Trocar planilha por sistema de gestão: sinais, o que vira o quê e passo a passo

Este guia é para quem já sabe que a planilha não dá mais conta e quer fazer a troca. Para avaliar se chegou a hora, use o teste dos 12 sinais de que a empresa precisa de um sistema. Se ainda quer seguir na planilha por um tempo, a planilha de controle de projetos traz as colunas e as fórmulas.

Como saber que a planilha travou?

A planilha travou quando mantê-la virou um trabalho à parte e, mesmo assim, ninguém confia no que ela mostra. Os sinais aparecem na própria planilha: versões duplicadas, fórmulas quebradas, abas que só uma pessoa entende e status copiados à mão para o relatório do cliente.

• Existe “controle_final_v3” e “controle_final_v3_revisado”, e cada pessoa abre uma.
• Uma fórmula de atraso ou de total foi apagada e ninguém percebeu por semanas.
• Quando um prazo muda, ninguém sabe quem mudou nem quando.
• Cada cliente tem uma aba, e as abas dos clientes menores estão paradas.
• O status do projeto é copiado da planilha para o e-mail do cliente toda semana.
• Os links para as pastas de arquivos quebram quando alguém reorganiza o drive.

O que cada aba da planilha vira no Mentrun?

Cada aba vira uma tela própria, e as telas se ligam pelo cliente e pelo projeto. A tarefa sabe de que projeto é, as horas sabem de que tarefa vieram e o contrato sabe de que cliente é, então ninguém copia o mesmo dado de uma aba para outra.

Quanto a planilha custa por mês?

A planilha parece de graça, mas custa as horas de quem a mantém em dia. Some o tempo gasto por semana atualizando status, horas e vencimentos e multiplique pelo custo da hora dessa pessoa. O erro que passa despercebido, como uma conta que venceu sem cobrança, fica fora da conta.

Como trocar a planilha pelo Mentrun, passo a passo?

Comece guardando uma cópia da planilha como está e escolha uma segunda-feira para a virada. Depois traga as abas na ordem das ligações: clientes, projetos, tarefas, financeiro e horas. Os passos abaixo cabem nos 7 dias do teste grátis.

1. 1

   Guarde a planilha

   Salve uma cópia com a data no nome e suba para Documentos, numa pasta de arquivo. Ela vira histórico.

2. 2

   Crie a conta e escolha o modelo

   Em criar a conta, siga a configuração guiada e escolha o modelo do seu ramo: as etapas do projeto, as pastas e os campos já vêm prontos.

3. 3

   Importe os clientes

   Salve a aba de clientes como CSV (no Excel: Salvar como › CSV) e use Clientes › Importar planilha. Confira a prévia antes de gravar.

4. 4

   Recrie os projetos ativos

   Para cada linha ativa, use Projetos › Novo projeto a partir do modelo e avance até a etapa atual. Com muitas linhas, peça ao Assistente.

5. 5

   Passe as pendências e as contas

   Pendências abertas viram tarefas com responsável e prazo. Contas em aberto viram lançamentos no Financeiro, e as fixas ganham Repete todo mês.

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   Ligue o cronômetro

   Na segunda-feira da virada, as horas passam a sair do cronômetro da tarefa e a semana é enviada em Minhas horas.

MAPA DA TROCA DA PLANILHA PARA O MENTRUN
Planilha: ______________________   Cópia guardada em: ______________________
Segunda-feira da virada: ____/____/____   Quem conduz: ______________________

ABA                          | VAI PARA             | COMO ENTRA                         | QUEM | FEITO
Clientes                     | Clientes             | Importar planilha (.csv)           | ____ | [ ]
Projetos                     | Projetos             | Novo projeto a partir do modelo    | ____ | [ ]
Tarefas / pendências         | Tarefas              | Uma tarefa por pendência aberta    | ____ | [ ]
Horas                        | Controle de horas    | Cronômetro a partir da virada      | ____ | [ ]
Contas a receber e a pagar   | Financeiro           | Novo lançamento; fixas se repetem  | ____ | [ ]
Contratos e vencimentos      | Contratos/Documentos | PDF na pasta do cliente            | ____ | [ ]
Atas de reunião              | Reuniões             | Enviar transcrição                 | ____ | [ ]
Links para pastas            | Documentos           | Pasta do cliente e do projeto      | ____ | [ ]
Outra aba: ____________      | ____________         | ________________________________   | ____ | [ ]

ABAS QUE FICAM SÓ COMO HISTÓRICO
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- ______________________

DEPOIS DA VIRADA
[ ] Ninguém atualiza a planilha antiga
[ ] Relatório do cliente sai do Mentrun (PDF), não da planilha

Dá para continuar usando o Excel depois da troca?

Dá, para análise e para enviar ao cliente. Projetos, tarefas, horas, financeiro, clientes e as outras listas têm o botão Exportar: escolha o período e baixe em Excel, em PDF com a marca do Mentrun ou em CSV. A operação acontece no sistema, e a planilha vira o arquivo que sai dele.

O Excel sai com cabeçalho fixo e filtro, valores em reais e datas e horas que somam direto. A exportação segue os filtros da tela e o cargo de quem exporta. Vindo de outra ferramenta, além da planilha, veja o roteiro para migrar de sistema de gestão.