Modelo de mapeamento de processos para copiar

Mapear um processo costuma travar na primeira folha em branco: por onde começar, quanto detalhar, o que anotar de cada etapa. A ficha desta página resolve isso com um formato só, que serve para qualquer processo de empresa de serviço, da aprovação de um relatório ao fechamento de horas. A teoria (SIPOC, fluxograma, BPMN, AS IS e TO BE) está em mapeamento de processos: passo a passo. Aqui o foco é a ficha pronta para preencher.

Qual é o modelo de mapeamento de processos para copiar?

A ficha tem cinco blocos: identificação do processo, resumo no formato SIPOC, tabela de etapas com tempo de trabalho e tempo de espera, problemas encontrados e o processo melhorado. Preencha com quem executa o trabalho, em uma reunião de uma hora, e use uma ficha para cada processo.

Ficha de mapeamento de processo (em branco)

FICHA DE MAPEAMENTO DE PROCESSO

1. IDENTIFICAÇÃO
Nome do processo (verbo + objeto): ______________________________
Dono do processo (quem responde pelo resultado inteiro): ______________
Quem participou do mapeamento: ______________________________
Data: __/__/____   Versão: ____   Situação: ( ) AS IS (como é hoje)  ( ) TO BE (como vai ficar)
Começa quando (gatilho): ______________________________
Termina quando (resultado entregue): ______________________________
Com que frequência acontece: ______________   Quantas vezes por mês: ____

2. RESUMO EM SIPOC
Fornecedores (quem entrega o que o processo precisa): ______________________
Entradas (o que precisa chegar): ______________________
Saídas (o que o processo entrega): ______________________
Clientes (quem recebe, dentro e fora da empresa): ______________________

3. ETAPAS (uma linha por etapa, com verbo no infinitivo)
Nº | Etapa | Quem faz | Onde (ferramenta, pasta, documento) | Trabalho (h) | Espera (dias úteis) | Decisão ou pergunta
1  | ______________ | ________ | ______________ | ____ | ____ | ______________
2  | ______________ | ________ | ______________ | ____ | ____ | ______________
3  | ______________ | ________ | ______________ | ____ | ____ | ______________
4  | ______________ | ________ | ______________ | ____ | ____ | ______________
5  | ______________ | ________ | ______________ | ____ | ____ | ______________
6  | ______________ | ________ | ______________ | ____ | ____ | ______________
7  | ______________ | ________ | ______________ | ____ | ____ | ______________
Se a resposta de uma decisão for "não", para qual etapa o trabalho volta? ______________

4. MEDIDAS
Trabalho total: ____ h   Espera total: ____ dias úteis (= ____ h de expediente, a 8 h por dia)
Tempo total = trabalho + espera = ____ h
Eficiência do fluxo = trabalho ÷ tempo total = ____
Quantas vezes o trabalho volta para trás por ciclo: ____
Etapas sem dono: ____   Etapas copiadas à mão de um lugar para outro: ____

5. PROBLEMAS (marque no mapa e copie para cá)
( ) Espera longa na etapa nº ____ porque ______________________________
( ) Retrabalho na etapa nº ____ porque ______________________________
( ) Etapa sem dono: nº ____
( ) Informação digitada duas vezes: etapas ____ e ____
( ) Aprovação que depende de uma pessoa só: etapa nº ____

6. PROCESSO MELHORADO (TO BE)
Etapas que saem: ______________________________
Etapas que mudam de dono: ______________________________
Etapas que passam a ser paralelas: ______________________________
Regra nova (prazo, checklist, aprovação): ______________________________
Espera esperada depois da mudança: ____ dias úteis   Eficiência esperada: ____

7. PRÓXIMOS PASSOS
O que muda | Quem faz | Até quando
______________________ | __________ | __/__
______________________ | __________ | __/__
Etapas que precisam de POP: nº ____, ____ e ____
Quando revisar este mapa: __/__/____

Como preencher o modelo de mapeamento de processos?

Preencha de fora para dentro: escopo, resumo SIPOC, etapas, medidas e, só no fim, os problemas. Quem começa pelos problemas desenha o processo ideal e esquece o real. Um processo simples leva cerca de uma hora.

