A reunião de diretoria é a que decide o rumo: preço, contratação, investimento, sociedade, meta do ano. Por isso a pauta precisa fazer o contrário de uma pauta de acompanhamento. Em vez de relatos, traz decisões, cada uma com o material para ler antes e com a pergunta que a diretoria precisa responder. O formato geral de pauta está no modelo de pauta de reunião. O registro do que foi decidido fica na ata de reunião de diretoria.
Qual é o modelo de pauta de reunião de diretoria?
O modelo tem sete partes: cabeçalho com data e quórum, objetivo, material prévio, indicadores, deliberações com o que se pede, informes por escrito e próximos passos. Cada deliberação diz de antemão se a diretoria vai aprovar, orientar ou apenas tomar ciência.
PAUTA DE REUNIÃO DE DIRETORIA Empresa: ______________________________ Reunião: ( ) ordinária ( ) extraordinária Nº: ____ Periodicidade: ______________ Data: __/__/____ Horário: __h__ às __h__ Local ou link: ______________ Convocada por: ______________ Pauta enviada em: __/__/____ (ao menos 3 dias úteis antes) Quem preside: ______________ Quem secretaria: ______________ Participantes convocados: ______________________________ Convidados para itens específicos (e em qual item): ______________________________ Quórum necessário: ____ de ____ membros (conforme contrato social, estatuto ou regimento) OBJETIVO DA REUNIÃO As decisões que precisam sair daqui, em uma frase cada: 1. ______________________________ 2. ______________________________ MATERIAL PRÉVIO (leitura obrigatória antes) • ______________________ enviado em __/__ por: ________ • ______________________ enviado em __/__ por: ________ ABERTURA 5 min • Verificação de quórum e declaração de conflito de interesse em algum item • Aprovação da ata da reunião anterior (nº ____) • Ações pendentes da reunião anterior: ______________________ INDICADORES DO PERÍODO 15 min Indicador | Meta | Realizado | Leitura (uma frase) ____________ | ______ | ______ | ______________ ____________ | ______ | ______ | ______________ ____________ | ______ | ______ | ______________ Riscos que a diretoria precisa ver: ______________________ DELIBERAÇÕES Item 1: ______________________________ Tempo: ____ min Apresenta: ________ O que se pede à diretoria: ( ) aprovar ( ) orientar ( ) ciência Proposta em uma frase: ______________________________ Impacto (valor, prazo, pessoas): ______________________________ Documento de apoio: ______________________________ Item 2: ______________________________ Tempo: ____ min Apresenta: ________ O que se pede à diretoria: ( ) aprovar ( ) orientar ( ) ciência Proposta em uma frase: ______________________________ Impacto (valor, prazo, pessoas): ______________________________ Documento de apoio: ______________________________ Item 3: ______________________________ Tempo: ____ min Apresenta: ________ O que se pede à diretoria: ( ) aprovar ( ) orientar ( ) ciência Proposta em uma frase: ______________________________ INFORMES POR ESCRITO (não serão lidos na reunião; dúvidas no início do item) • ______________________________ • ______________________________ ASSUNTOS GERAIS 5 min (só o que pede decisão na próxima reunião) • ______________________________ PRÓXIMOS PASSOS 5 min Decisão | Responsável | Prazo ______________________ | __________ | __/__ ______________________ | __________ | __/__ Data da próxima reunião: __/__/____
Por que cada item da pauta de diretoria diz o que se pede?
Porque o item que chega sem pedido vira discussão sem fim. Dizer de antemão se a diretoria vai aprovar, orientar ou tomar ciência define o tempo, o material e quem precisa estar na sala. A mesma proposta muda de formato conforme o pedido.
| Pedido | Quando usar | Como preparar | Tempo típico |
|---|---|---|---|
| Aprovar | Contratação de cargo, reajuste de tabela, investimento, mudança de regra | Proposta numa frase, impacto em valor e prazo, alternativa descartada | 15 a 25 min |
| Orientar | A proposta ainda não está pronta e a diretoria precisa dar direção | Duas ou três opções com prós e contras, sem recomendação fechada | 20 a 30 min |
| Ciência | Mudança já decidida por quem tem alçada, que a diretoria deve conhecer | Um parágrafo no material prévio; fala só se houver dúvida | 0 a 5 min |
Como fica a pauta de uma reunião de diretoria de 90 minutos?
