Relatório de horas trabalhadas: modelo para o cliente

Modelo de relatório de horas trabalhadas para copiar

Mande este relatório no fim do período, no mesmo dia de cada mês. Ele cabe numa página, abre com o resumo que o cliente quer ver e deixa o detalhe por entrega para quem quiser conferir. Só entram as horas do escopo e os pedidos aprovados.

Relatório de horas trabalhadas (modelo para o cliente)

RELATÓRIO DE HORAS · [mês/ano]

Cliente: ______________   Contrato: ______________ (horas por mês: ____)
Período: __/__ a __/__   Emitido em: __/__/____   Responsável: ______________

RESUMO
Horas contratadas no período: ____ h
Saldo do período anterior (se o contrato acumula): ____ h
Horas usadas no período: ____ h
Saldo ao fim do período: ____ h
Horas além do contratado (excedente): ____ h

HORAS POR ENTREGA
Entrega                          Horas    O que foi feito
1. ____________________         ____ h   ______________________
2. ____________________         ____ h   ______________________
3. ____________________         ____ h   ______________________
Total                            ____ h

NÃO COBRADO
Retrabalho por falha nossa: ____ h (não entra na conta)

EXCEDENTE (se houver)
Horas além do contratado: ____ h × valor-hora combinado R$ ____ = R$ ____
Motivo: ( ) pedido fora do escopo  ( ) escopo maior que o previsto  ( ) outro: ________
Aprovação prévia do cliente: ( ) sim, em __/__   ( ) pendente

PRÓXIMO PERÍODO
Horas previstas: ____ h   Entregas planejadas: ______________________

Para aprovar, responda este e-mail com "de acordo" até __/__.

Como calcular o saldo e o excedente de horas?

O saldo é o que sobra do pacote e o excedente é o que passou dele; nunca existem os dois ao mesmo tempo. Some as horas contratadas ao saldo que veio do período anterior, quando o contrato acumula, e subtraia as horas usadas. Se o resultado ficar negativo, esse valor é o excedente.

Saldo = horas contratadas + saldo anterior − horas usadas (se der negativo, o saldo é zero e o excedente é o valor sem o sinal)

Contrato de 20 horas por mês, saldo anterior de 4 horas, 18 horas usadas: 20 + 4 − 18 = 6 horas de saldo. Se o contrato não acumula, o saldo anterior é zero: 20 + 0 − 18 = 2 horas de saldo, que não passam para o mês seguinte.

Valor do excedente = (horas usadas − horas contratadas − saldo anterior) × valor-hora combinado, só quando o resultado for positivo

Contrato de 20 horas, sem saldo anterior, 26,5 horas usadas, valor-hora combinado de R$ 150: 26,5 − 20 = 6,5 horas de excedente, e 6,5 × R$ 150 = R$ 975,00. O valor-hora do excedente precisa estar no contrato ou no aditivo, não pode ser inventado no relatório.

Como fica um relatório de horas preenchido?

A Agência Raiz (fictícia) atende a Loja Mundo Pet (fictícia) com um pacote de 20 horas por mês. Em outubro o time usou mais do que isso, e o relatório abaixo apresenta o excedente com a conta aberta, o motivo e a aprovação que já existia.

Exemplo preenchido: horas de outubro da Loja Mundo Pet (Agência Raiz, fictícia)

RELATÓRIO DE HORAS · outubro/2026 (exemplo fictício)

Cliente: Loja Mundo Pet   Contrato: pacote mensal (horas por mês: 20)
Período: 01/10 a 31/10   Emitido em: 03/11/2026   Responsável: Carla Nunes (atendimento)

RESUMO
Horas contratadas no período: 20 h
Saldo do período anterior: 0 h (o contrato não acumula)
Horas usadas no período: 26 h 30 min
Saldo ao fim do período: 0 h
Horas além do contratado (excedente): 6 h 30 min

HORAS POR ENTREGA
Entrega                              Horas      O que foi feito
1. Campanha de Dia das Crianças     11 h       Peças, textos e três ajustes pedidos pela loja
2. Ajustes na página de ofertas     9 h 30     Novo banner, tabela de preços e revisão de mobile
3. Relatório e reunião mensal       6 h        Relatório de setembro e reunião de 25/10
Total                               26 h 30

NÃO COBRADO
Retrabalho por falha nossa: 1 h 30 min (revisão de um texto com preço errado)

EXCEDENTE
Horas além do contratado: 6,5 h × valor-hora combinado R$ 150 = R$ 975,00
Motivo: pedido fora do escopo (novo banner e ajustes extras da campanha)
Aprovação prévia do cliente: sim, em 14/10, por e-mail (orçamento de 6 h)

PRÓXIMO PERÍODO
Horas previstas: 20 h   Entregas planejadas: campanha de Black Friday e catálogo de novembro

Para aprovar, responda este e-mail com "de acordo" até 07/11.

O que faz esse relatório passar sem discussão é a ordem. O cliente vê primeiro o contratado e o usado, depois entende onde as horas foram, e só então chega ao excedente, já com a aprovação de 14/10 anotada. O retrabalho de 1 h 30 min aparece, sem cobrança, como sinal de transparência.