1
Escreva o gatilho e o resultado
Duas frases fecham o escopo: o que faz o processo começar e o que prova que terminou. Sem isso, o mapa cresce até virar a empresa inteira.
2
Preencha o resumo SIPOC
Quatro linhas bastam. Se não souber quem é o fornecedor de uma entrada, anote: é uma pista de espera.
3
Liste as etapas na ordem real
Peça a quem executa que conte o último caso, não o procedimento ideal. Inclua as idas e vindas e os pedidos de aprovação.
4
Meça trabalho e espera separados
Trabalho é o tempo em que alguém está fazendo. Espera é o tempo em que o trabalho aguarda alguém, uma resposta ou uma agenda. A espera quase sempre é maior.
5
Marque os problemas
Só depois de ter as etapas e as medidas. Cada problema aponta uma etapa pelo número.
6
Desenhe o TO BE e combine a data
Mude pouco por vez. Duas ou três mudanças que atacam a maior espera rendem mais que um processo novo que ninguém segue.

Como fica um mapeamento de processos preenchido?

Exemplo fictício: a Consultoria Aroeira (9 pessoas) mapeou a entrega do relatório de diagnóstico ao cliente, porque os relatórios saíam em quase duas semanas e ninguém sabia por quê. Nomes, horas e prazos são inventados para mostrar o formato e conferir as contas.

Etapas do relatório de diagnóstico da Consultoria Aroeira, como é hoje (dados fictícios)
Nº	Etapa	Quem faz	Trabalho (h)	Espera (dias úteis)
1	Consolidar os dados do projeto	Analista	4	0
2	Redigir o relatório	Analista	6	1
3	Revisão técnica	Sócia	2	3
4	Ajustar o que a revisão pediu	Analista	3	1
5	Formatar e conferir	Assistente	1	1
6	Apresentar ao cliente	Sócia e analista	1	2
Total			17	8

Eficiência do fluxo = trabalho ÷ (trabalho + espera em horas de expediente)

Na Aroeira, o trabalho soma 4 + 6 + 2 + 3 + 1 + 1 = 17 h. A espera soma 0 + 1 + 3 + 1 + 1 + 2 = 8 dias úteis, ou 8 × 8 = 64 h de expediente. Tempo total: 17 + 64 = 81 h. Eficiência: 17 ÷ 81 = 0,21. Em cada 100 horas de relógio do relatório, pouco mais de 20 têm alguém trabalhando nele.

O mapa mostra onde olhar. A revisão técnica gasta 2 horas de trabalho e 3 dias de fila na agenda da sócia, e a apresentação espera 2 dias porque só é marcada depois do relatório pronto. Duas mudanças atacam isso: um bloco fixo de revisão na terça à tarde e a reunião com o cliente marcada já na etapa 1. A espera cai para 0 + 1 + 1 + 1 + 1 + 0 = 4 dias úteis (32 h), o tempo total vai a 49 h e a eficiência sobe para 17 ÷ 49 = 0,35. O trabalho continua o mesmo; a espera cai pela metade e o relatório sai em 49 h de expediente, contra 81 h antes.

Qual formato usar: ficha, SIPOC ou fluxograma?

Use a ficha para medir e decidir, o SIPOC para alinhar o escopo e o fluxograma com raias para mostrar o caminho a quem não participou. Os três se completam e costumam ser feitos nessa ordem sobre o mesmo processo.

Quando usar cada formato de mapeamento de processos
Formato	Responde a	Quando usar
Ficha de etapas (este modelo)	Onde o tempo se perde e qual etapa mudar primeiro	Quando há queixa de prazo, retrabalho ou etapa sem dono
SIPOC	O que entra, o que sai e quem recebe	Antes de qualquer desenho, para fechar o escopo
Fluxograma com raias	Quem passa o trabalho para quem	Para explicar o processo a quem chega ou ao cliente
POP	Como executar cada etapa	Depois que o TO BE foi combinado

O que fazer depois de mapear: do mapa ao POP?

