entra duas vezes.

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   Projetos e tarefas

   Para cada projeto em andamento, use Projetos › Novo projeto a partir do modelo, avance até a etapa atual e ajuste prazos. Crie as tarefas abertas com responsável e prazo. Com muitos projetos, peça ao Assistente ou ao Claude conectado.

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   Documentos

   Em Documentos, abra a pasta do cliente ou do projeto e use Enviar arquivo para contratos e entregas. Processos internos ganham documento novo, do tipo Processo ou Procedimento.

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   Financeiro

   Em Financeiro, crie um Novo lançamento para cada conta em aberto e marque Repete todo mês nas fixas. O Assistente também prepara os lançamentos a partir de uma lista colada na conversa.

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   Reuniões e horas

   Em Reuniões, use Enviar transcrição para as últimas calls dos clientes ativos e conecte o gravador de cada pessoa (Fathom, tl;dv ou Read AI). As horas passam a sair do cronômetro da tarefa a partir da virada.

Como o Claude ajuda a migrar os dados?

Conecte o Claude ou o ChatGPT ao Mentrun em Empresa › Conectar outros apps, mande no chat o arquivo exportado da ferramenta antiga e peça para criar os registros. Ele cria pelo seu acesso, com as permissões do seu cargo, e tudo fica registrado em seu nome no Mentrun.

• Clientes, com os campos personalizados da empresa preenchidos.
• Projetos pelo modelo de projeto, e tarefas com responsável, prazo, etapa e estimativa.
• Pastas, documentos e fluxogramas, além do envio de arquivos para as pastas.
• Reuniões a partir da transcrição em texto, que entram na análise da IA.
• Lembretes e horas recentes.
• A estrutura da empresa: nomes do sistema, menu, campos, modelos de projeto e pastas, com prévia, confirmação e opção de desfazer.

Antes de um lote grande, peça ao Claude para listar o que já existe no Mentrun e mostrar o que vai criar; confirme e só então ele grava. Os lançamentos do Financeiro entram pela tela ou pelo Assistente. O passo a passo da conexão está em Claude e ChatGPT conectados por MCP.

Como rodar os dois sistemas em paralelo sem confusão?

Marque uma data de virada e uma regra simples: a partir dela, tudo o que é novo nasce no Mentrun e a ferramenta antiga vira só consulta. Duas ferramentas abertas para registrar a mesma coisa geram dados divergentes em poucos dias. Avise o time por escrito, com a data e quem tira as dúvidas.

ROTEIRO DE MIGRAÇÃO PARA O MENTRUN
Responsável pela migração: ______________   Data de virada: ____/____/____
Ferramenta antiga: ______________   Vira só consulta em: ____/____/____   Sai em: ____/____/____

ANTES DA VIRADA
[ ] Exportar da ferramenta antiga: clientes, projetos, tarefas, documentos, contas em aberto
[ ] Guardar a exportação completa numa pasta "Arquivo da ferramenta antiga"
[ ] Separar o que está vivo (em andamento) do que é só histórico

SEMANA 1: ESTRUTURA E CLIENTES
[ ] Modelo do ramo escolhido na configuração guiada
[ ] Modelo de projeto com etapas, tarefas e pastas
[ ] Campos personalizados do cliente e do projeto
[ ] Clientes importados (Clientes › Importar planilha) e relatório da importação conferido
[ ] Pessoas convidadas, cada uma com o cargo certo

SEMANA 2: PROJETOS, DOCUMENTOS E FINANCEIRO
[ ] Projetos em andamento criados pelo modelo, na etapa atual, com prazo
[ ] Tarefas abertas com responsável e prazo
[ ] Contratos vigentes e entregas nas pastas dos clientes
[ ] Processos internos como documentos
[ ] Contas a receber e a pagar em aberto; fixas com "Repete todo mês"
[ ] Últimas reuniões dos clientes ativos enviadas; gravador de cada pessoa (Fathom, tl;dv ou Read AI) conectado

DIA DA VIRADA
[ ] Aviso ao time: "a partir de hoje, tudo novo nasce no Mentrun"
[ ] Cronômetro das tarefas valendo para as horas
[ ] Ferramenta antiga só para consulta

CONFERÊNCIA (1 semana depois)
[ ] Número de clientes ativos bate com a lista antiga: ____ = ____
[ ] Todo projeto em andamento tem etapa, responsável e prazo
[ ] Contas do mês aparecem no Resumo do Financeiro
[ ] Ninguém registrou nada novo na ferramenta antiga
[ ] Data para desligar a ferramenta antiga confirmada: ____/____/____

Como saber se a migração deu certo?

Uma semana depois da virada, compare os números com a exportação antiga e olhe o uso. A migração deu certo quando os totais batem e o time para de abrir a ferramenta antiga para registrar. A partir daí, marque a data para desligá-la.

• Clientes: o total de ativos na Carteira bate com a lista exportada.
• Projetos: a aba Ativos mostra cada projeto com etapa, responsável e prazo; a aba Atrasados mostra só o que de fato atrasou.
• Tarefas: cada pessoa encontra em Tarefas o que vence na semana.
• Financeiro: o Resumo do mês mostra o que há a receber e a pagar.
• Uso: as horas do time saem do cronômetro, não de anotações paralelas.

Vindo de planilhas, e não de outro sistema? O passo a passo de trocar planilha por sistema de gestão mostra o que cada aba vira no Mentrun.