Planilha de controle de horas por projeto, com fórmula de valor e margem

Quais colunas a planilha de controle de horas por projeto precisa ter?

Três abas bastam. Equipe guarda o custo-hora de cada pessoa. Lançamentos recebe uma linha por trabalho feito, com projeto, horas e a marca de faturável. Projetos soma tudo e calcula o valor das horas e a margem. Cole o modelo abaixo numa planilha em branco: o texto vem separado por tabulação e cada trecho vai para a sua aba.

ABA 1: EQUIPE (começa na célula A1)
Pessoa	Custo-hora (R$)
[nome]	[custo de uma hora dessa pessoa]
[nome]	[custo de uma hora dessa pessoa]

ABA 2: LANÇAMENTOS (começa na célula A1)
Data	Pessoa	Projeto	Tarefa ou entrega	Horas	Faturável (Sim/Não)	Custo da hora (R$)	Custo do lançamento (R$)
[dd/mm/aaaa]	[nome igual ao da aba Equipe]	[nome do projeto]	[o que foi feito]	[horas, ex.: 2,5]	Sim	=PROCV(B2;Equipe!$A$2:$B$50;2;0)	=E2*G2

(copie as duas fórmulas das colunas G e H para todas as linhas)

ABA 3: PROJETOS (começa na célula A1)
Projeto	Valor-hora combinado (R$)	Horas lançadas	Horas faturáveis	Valor das horas (R$)	Custo das horas (R$)	Margem (R$)	Margem sobre o valor
[nome do projeto, igual ao da aba Lançamentos]	[valor-hora do contrato]	=SOMASE(Lançamentos!$C:$C;A2;Lançamentos!$E:$E)	=SOMASES(Lançamentos!$E:$E;Lançamentos!$C:$C;A2;Lançamentos!$F:$F;"Sim")	=D2*B2	=SOMASE(Lançamentos!$C:$C;A2;Lançamentos!$H:$H)	=E2-F2	=SE(E2=0;0;G2/E2)

COMO USAR
1. Formate a coluna Margem sobre o valor como porcentagem.
2. Na coluna Faturável, use lista suspensa com Sim e Não.
3. O nome do projeto e o da pessoa precisam ser escritos sempre do mesmo jeito.
4. Se a sua planilha usar vírgula entre os argumentos das fórmulas, troque cada ponto e vírgula por vírgula.
5. Projeto de preço fechado: na aba Projetos, troque a coluna Valor das horas pelo valor do contrato.

Como calcular o valor das horas e a margem do projeto?

O valor das horas conta só as faturáveis, porque só elas entram na cobrança. O custo conta todas as horas lançadas, porque a hora de retrabalho ou de reunião interna também paga salário. A diferença entre os dois é a margem do projeto em reais.

Como fica a planilha preenchida?

Abaixo, os lançamentos do projeto da Loja Ipê, uma empresa fictícia. Ana tem custo-hora de R$ 60, Bruno de R$ 45 e Carla de R$ 80. O retrabalho de Ana foi marcado como não faturável: não entra no valor, mas entra no custo.

Na aba Projetos, a linha do redesenho mostra 40 horas lançadas, 35 faturáveis, valor de R$ 5.250, custo de R$ 2.160 e margem de R$ 3.090. O retrabalho de 5 horas custou R$ 300 e não gerou cobrança: é o número que justifica revisar o escopo ou o processo de aprovação.

Quando a planilha de horas por projeto deixa de funcionar?

A planilha serve bem com poucas pessoas e poucos projetos. Ela falha quando o lançamento depende de cada um lembrar no fim da semana, e o sinal é a aba Lançamentos com buracos. Outros sinais aparecem em seguida.

• O nome do projeto aparece escrito de três jeitos, e a soma por projeto deixa horas de fora.
• Duas pessoas editam a mesma aba ao mesmo tempo e uma sobrescreve a outra.
• A gestão precisa aprovar a semana de cada pessoa, e isso acontece por mensagem.
• O custo-hora muda e as linhas antigas passam a mostrar o valor novo.
• A margem só sai depois que alguém monta a tabela, e a conversa de renovação acontece antes.

Como fica o mesmo controle de horas no Mentrun?

No Mentrun, a hora nasce na tarefa. O ▶ liga o cronômetro, ou Lançar horas, em Minhas horas, registra à mão, com a marca Faturável. Projeto, cliente e pessoa vêm da própria tarefa, então não há coluna para digitar nem nome de projeto escrito de três jeitos.

Faturamento das horas e Horas da equipe têm o botão Exportar, para levar os números ao Excel quando precisar. O detalhe de cada tela está em timesheet com margem por cliente. Se você ainda não definiu o valor-hora, comece pela calculadora de valor hora.

Como sair da planilha sem perder o histórico?

Mantenha a planilha até a primeira semana fechada no Mentrun e compare os totais por projeto. Se baterem, pare de lançar na planilha e guarde o arquivo como histórico. O passo a passo de implantar com o time, sem burocracia, está em controle de horas por cliente.

Quanto custa e como testar o Controle de horas?

O Mentrun custa R$ 220 por mês por empresa, com usuários ilimitados; no semestral e no anual, R$ 183,33 por mês. Teste de 7 dias, sem cartão. Para o cliente receber o que foi trabalhado, use o relatório de horas trabalhadas.