O que é BPMN: notação, símbolos principais e exemplo

O que é BPMN?

É a sigla de Business Process Model and Notation, em português, notação e modelo de processos de negócio. Define símbolos para desenhar como um trabalho acontece, do começo ao fim, de modo que qualquer pessoa que conheça a notação entenda o desenho do mesmo jeito. É um padrão mantido pelo Object Management Group (OMG), cuja versão atual é a 2.0.2.

Ele liga duas pontas: o gestor, que descreve o processo, e a pessoa de tecnologia, que o transforma em regra de sistema. É uma das formas de mapear processos, e não a única.

Quais são os símbolos principais do BPMN?

Seis grupos de símbolos cobrem a maior parte dos desenhos: eventos, atividades, gateways, fluxos de sequência, fluxos de mensagem e piscinas com raias. Conhecer esses seis permite ler quase qualquer diagrama BPMN, mesmo sem dominar a notação completa.

Como fica um exemplo de processo em BPMN?

Exemplo fictício: o Escritório Horizonte, empresa fictícia, desenha o pedido de reembolso de despesa de projeto com três raias: Colaborador, Financeiro e Sócio. A tabela lista os elementos na ordem em que aparecem no desenho.

Para desenhar o seu, preencha o texto-base abaixo antes de abrir qualquer editor.

PROCESSO: ______________________   Dono do processo: ______________

PARTICIPANTES E RAIAS (quem faz o quê)
Raia 1: ____________   Raia 2: ____________   Raia 3: ____________

EVENTO DE INÍCIO (o que dispara o processo): ____________________

ATIVIDADES, NA ORDEM
1. [Raia __] ______________________ (verbo + objeto)
2. [Raia __] ______________________
3. [Raia __] ______________________

DECISÕES (gateways)
Pergunta: ______________________?
  Sim: vai para a atividade nº __     Não: vai para a atividade nº __

TROCAS ENTRE PARTICIPANTES (mensagens)
De ____________ para ____________: ______________________

EVENTO DE FIM (o que fica pronto): ______________________

BPMN ou fluxograma: qual usar?

Para a maioria das empresas de serviço, o fluxograma com raias basta: é mais rápido de desenhar e qualquer pessoa lê. O BPMN compensa quando o processo vai virar regra de sistema ou quando analistas de processo precisam ler o desenho sem ambiguidade. A tabela resume a diferença.

O passo a passo de símbolos livres está em como fazer fluxograma de processo, e a lista de ferramentas que desenham e executam processos, em melhores softwares de gestão de processos.

Quais erros são comuns ao usar BPMN?

O erro mais comum é querer usar todos os símbolos. A maior parte dos processos de serviço se desenha bem com os seis da tabela, e quanto mais símbolos, menos gente lê o desenho.

• Processo sem evento de fim: o desenho não diz quando o trabalho termina.
• Gateway com saída sem rótulo: toda seta que sai de um losango precisa de sim, não ou da condição.
• Desenhar o ideal: mapeie primeiro como o processo funciona hoje.

Onde o Mentrun entra no processo desenhado?

Depois de desenhado no editor da sua preferência, o processo fica no Mentrun em Documentos, nos tipos Processo, Procedimento e Fluxograma, com Situação e revisão (Rascunho, Aprovado ou Arquivado) e data da próxima revisão. A execução acontece em tarefas com responsável e prazo e em automações.

Veja documentos e conhecimento, automações e o modelo de procedimento operacional padrão.