Como fazer reunião de planejamento mensal: pauta de 90 minutos, metas e decisões

Sem uma reunião de planejamento do mês, a empresa vive de urgências: cada semana começa do zero, e as metas se perdem no meio de pedidos de cliente. Com ela, o time sabe o que importa em trinta dias e quem cuida de cada coisa. O segredo é a pauta fixa e os dados na mesa antes de todo mundo sentar.

O que é uma reunião de planejamento mensal e quem participa?

Reunião de planejamento mensal é o encontro, uma vez por mês, em que a liderança revisa o que aconteceu, escolhe as prioridades do mês seguinte e distribui responsáveis. Participam o dono, os gestores e os líderes de área. Ela fica entre o comitê semanal e o planejamento trimestral.

Como fazer reunião de planejamento mensal em seis passos?

Os seis passos: preparar os dados três dias antes, revisar o mês que acabou, definir as metas do mês, medir a capacidade do time, decidir o que entra e sai e registrar tudo em ata com tarefas. Os dois primeiros acontecem antes da reunião, e os quatro últimos, dentro dela.

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   Prepare os dados três dias antes

   Cada líder leva três números da própria área: o que entregou, o que atrasou e o que precisa de decisão. Sem dados, a reunião vira opinião.

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   Revise o mês que acabou (20 minutos)

   Metas atingidas, metas em risco e o motivo de cada uma. Comece pelo que funcionou. A pergunta útil é “o que aprendemos?”, e não “de quem foi a culpa?”.

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   Defina as metas do mês (25 minutos)

   Três a cinco metas, cada uma com número, prazo e dono. Mais que cinco e nenhuma recebe atenção.

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   Compare carga e capacidade (20 minutos)

   Some as horas necessárias das tarefas do mês e compare com as horas disponíveis de cada pessoa. O que passar da capacidade sai da lista ou ganha ajuda.

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   Decida o que entra e o que sai (15 minutos)

   Priorize, adie ou recuse. Para cada decisão, registre o motivo e quem executa. Decisão sem dono é só desejo.

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   Registre a ata e abra as tarefas (10 minutos)

   Ainda na reunião, escreva as decisões e crie cada tarefa com responsável e prazo. Quem sai da sala sabe o que fazer na segunda.

REUNIÃO DE PLANEJAMENTO MENSAL
Mês de referência: ______  Data: __/__/____  Duração: 90 min
Participantes: ______________________
Quem conduz: ______________  Quem registra: ______________

ANTES (3 dias)
[ ] Cada líder envia: entregue, atrasado, precisa de decisão
[ ] Caixa dos próximos 30 dias
[ ] Carga do time para o mês

PAUTA
1. Abertura e objetivo (5 min)
2. Revisão do mês: metas atingidas e em risco (20 min)
3. Metas do mês: 3 a 5, com número, prazo e dono (25 min)
4. Carga x capacidade do time (20 min)
5. Decisões: entra, adia, recusa (15 min)
6. Ata e tarefas (5 min)

METAS DO MÊS
Meta | Número | Prazo | Dono
____ | ______ | _____ | ____
____ | ______ | _____ | ____
____ | ______ | _____ | ____

DECISÕES
Decisão | Motivo | Quem executa | Para quando
______ | ______ | ____________ | ___________

TAREFAS QUE SAEM DA REUNIÃO
Tarefa | Responsável | Prazo
______ | __________ | _____

RISCOS E BLOQUEIOS
______________________

Próxima reunião mensal: __/__/____

Como escolher as metas do mês sem exagerar?

Escolha de três a cinco metas que respondam ao que a empresa precisa neste mês: faturar, entregar, reter clientes ou contratar. Cada meta tem um número, uma data e uma pessoa responsável. Tudo que não couber vira prioridade do mês seguinte, e não promessa vaga.

• Uma por frente: receita, entrega, clientes e time costumam cobrir o mês.
• Meta mede resultado: “entregar 40 tarefas no mês” é medida; “trabalhar mais” não é.
• Dono único: uma pessoa responde, mesmo que várias ajudem.
• Revisão semanal: a meta do mês volta na reunião semanal para ninguém descobrir o atraso no dia 30.

Quais erros fazem a reunião mensal virar perda de tempo?

Os erros mais comuns são chegar sem dados, discutir tudo e decidir nada, não medir a capacidade do time e sair sem tarefas registradas. Todos se corrigem com a pauta fixa, o limite de cinco metas e a regra de que nenhuma decisão fica sem dono e sem data.

• Sem dados: cada área leva seus três números, e quem não levou fala por último.
• Pauta aberta demais: cada bloco tem tempo e uma pergunta.
• Planejar acima da capacidade: se a soma passa das horas disponíveis, algo sai da lista.
• Ata sem tarefa: a ata só vale se cada decisão virou tarefa com prazo.

Como fazer reunião de planejamento mensal no Mentrun?

O Mentrun, sistema de gestão com IA para empresas de serviço, traz para a reunião os dados que costumam ficar espalhados: metas do período com ritmo e risco, carga e capacidade do time, projetos com previsão de entrega, caixa do mês e uma ata que vira tarefa na hora.

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   Abra Metas do período antes da reunião

   A tela mostra as metas do mês nas abas Em curso, Em risco e Atingidas, com o gráfico do realizado contra o esperado e a previsão para o fim do período.

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   Crie as metas do próximo mês

   Em Nova meta, escolha o nível (empresa, setor, pessoa ou projeto), o alvo e o período. No fim do mês, Repetir no próximo período cria a mesma meta para o mês seguinte.

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   Compare carga e capacidade

   Em Time e capacidade, a carga planejada das próximas semanas aparece comparada com as horas por semana de cada pessoa. O que passar da capacidade você redistribui antes de a semana começar.

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   Olhe o caixa do mês

   A Agenda do Financeiro mostra o Saldo no mês, do dia 1 até o dia, e os Próximos 7 dias, com o que entra e o que sai.

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   Registre a ata em Documentos

   Crie um documento do tipo Ata/decisão na pasta da gestão. Reunião só do time não é analisada sozinha, então escreva as decisões ali mesmo, na reunião.

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   Abra as tarefas e leve o risco ao comitê

   Cada decisão vira uma Nova tarefa com responsável e prazo. O que ficar vermelho segue para o Comitê, e as decisões da gestão podem ser registradas na Semana da gestão.

Para a rotina entre uma mensal e outra, veja o comitê de gestão semanal e o planejamento semanal da equipe. Para a visão de longo prazo, use o modelo de planejamento trimestral e o recurso de metas e gestão. Para não abrir mais frentes do que o time aguenta, veja o que é WIP (trabalho em andamento). Os números de horas, margem e cliente chegam prontos se o fechamento mensal da operação for feito antes.