IA para escritório de contabilidade: reunião, implantação e procedimentos

Quando um cliente novo chega ao escritório, a reunião de diagnóstico levanta regime tributário, faturamento, número de funcionários e o jeito como os documentos chegam. Duas semanas depois, metade disso está num caderno e a outra metade na cabeça de quem foi à reunião. A IA ajuda a guardar e a cobrar o que foi dito. A leitura fiscal continua sendo do contador.

Esta página trata da IA na gestão do escritório. O conjunto de atendimento, implantação e rotina do mês está em gestão de escritório de contabilidade. Quem atua numa profissão regulada vizinha encontra o mesmo raciocínio em IA para escritório de advocacia.

Onde a IA ajuda num escritório de contabilidade?

Ela ajuda no trabalho de coordenação em volta da parte técnica: registrar o que o cliente disse, transformar o combinado em tarefa, achar o procedimento certo e preparar uma mudança para a equipe confirmar. A tabela mostra os quatro usos e onde cada um aparece no Mentrun.

Como a reunião de diagnóstico vira resumo, nota e tarefas?

A reunião chega pelo Fathom, pelo tl;dv, pelo Read AI ou por Reuniões › Enviar transcrição, e a IA a avalia pelos critérios do Processo do escritório. No modelo Contabilidade são sete: Preparo e abertura, Raio-x da empresa, Motivo da procura, Escopo dos honorários claro, Cuidado ao falar de imposto, Plano de entrada explicado e Próximo passo fechado.

O critério de maior peso é o Raio-x da empresa: atividade, regime tributário atual, faturamento médio, número de funcionários, volume de notas, sistemas usados e como os documentos chegam hoje. A nota mostra o que ficou sem pergunta, e o próximo passo vira tarefa com um toque em Virar tarefa.

O critério Cuidado ao falar de imposto dá nota baixa a quem promete redução de imposto, regularização ou prazo de órgão público antes de analisar os documentos. O roteiro abaixo reúne o que a conversa precisa cobrir.

ROTEIRO: REUNIÃO DE DIAGNÓSTICO COM CLIENTE NOVO

1. Abertura
[ ] Cheguei sabendo a atividade e o porte da empresa.
[ ] Confirmei o tempo e a pauta.
[ ] Disse o que sai da reunião: proposta de honorários ou lista de documentos.

2. Raio-x da empresa
Atividade: ______________   Regime tributário atual: ______________
Faturamento médio: ______________   Funcionários: ______
Volume de notas por mês: ______
Sistemas usados hoje: ______________
Como os documentos chegam hoje: ______________

3. Motivo da procura
Por que procurou o escritório agora? ( ) abertura  ( ) crescimento  ( ) insatisfação  ( ) IRPF  ( ) outro: ______
O que espera de diferente: ______________

4. Escopo dos honorários
Entra na mensalidade: fiscal ( )  contábil ( )  folha ( )  atendimento ( )
Funcionários incluídos na mensalidade: ______   Notas incluídas: ______
Cobrado à parte (por exemplo, IRPF dos sócios): ______________

5. Cuidado com imposto
[ ] Redução de imposto tratada como análise a fazer com os documentos, sem valor nem prazo prometidos.

6. Plano de entrada
Documentos, acessos, conversa com o contador anterior, competência de início e primeiro fechamento: ______________

7. Próximo passo
Data da proposta de honorários: __/__   Quem decide estará presente? ( ) sim  ( ) não
Documentos que o cliente vai mandar: ______________

Como a implantação do cliente novo vira projeto com tarefas?

O modelo Contabilidade traz o projeto Implantação de cliente, com cinco etapas: Boas-vindas e levantamento, Troca de responsabilidade, Parametrização, Primeiro fechamento e Passagem para a rotina mensal. Cada etapa tem tarefas com prazo, e o projeto nasce com pastas para contrato, documentos societários, fiscal, contábil e transição do contador anterior.

Para a ata, o Mentrun tem em Automações › Modelos o modelo Guardar a ata da reunião em Documentos: quando uma reunião é analisada, ele cria o documento Ata: título da reunião, com resumo e próximos passos, no projeto da reunião. Toda automação nasce como rascunho e só roda depois de testar e publicar. O passo a passo está em gerar ata de reunião no Teams.

Como a IA ajuda a equipe a seguir os procedimentos do escritório?

O escritório guarda procedimentos, checklists de implantação, o calendário de obrigações e orientações internas em Documentos, e o Assistente responde às perguntas da equipe com base nesses textos, citando o documento. O modelo Contabilidade sugere pastas como Checklists de implantação, Calendário de obrigações e Orientações fiscais internas.

O Assistente responde pelo que está escrito no escritório, e não pela legislação do momento. Quem mantém o calendário e as orientações é o contador. Cada documento aceita situação (Rascunho, Aprovado ou Arquivado), responsável e data de revisão, e o filtro Revisão vencida mostra o que passou do prazo, para ninguém consultar um texto vencido.

Como manter dados sensíveis dos clientes fora da IA?

A implantação nasce com as pastas 03 Documentos pessoais dos sócios e 05 Folha de pagamento restritas e sensíveis: só quem tem acesso as vê, e a IA não as lê. A pasta 04 Certificado digital, procurações e acessos é restrita. Para tirá-la também da IA, Dono ou Gestor liga Sensível em Quem acessa…, no menu ⋮ da pasta.

Em O que nunca prometer, o modelo inclui citar caso e dado de outro cliente, porque o sigilo profissional vale para tudo que o cliente conta. A reunião só entra no Mentrun quando alguém conecta um gravador (Fathom, tl;dv ou Read AI) ou envia a transcrição, e vale avisar o cliente antes: veja gravar reunião com cliente e a LGPD.

Quanto custa e como testar no escritório?

O Mentrun custa R$ 220 por mês por empresa, com usuários ilimitados; no semestral e no anual, R$ 183,33 por mês. Teste de 7 dias, sem cartão. Na configuração guiada, toque no card Contabilidade e escolha Usar a estrutura pronta do nicho. Depois, crie a Implantação de cliente de quem entrou agora e siga as etapas.