Mapeamento de processos financeiros: contas a pagar, a receber e fechamento, passo a passo

Em muita empresa de serviço, o processo financeiro mora na cabeça de uma pessoa: ela sabe quem cobrar, o que pode esperar e qual conta o dono precisa aprovar. Funciona até ela tirar férias. Mapear o financeiro é tirar esse conhecimento da cabeça e pôr no papel, de um jeito que qualquer pessoa da equipe consiga seguir. Os exemplos usam a Consultoria Prisma (fictícia), com 18 pessoas e três sócios.

O que é mapeamento de processos financeiros?

É o desenho de como o dinheiro percorre a empresa: da proposta aceita até o valor no caixa, e do pedido de compra até a conta paga. Para cada passo, o mapa diz quem faz, com o quê, até quando e o que confere. É o mapeamento de processos aplicado ao financeiro.

Quais processos financeiros uma empresa de serviço precisa mapear?

Cinco processos cobrem a rotina: contas a receber, contas a pagar, recorrência e renovação, faturamento de horas e fechamento do mês. Comece pelos dois primeiros, que movimentam o caixa todo dia, e deixe o fechamento para o fim, porque ele só funciona quando os outros estão em ordem.

Como mapear o processo de contas a pagar?

Comece pela pergunta “o que acontece quando alguém precisa comprar algo?” e siga até o comprovante guardado. Em empresa de serviço, o contas a pagar costuma caber em seis passos, com uma decisão no meio: acima de um valor combinado, o sócio aprova antes de a conta ser lançada.

O ponto de atenção é o passo 2. A alçada (o valor que cada nível aprova sem consultar ninguém) precisa estar escrita no mapa, com o nome de quem substitui o aprovador quando ele está fora. Sem isso, a conta fica esperando e vence.

Como mapear o processo de contas a receber?

No contas a receber, o mapa responde a quatro perguntas: quando a cobrança é emitida, para quem ela vai, o que acontece no vencimento e o que acontece se o cliente não pagar. A resposta da última pergunta, escrita com datas, é o que chamamos de régua de cobrança.

• Emissão: a cobrança sai em até dois dias úteis depois da assinatura do contrato ou da entrega, com valor, vencimento e dados de pagamento.
• Vencimento: no dia, o Financeiro confere se o valor entrou e baixa a conta com a data do pagamento.
• Um dia depois: se não entrou, o responsável pela conta avisa o cliente de forma cordial, com a segunda via.
• Sete dias depois: o Financeiro confere de novo e, se o atraso continua, o sócio recebe o aviso para conversar com o cliente.

Para saber se o processo funciona, meça o prazo médio de recebimento: a média de dias entre a emissão e o pagamento. Se ele é maior que o prazo combinado, a régua não está sendo seguida ou o prazo combinado está curto para o perfil dos seus clientes.

Como desenhar o fluxograma de um processo financeiro?

Use um fluxograma com raias: uma faixa horizontal para cada responsável (quem pede, o Financeiro, o sócio), caixas para as tarefas, losangos para as decisões e setas numeradas. Cabe numa página e mostra de cara onde o trabalho passa de mão em mão, que é onde o processo costuma travar.

O passo a passo de símbolos está em como fazer fluxograma de processo, e o modelo SIPOC ajuda a listar entradas e saídas antes de desenhar. Preencha uma ficha por processo; ela vira o texto que acompanha o desenho.

FICHA DE PROCESSO FINANCEIRO

Processo: ______________________   Dono do processo: ______________________
Versão: ____   Data: __/__/____   Revisar até: __/__/____

1. COMEÇA QUANDO
Gatilho: ______________________________________________
Entrada (documento ou informação necessária): ________________________

2. PASSOS
Nº | O que se faz | Quem | Em que ferramenta | Prazo
1 | __________ | ________ | ________ | ____
2 | __________ | ________ | ________ | ____
3 | __________ | ________ | ________ | ____

3. DECISÕES
Decisão | Regra (se... então...) | Quem decide | Quem substitui
__________ | ______________ | ________ | ________

4. TERMINA QUANDO
Saída (o que fica pronto): ______________________________
Prova guardada onde: ______________________________

5. CONTROLE
O que o Financeiro confere: ______________________________
Indicador do processo (ex.: prazo médio de recebimento): ______________
Meta: ______   Realizado no último mês: ______

6. QUANDO DÁ ERRADO
Erro mais comum: ______________________   O que fazer: ____________________

Quais erros atrapalham o mapa do financeiro?

O erro mais comum é mapear como o processo deveria ser e não como ele é. Se o mapa descreve um fluxo que ninguém segue, ele vira papel de gaveta. Mapeie primeiro o que acontece hoje, marque os desvios e só depois desenhe o fluxo que você quer.

• Processo sem dono: toda ficha tem uma pessoa responsável por mantê-la atual.
• Alçada só na cabeça do sócio: valor e nome precisam estar escritos.
• Comprovante fora do lançamento: a nota fica numa pasta e o lançamento sem prova; no fechamento ninguém acha.
• Cobrança sem data: “cobrar quando atrasar” não é regra; “um dia depois do vencimento” é.

Como o Mentrun ajuda a rodar os processos financeiros mapeados?

O Mentrun é um sistema de gestão para empresas de serviço, e o Financeiro dele cobre os passos do mapa: lançamento com categoria, centro de custo e comprovante, agenda do mês, contas a receber e a pagar, assinaturas. As Automações cuidam dos avisos que ninguém deveria lembrar de fazer.

• Contas a pagar: cada lançamento leva descrição, valor, vencimento, categoria, centro de custo e a nota anexada. Na Agenda, você vê o que sai em cada dia e, na hora de pagar, o botão Pix copia a chave ou o Pix copia e cola; o pagamento é confirmado no app do seu banco, e a conta é marcada como paga.
• Contas a receber e recorrência: conta que se repete (mensal, trimestral, semestral ou anual) vira assinatura, e os próximos vencimentos aparecem sozinhos. Marcar como recebido aceita valor parcial, com o restante em aberto.
• Fechamento do mês: o Resumo mostra o recebido, o pago, os vencidos e o saldo previsto do mês, e o Exportar baixa a lista em Excel, PDF ou CSV.
• Faturamento de horas: o Faturamento das horas mostra as horas faturáveis por cliente e projeto, o valor pelo valor-hora e a margem estimada pelo custo-hora.
• Avisos automáticos: a automação pode começar quando uma conta fica paga por inteiro ou quando ela venceu sem pagamento (no dia seguinte ao vencimento). O modelo pronto “Conta venceu: tarefa para cobrar” cria a tarefa de cobrança para o Financeiro. Com o passo Esperar e o passo Ver a conta do Financeiro, a automação confere, dias depois, se o cliente pagou antes de cobrar de novo.

É a régua de um dia e de sete dias do mapa acima, escrita uma vez e executada sozinha. Veja o recurso Financeiro, o recurso de agenda financeira, o de automações e o guia de como organizar contas a pagar e a receber.

Quanto custa e como testar o Mentrun?

O plano é de R$ 220 por mês por empresa, com usuários ilimitados e todos os recursos incluídos. No semestral e no anual, R$ 183,33 por mês, e o anual inclui consultoria de 2 horas. O teste é de 7 dias grátis, sem cartão, e dá para pedir uma demonstração com a sua equipe.