Quais horas entram no relatório e quais ficam de fora?

Entram as horas que o cliente contratou ou aprovou. Ficam de fora o trabalho de bastidor e o erro da própria equipe. Separar as duas listas antes de montar o relatório evita a conversa mais desconfortável: o cliente descobrir que pagou por uma hora que não era dele.

Tipo de hora, se entra no relatório do cliente e o motivo
Tipo de hora	Entra?	Motivo
Entrega do escopo contratado	Sim	É a hora que o cliente comprou
Pedido fora do escopo, aprovado	Sim, como excedente	Foi combinado antes e tem valor-hora no contrato
Pedido fora do escopo, sem aprovação	Só depois de aprovar	Sem acordo prévio, vira discussão
Retrabalho por falha da equipe	Aparece como não cobrado	Mostra transparência e não encarece o cliente
Reunião interna e organização	Não	É custo de coordenar, que o preço já cobre
Proposta e atividade comercial	Não	É custo da agência, não do cliente

O glossário de timesheet explica a base do registro de horas, e o change request trata do pedido fora do escopo. Quando o pedido muda o contrato de verdade, o aditivo contratual fecha o valor por escrito.

Como apresentar o excedente sem criar atrito?

O excedente não pode ser novidade no relatório. A conversa acontece antes, quando o pacote está perto do fim, e o relatório só confirma o que já foi aprovado. Quatro passos tiram o susto e deixam a escolha com o cliente.

1
Avise nas últimas 4 horas do pacote
Mande uma linha: “restam 4 horas do pacote de outubro e o pedido atual exige 10”. Isso dá tempo de decidir.
2
Dê três saídas
Reduzir o pedido, aprovar as horas extras pelo valor-hora do contrato ou adiar parte para o mês seguinte.
3
Registre a aprovação por escrito
Uma resposta de e-mail com “de acordo” basta. Cite a data no relatório, como no exemplo.
4
Mande o relatório no mesmo dia do mês
A regularidade dá ao cliente o hábito de conferir e aprovar, em vez de contestar.

Descubra de onde vêm as horas além do contratado

No Mentrun, a hora é lançada na tarefa e o Faturamento das horas mostra, por cliente e por projeto, o que foi usado no período. Teste grátis por 7 dias, sem cartão.

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Como tirar os números do Mentrun para montar o relatório?

No Mentrun, as horas nascem na tarefa e chegam ao relatório sem digitar de novo. Cada entrega é uma tarefa, a hora é lançada nela, a gestão aprova a semana e o Faturamento das horas soma por cliente e por projeto. O relatório para o cliente você monta com esses números.

1
Lance a hora na tarefa
O cronômetro ▶ da tarefa liga o tempo, e Lançar horas cobre o que foi feito longe do computador. A tarefa mostra quanto foi gasto e quanto estava estimado.
2
Marque o que é faturável
Em Minhas horas, toque em Faturável nas horas que entram na cobrança do cliente. Retrabalho, garantia e tarefa interna entram como não faturáveis.
3
Envie e aprove a semana
A pessoa toca em Enviar semana, e a gestão aprova em Aprovações. Semana aprovada trava os lançamentos.
4
Abra o Faturamento das horas
Escolha o período e agrupe Por cliente ou Por projeto. Você vê as horas faturáveis e não faturáveis de cada um.
5
Exporte e tire o que é interno
Exportar gera um arquivo em Excel ou PDF com cliente, projeto, horas e valores. Apague as colunas de custo e de margem antes de enviar: elas são da gestão.

O Faturamento das horas aparece para quem tem essa permissão no cargo, e as horas, os valores e as notas internas ficam fora do link e do portal do cliente. Assim o cliente só vê o que você decide mandar no relatório. A página timesheet para agência mostra a margem por cliente, e o post controle de horas por cliente ensina a implantar o hábito no time.

Perguntas frequentes

O que deve ter um relatório de horas trabalhadas?

Cliente, período, horas contratadas, horas usadas, saldo ou excedente, o detalhe por entrega e o que não foi cobrado. Se houver excedente, o valor-hora combinado e a data da aprovação.

Com que frequência enviar o relatório de horas?

Uma vez por mês, no mesmo dia, nos pacotes mensais. Em projetos longos ou de escopo aberto, vale mandar um resumo a cada duas semanas, para o cliente acompanhar o uso do pacote.

Posso cobrar horas além do pacote sem aviso?

Combine antes. A cobrança de excedente precisa de previsão no contrato, o valor-hora combinado e, de preferência, a aprovação do cliente por escrito. Sem isso, a conversa de cobrança vira disputa. Confirme as regras do seu contrato com o seu advogado.

O saldo de horas passa para o mês seguinte?

Só se o contrato disser que sim. Escreva no contrato e no relatório se o saldo acumula ou expira, e por quantos meses. O modelo traz o campo “saldo do período anterior” justamente para deixar isso visível.

O cliente precisa ver as horas de cada pessoa?

Em geral não. O cliente quer saber o total e o que foi feito em cada entrega. O detalhe por pessoa e o custo de cada hora são informação interna da agência.

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