Ata de reunião de conselho: modelo para conselho consultivo e de administração, com exemplo

O conselho olha a empresa de fora e de cima: estratégia, resultado, riscos e as grandes decisões da diretoria. A ata é o que sobra dessa conversa quando ela termina, e é nela que se conferem, meses depois, o que foi aconselhado, o que foi aprovado e quem ficou de fazer. O modelo abaixo vale para conselho consultivo e para conselho de administração. A pauta que antecede a ata está em pauta de reunião de diretoria, e a ata da própria diretoria, em ata de reunião de diretoria.

Qual é o modelo de ata de reunião de conselho?

O modelo registra cabeçalho e quórum, declaração de conflitos, ata anterior, material recebido, relatos da diretoria, temas com a conclusão (deliberação, recomendação ou ciência), votos, pendências e assinaturas. Fica entre duas e quatro páginas, e a estrutura se repete a cada reunião.

ATA DA REUNIÃO Nº ____ DO CONSELHO [CONSULTIVO / DE ADMINISTRAÇÃO] DA [NOME DA EMPRESA]

Data: __/__/____   Início: __h__   Término: __h__   Local ou link: ______________
Reunião: ( ) ordinária  ( ) extraordinária   Convocada por: ______________ em __/__/____

1. PRESENÇA E QUÓRUM
Conselheiros presentes: ______________________________
Conselheiros ausentes (com justificativa, se houver): ______________________________
Diretoria presente: ______________________________
Convidados e em quais itens participaram: ______________________________
Presidiu: ______________   Secretariou: ______________
Quórum conforme [contrato social / estatuto / regimento do conselho]: ( ) atingido  ( ) não atingido

2. CONFLITOS DE INTERESSE
Algum membro declarou conflito em algum tema? ( ) não  ( ) sim
Quem: ______________   Tema: ______________   O que fez: ( ) se retirou  ( ) não votou  ( ) participou da discussão sem votar

3. ATA DA REUNIÃO ANTERIOR
( ) aprovada sem ressalvas  ( ) aprovada com ajustes: ______________________________

4. MATERIAL RECEBIDO ANTES
• ______________________________   Recebido em: __/__
• ______________________________   Recebido em: __/__

5. RELATO DA DIRETORIA
Resumo dos resultados do período: ______________________________
Pontos de atenção levantados pelos conselheiros: ______________________________

6. TEMAS TRATADOS
Tema 1: ______________________________
   Apresentado por: ______________
   Resumo da discussão: ______________________________
   Conclusão: ( ) deliberação  ( ) recomendação ao dirigente  ( ) ciência
   Texto da conclusão: ______________________________
   Votos: a favor ____   contra ____   abstenções ____   (nomes dos votos contrários e das abstenções, com a justificativa se pedirem: ______________)
   Responsável: ______________   Prazo: __/__/____
Tema 2: ______________________________
   Apresentado por: ______________
   Resumo da discussão: ______________________________
   Conclusão: ( ) deliberação  ( ) recomendação ao dirigente  ( ) ciência
   Texto da conclusão: ______________________________
   Votos: a favor ____   contra ____   abstenções ____
   Responsável: ______________   Prazo: __/__/____
Tema 3: ______________________________
   Conclusão: ( ) deliberação  ( ) recomendação ao dirigente  ( ) ciência
   Texto da conclusão: ______________________________

7. TEMAS ADIADOS
• ______________________________   O que falta: ______________   Volta em: __/__

8. SIGILO
Assuntos sob confidencialidade nesta reunião: ______________________________
Quem pode ter acesso a esta ata: ______________________________

9. PRÓXIMA REUNIÃO
Data: __/__/____   Temas já previstos: ______________________________

Encerramento: nada mais havendo a tratar, a reunião foi encerrada às __h__, e esta ata foi lida e aprovada por todos.

[Cidade], __ de ____________ de ____.

____________________  ____________________  ____________________
Presidente             Secretário(a)          Conselheiro(a)
(demais conselheiros assinam abaixo, se o regimento exigir)

Qual a diferença entre deliberação, recomendação e ciência na ata de conselho?

Deliberação é decisão do conselho com efeito para a empresa, recomendação é conselho dado ao dirigente, que decide, e ciência é informação recebida sem decisão. A ata deve dizer qual das três vale em cada tema, para que ninguém leia como ordem o que foi sugestão.

Como fica a ata de reunião de conselho preenchida?

Exemplo fictício: o conselho consultivo da Pitanga Consultoria (empresa fictícia, 35 pessoas) tem três conselheiros externos e se reúne a cada trimestre. A ata da reunião nº 6 registrou dois temas. Nomes e números são inventados.

Os registros curtos têm uma razão. Em janeiro, o conselheiro que lembrar que “aconselhou abrir o escritório” confere na ata que a recomendação foi testar antes, e que um deles quis abrir já. A divergência anotada evita que a memória de cada um reescreva a reunião.

Como escrever uma boa ata de reunião de conselho?

Escreva a ata no mesmo dia, em linguagem neutra, com a conclusão de cada tema antes do resumo da discussão. A ata registra o que foi concluído e quem ficou responsável, não cada fala. Quanto mais curta e precisa, mais ela é usada.

1. 1

   Registre quórum e conflitos primeiro

   É o que mostra que a reunião seguiu o regimento e quem participou de cada tema. Anote a declaração de conflito e o que a pessoa fez.

2. 2

   Conclua cada tema em uma frase

   Comece pela conclusão (“O conselho recomendou…”) e depois resuma a discussão em poucas linhas.

3. 3

   Registre as divergências

   Nome e justificativa de quem votou contra ou se absteve, se a pessoa pedir. A ata de unanimidade só vale se houve unanimidade.

4. 4

   Dê dono e prazo a cada encaminhamento

   Quem executa e até quando. Sem isso, a ata da reunião seguinte repete os mesmos temas.

5. 5

   Circule, ajuste e aprove na reunião seguinte

   Envie o rascunho em até 5 dias úteis, recolha ajustes e leve a versão final para aprovação na abertura da próxima reunião.

Como guardar a ata de conselho e as decisões no Mentrun?

No Mentrun, a ata fica em Documentos, do tipo Ata/decisão, numa pasta que só conselheiros e sócios acessam, e cada decisão é registrada com o porquê. Assim a ata, a decisão e o projeto que a executa ficam ligados e achados por quem tem acesso.

• Pasta restrita: quem tem a permissão Restringir acesso abre o menu ⋮ da pasta, toca em Quem acessa…, escolhe Restrito e adiciona só conselheiros e sócios.
• Versões e situação: cada salvamento guarda uma versão, e Situação e revisão marca Rascunho ou Aprovado, com data de revisão e responsável.
• Decisões: em Semana da gestão › Decisões, cada decisão guarda o que foi decidido, por quê, o que muda e como voltar atrás. O registro de decisões tem o modelo completo.
• Mapa de conhecimento: Ver no mapa mostra as reuniões, as decisões e os documentos ligados a um projeto, em ordem.

O teste dura 7 dias, sem cartão. Depois, o plano custa R$ 220 por mês por empresa, com usuários ilimitados e todos os recursos incluídos. Veja também a governança de reuniões.