Exemplo fictício: a Jacarandá Consultoria (empresa fictícia, três sócios, 28 pessoas) faz reunião de diretoria no primeiro dia útil de cada mês, às 8h30. Os números abaixo são inventados para mostrar o formato.
| Tempo | Item | Pedido | Material prévio |
|---|---|---|---|
| 5 min | Quórum, conflitos e ata anterior | Aprovar a ata nº 11 | Ata nº 11 |
| 15 min | Indicadores de outubro: receita recorrente, margem por projeto, horas faturáveis | Ciência | Painel de outubro |
| 25 min | Contratar duas pessoas para o time de projetos em janeiro | Aprovar | Proposta com custo mensal e margem esperada |
| 25 min | Reajuste da tabela de horas em janeiro | Orientar | Três cenários de reajuste por faixa de cliente |
| 10 min | Plano de sucessão da liderança de projetos | Ciência | Resumo de uma página |
| 5 min | Assuntos gerais | Pauta de dezembro | Sem material |
| 5 min | Próximos passos | Responsáveis e prazos | Sem material |
O total é 5 + 15 + 25 + 25 + 10 + 5 + 5 = 90 minutos. Só dois itens tomam decisão e ocupam 50 dos 90 minutos; os demais são lidos antes. A pauta foi enviada em 28/10, três dias úteis antes por causa do feriado de 2/11, e os sócios chegaram com a leitura feita.
Qual a diferença entre reunião de diretoria, comitê semanal e conselho?
A reunião de diretoria decide o rumo da empresa em ciclos mensais ou trimestrais; o comitê semanal destrava a operação; o conselho aconselha ou supervisiona a diretoria. Cada uma tem participantes, ritmo e pauta próprios, e confundir as três enche a diretoria de assuntos operacionais.
| Reunião | Quem participa | Ritmo | Foco da pauta |
|---|---|---|---|
| Diretoria | Sócios ou diretores | Mensal ou trimestral | Decisões que mudam o rumo: preço, contratação, investimento, meta |
| Comitê semanal | Líderes de área e operação | Semanal, 60 min | Indicadores fora da meta, bloqueios e decisões do dia a dia. Veja o comitê semanal de gestão |
| Conselho | Conselheiros, com ou sem sócios | Trimestral | Estratégia e supervisão. A ata está no modelo de ata de reunião de conselho |
Quais erros evitar na pauta de reunião de diretoria?
Os erros mais comuns são levar relato no lugar de decisão, mandar o material na véspera e deixar o tempo do último item para o que sobrou. Cada um se corrige com uma regra simples e fixa, repetida a cada mês.
- Pauta sem pedido: todo item diz se é para aprovar, orientar ou dar ciência.
- Material na véspera: fixe o envio em ao menos 3 dias úteis antes e retire da pauta o que não chegou.
- Informe lido em voz alta: informe vai por escrito; a reunião é para dúvida e decisão.
- Decisão sem registro: o que foi decidido vai para a ata e para o registro de decisões, com o porquê.
- Assunto operacional: o que a operação resolve na semana volta para o comitê semanal.
Como o Mentrun prepara a pauta de reunião de diretoria?
No Mentrun, os indicadores, os compromissos em aberto e as decisões pendentes já aparecem prontos, e a diretoria registra as decisões com o porquê. Isso tira da reunião o trabalho de juntar números e deixa o tempo para deliberar. Para governança de reuniões em geral, veja governança de reuniões.
- Comitê: a pauta sai pronta, com os indicadores fora da meta, os compromissos em aberto e as decisões pendentes. Quem tem a permissão Conduzir o comitê trata a pauta e fecha a semana.
- Bloqueios: Levar ao Comitê põe um bloqueio na pauta na hora.
- Decisões: em Semana da gestão › Decisões, a decisão guarda o que foi decidido, por quê, o que muda e como voltar atrás. A decisão proposta espera a aprovação em Aprovações.
- Metas do período: a meta do mês, do trimestre e do ano mostra o ritmo, para o item de indicadores.
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Perguntas frequentes
O que deve ter na pauta de uma reunião de diretoria?
Data, quórum, objetivo, material prévio, aprovação da ata anterior, indicadores do período, deliberações com o pedido de cada uma (aprovar, orientar ou ciência), informes por escrito e próximos passos com responsável e prazo. O modelo desta página traz todos esses campos.
Com quanta antecedência enviar a pauta da reunião de diretoria?
Ao menos 3 dias úteis antes, com o material de leitura. Se o contrato social ou o regimento fixa prazo de convocação, ele manda. O que não chegou a tempo sai da pauta, para a diretoria não decidir sem ler.
Qual a duração de uma reunião de diretoria?
Entre 60 e 120 minutos. Com pauta enxuta e material lido antes, 90 minutos bastam para dois ou três itens de decisão. Mais que isso costuma indicar que informes entraram na pauta.
Qual a diferença entre pauta de diretoria e pauta de conselho?
A pauta de diretoria decide o rumo e a gestão da empresa. A pauta de conselho, consultivo ou de administração, traz estratégia, resultados e riscos para a opinião ou a supervisão dos conselheiros. O formato é parecido; o pedido de cada item muda.
Como o Mentrun ajuda na reunião de diretoria?
O Comitê monta a pauta com indicadores fora da meta, compromissos em aberto e decisões pendentes, e as Decisões guardam o porquê de cada escolha. O teste é de 7 dias grátis, sem cartão.
A pauta da diretoria com os números já prontos
No Mentrun, o Comitê monta a pauta com indicadores, compromissos e decisões pendentes, e as Decisões guardam o porquê. Teste 7 dias grátis, sem cartão.
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