Depois do mapa vem o procedimento: cada etapa do TO BE que muda de jeito de fazer precisa de um procedimento operacional padrão, com passo a passo, responsável e checklist. Sem ele, o desenho vira lembrança em três semanas.

Escolha as etapas do TO BE que mudaram ou que mais dão erro.
Escreva um POP curto por etapa, com quem executa e como conferir.
Reúna os POPs num só lugar que a equipe consulta. O guia da base de conhecimento interna mostra como.
Marque a data de revisão do mapa e dos POPs, para o desenho acompanhar a empresa.

Como mapear processos no Mentrun?

No Mentrun, o mapa, o fluxograma e o procedimento ficam em Documentos, com tipos próprios (Processo, Procedimento e Fluxograma), situação de revisão e ligação com projetos e reuniões. A ficha deste modelo vira um documento da empresa que o time preenche sempre do mesmo jeito.

1
Guarde a ficha como modelo
Crie um documento do tipo Processo, cole a ficha e, no menu, toque em Usar como modelo da empresa. Ela passa a aparecer em Novo documento.
2
Desenhe o fluxograma
Em Novo documento, escolha o tipo Fluxograma. O editor abre em tela cheia (tecla F), as setinhas dos quatro lados do bloco criam o próximo bloco já ligado, Organizar arruma o desenho e as anotações coloridas marcam esperas e problemas.
3
Escreva o procedimento
Para cada etapa que mudou, crie um documento do tipo Procedimento. Selecione o passo a passo e toque em IA › Checklist: cada passo vira uma tarefa de marcar.
4
Marque situação e revisão
Em Situação e revisão, escolha Rascunho, Aprovado ou Arquivado, a data da próxima revisão e o responsável. O filtro Revisão vencida mostra o que passou da data.
5
Ligue ao trabalho real
Digite [[ no texto para ligar o processo ao projeto, à reunião ou a outro documento. Em Ver no mapa, aparecem as ligações.

O teste dura 7 dias, sem cartão. Depois, o plano custa R$ 220 por mês por empresa, com usuários ilimitados e todos os recursos incluídos. Veja também a visão geral de documentos e conhecimento.

Perguntas frequentes

O que é um modelo de mapeamento de processos?

É uma ficha em branco para registrar um processo de trabalho: onde começa e termina, quem faz cada etapa, quanto tempo de trabalho e de espera cada uma leva e quais problemas aparecem. Serve para qualquer processo repetido, como entrega de relatório, onboarding ou fechamento de horas.

Quantas etapas um mapeamento de processos deve ter?

No resumo SIPOC, de 4 a 7 grandes etapas. Na ficha detalhada, em geral entre 6 e 12 linhas. Se passar disso, o processo provavelmente reúne dois processos: divida em dois mapas com um ponto de passagem entre eles.

Dá para fazer mapeamento de processos no Excel ou no Word?

Dá. Copie a ficha para uma planilha ou documento, com uma linha por etapa, e some trabalho e espera nas colunas. Para o desenho do fluxo, um editor de fluxograma ajuda mais que a planilha. O ganho vem de preencher sempre os mesmos campos, não da ferramenta.

Qual a diferença entre mapeamento de processos e POP?

O mapeamento mostra o caminho inteiro e onde ele trava. O POP descreve como executar uma etapa, com passo a passo e checklist. Primeiro se mapeia para decidir o que muda; depois se escreve o POP das etapas novas.

Como fazer o mapeamento de processos no Mentrun?

Crie a ficha como documento do tipo Processo, desenhe o fluxo num documento do tipo Fluxograma e escreva um Procedimento para cada etapa que mudou. Em Situação e revisão, marque a próxima revisão. O teste é de 7 dias grátis, sem cartão.

Do mapa do processo ao procedimento que o time usa

No Mentrun, a ficha, o fluxograma e o procedimento ficam no mesmo lugar, com data de revisão e ligação com os projetos. Teste 7 dias grátis, sem cartão.

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Modelo de mapeamento de processos: ficha para copiar, exemplo preenchido e próximo passo