Como fazer o desdobramento de metas até a pessoa e o projeto

Meta da empresa que ninguém consegue transformar em tarefa de segunda-feira é só desejo. O desdobramento resolve isso, mas tem um erro clássico: dividir o número por igual entre todos e chamar de meta individual. A empresa que faz isso descobre no fim do trimestre que a soma bateu e o resultado não, porque ninguém controlava o que de fato produz o resultado.

Os exemplos usam a Consultoria Bússola, empresa fictícia de 30 pessoas que organiza processos de outras empresas. As metas são de operação (entrega no prazo, margem e satisfação). Se você ainda escolhe o formato, o verbete OKR e o modelo de OKR ajudam a decidir.

Como é a árvore de metas, da empresa ao projeto?

A árvore tem quatro níveis: empresa, área, pessoa e projeto. Cada nível responde a uma pergunta diferente e só aceita metas que a pessoa daquele nível consegue influenciar. A meta de cima é a soma ou a média das de baixo, nunca o contrário.

ÁRVORE DE METAS
Período: ____ trimestre de ____    Quem mantém a árvore: __________

EMPRESA
  Meta: ______________________  Alvo: ____  Prazo: ___/___/___
  Como medimos: ______________________  Fonte do número: ____________

    ÁREA: __________  Líder: __________
      Meta da área: ______________________ (soma ou média das pessoas)

        PESSOA: __________   Meta: ______________________
          PROJETO: __________   Meta: ______________________  Prazo: ___/___

CONFERÊNCIA
  [ ] A soma das metas das pessoas cobre a meta da área, com folga pequena
  [ ] Toda meta tem um responsável com nome
  [ ] Toda meta tem fonte do número (registro existente ou check-in semanal)
  [ ] As datas das metas filhas cabem dentro das datas da meta mãe

EXEMPLO (empresa fictícia)
  EMPRESA: entregar no prazo 27 dos 30 projetos do trimestre
    ÁREA Projetos (líder Ana): 27 entregas no prazo
      PESSOA Caio: 5 projetos no prazo
        PROJETO Atlas: concluir até 30/11
      PESSOA Carla: 5   PESSOA Davi: 5   PESSOA Elisa: 5   PESSOA Fábio: 4   PESSOA Gabi: 4

Como desdobrar a meta da empresa até a pessoa?

Desdobrar é perguntar, em cada nível, quem influencia o resultado. Comece de cima, com poucas metas, e desça até o ponto em que uma pessoa consegue olhar a própria meta e saber o que fazer na segunda. Seis passos cobrem o caminho.

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   Escolha poucas metas de empresa

   Três é um bom número. Cada uma com alvo, prazo e uma forma de medir que já exista nos registros. Meta que depende de planilha manual costuma morrer em semanas.

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   Entregue cada meta a uma área

   A pergunta é quem influencia o resultado. Na Bússola, entrega no prazo é da área de Projetos, margem é de Operação e satisfação é de Relacionamento.

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   Divida dentro da área pelo que cada pessoa controla

   Divida pela carga e pela responsabilidade, não por igual. Quem leva os projetos maiores carrega mais.

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   Amarre a meta da pessoa aos projetos

   Meta individual precisa apontar para os projetos em que ela acontece. Assim, quando um projeto atrasa, o efeito na meta aparece.

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   Confira a soma

   As metas filhas precisam cobrir a meta mãe, com uma folga pequena para absorver perdas. Se não cobrem, o desdobramento tem buraco.

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   Marque o ritmo de acompanhamento

   Semanal, no planejamento semanal da equipe, com as metas em risco levadas ao comitê.

Como calcular o ritmo semanal de cada meta?

O ritmo necessário diz quanto falta por semana para chegar ao alvo no prazo. É a conta que transforma “estamos atrasados” num número que dá para discutir. Compare-o com o ritmo que a equipe vem mantendo: se o necessário é maior, a meta está em risco.

Quando o ritmo necessário passa do ritmo possível, restam três saídas honestas: reforçar quem entrega, cortar escopo ou renegociar a meta, com o motivo registrado. A saída mais cara é não decidir e esperar o fim do período. Meta em risco vai para o comitê de gestão semanal na semana em que aparece.

Como desdobrar metas no Mentrun?

Em Gestão › Metas do período, cada meta tem nível (Empresa, Setor, Pessoa ou Projeto), alvo, período, responsável e fonte do número. As metas filhas alimentam a meta mãe, e a tela diz se cada uma está no ritmo, em risco ou atingida, com quanto falta por semana. Veja também o recurso de metas e gestão.

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   Crie a meta da empresa

   Toque em Nova meta, escolha o nível Empresa, o alvo e o período: mês, trimestre, ano ou datas livres.

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   Escolha de onde vem o número

   Para entrega no prazo, a fonte automática conta as tarefas concluídas no prazo ou os projetos concluídos. Margem e satisfação usam check-in: o responsável atualiza o número e diz a confiança (Confiante, Atenção ou Preocupado).

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   Crie as metas filhas

   Em cada meta de setor, pessoa e projeto, escolha a mãe em Faz parte de (meta mãe). As datas precisam caber dentro das da mãe. Na mãe, a fonte Metas filhas soma o que está embaixo ou faz a média do avanço.

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   Acompanhe pelas abas

   Em curso, Em risco, Atingidas, Sem atualização e Histórico. Ao abrir uma meta, o gráfico A meta está no caminho? compara o número medido com o caminho esperado, e a linha Precisa de +X por semana é a fórmula acima, já calculada.

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   Deixe o aviso trabalhar

   O responsável e o líder do setor recebem aviso quando a meta entra em risco, no máximo um por semana por meta. Em Automações › Modelos, o modelo Meta em risco avisa o responsável soma um lembrete em 2 dias para atualizar.

Quais erros estragam o desdobramento de metas, e como corrigir?

Quase todo erro de desdobramento vem de tratar a meta como número e esquecer que ela precisa de dono, de fonte e de ritmo. A lista traz os mais comuns e o ajuste de cada um.

• Dividir por igual. A pessoa com projetos maiores merece meta maior. Divida pela carga e pela responsabilidade.
• Dar à pessoa uma meta que ela não controla. Troque pela meta que ela influencia, como o prazo dos próprios projetos.
• Ter meta demais. Mais de três por nível dispersa. Corte até sobrar o que mudaria o resultado da empresa.
• Não definir a fonte do número. Sem registro existente ou check-in combinado, a meta fica sem atualização.
• Medir o que é fácil, não o que importa. Número de reuniões é fácil; projeto entregue no prazo é o que o cliente sente.
• Olhar só no fim do período. Calcule o ritmo toda semana, como na fórmula.
• Usar a meta da pessoa como ranking. Use para combinar apoio onde o ritmo cai. O comparativo de softwares de gestão de metas lista critérios para acompanhar sem virar placar.