Como fazer reunião de diretoria: quem participa, pauta, decisões e ata

A reunião de diretoria costuma falhar de dois jeitos: vira leitura de relatório que todos já viram, ou vira conversa em que decide quem fala mais alto. Nos dois casos, as decisões importantes ficam para a próxima. O que muda o resultado é preparo: números enviados antes, poucas decisões por vez e registro do que foi decidido. Os exemplos usam a Engenharia Terra Firme (fictícia), com três sócios-diretores.

O que é uma reunião de diretoria e para que ela serve?

É o encontro periódico dos sócios ou diretores para decidir o que só eles decidem: rumo, orçamento, contratação de liderança, preço, investimento e risco. Ela não serve para acompanhar tarefa nem para cada área contar o que fez. Quando serve a isso, a decisão que importa fica sem tempo.

Quem participa da reunião de diretoria?

Participam os sócios ou diretores com poder de decisão e, quando preciso, convidados que trazem informação: o financeiro, o líder de uma área ou o contador. O convidado entra só no item dele e sai depois. Quem decide fica a reunião inteira; quem informa participa do trecho que lhe cabe.

Com que frequência fazer a reunião de diretoria?

A maioria das empresas de serviço pequenas e médias faz uma reunião de diretoria por mês, de 90 a 120 minutos, e uma sessão mais longa por trimestre para estratégia e orçamento. A semanal é outra reunião, o comitê de gestão. Fixe dia e hora para o ano inteiro, para ninguém marcar compromisso por cima.

Para a reunião semanal, veja o guia do comitê semanal de gestão. Os números da reunião de diretoria são os mesmos do blog sobre reunião de indicadores, lidos antes e discutidos só onde há decisão.

Como montar a pauta da reunião de diretoria?

Monte a pauta em cinco blocos e envie-a com a pré-leitura pelo menos dois dias antes. A ordem é: abertura e quórum, números do mês, assuntos para decidir, assuntos para informar e encaminhamentos. Cada assunto de decisão chega com uma proposta escrita, e não como tema solto. Para partir de uma pauta pronta, use o modelo de pauta de reunião.

PAUTA DA REUNIÃO DE DIRETORIA

Empresa: ______________________   Reunião nº: ____
Data: __/__/____   Horário: __h__ às __h__   Local ou link: ______________
Condutor: ____________   Secretário: ____________
Convidados (e para qual item): ________________________________

PRÉ-LEITURA (enviada até __/__)
- Resultado do mês: faturamento, margem, caixa e clientes ativos
- Metas do período: quais estão em risco
- Propostas escritas dos itens de decisão

PAUTA
1. Abertura, presença e quórum ........................... 5 min
2. Números do mês: só o que mudou ou saiu da meta ........ 20 min
3. Decisões (máximo de três):
   3.1 ____________________  Proposta: __________  Responsável pela proposta: ______  25 min
   3.2 ____________________  Proposta: __________  Responsável pela proposta: ______  25 min
   3.3 ____________________  Proposta: __________  Responsável pela proposta: ______  25 min
4. Informes (sem debate; perguntas por escrito) ........... 10 min
5. Encaminhamentos: quem faz o quê até a próxima reunião . 10 min

NA REUNIÃO, PARA CADA DECISÃO
Resultado: ( ) aprovada  ( ) recusada  ( ) adiada
Por quê: ______________________   Responsável: __________   Prazo: __/__
O que muda na prática: ______________________

PRÓXIMA REUNIÃO: __/__/____

Como conduzir a reunião de diretoria passo a passo?

O condutor abre com o objetivo da reunião em uma frase, confirma o quórum e vai direto aos números que mudaram. Em seguida, trata cada decisão na ordem da pauta, com tempo marcado, e registra o resultado na hora, antes de passar ao próximo assunto.

1. 1

   Abra com quórum e objetivo

   O secretário confirma quem está e se há número suficiente para decidir, como o contrato ou o estatuto da empresa estabelece. O condutor diz o que a reunião precisa decidir hoje.

2. 2

   Vá só ao que mudou

   Quem leu a pré-leitura não precisa ouvi-la de novo. Os números entram na pauta apenas onde há desvio, para ganhar tempo para as decisões.

3. 3

   Decida um item por vez

   O responsável apresenta a proposta em três minutos, os demais perguntam, o condutor pede o voto ou o consenso e o secretário anota o resultado antes do próximo item.

4. 4

   Registre o porquê

   Decisão sem motivo é pergunta futura. Anote em uma frase por que se decidiu assim, para quem olhar daqui a seis meses.

5. 5

   Feche com responsável e prazo

   Nos últimos dez minutos, leia as decisões em voz alta com quem faz e até quando. O que não tem nome e data não saiu da reunião.

Como a diretoria deve tomar decisões?

Combine a regra de decisão antes de precisar dela: por consenso, por maioria dos votos ou com voto final do diretor responsável pela área. Escreva a regra no regimento interno ou no contrato social, e use a mesma em toda reunião. Divergência sem regra vira discussão sem fim.

• Consenso: todos concordam ou aceitam seguir. Bom para poucos sócios e decisões de risco baixo.
• Maioria: vence a maior parte dos votos. Registre quem votou contra, se a pessoa pedir.
• Voto do responsável: o diretor da área decide depois de ouvir os outros. Rápido, para o que não muda a empresa toda.
• Adiar com data: se falta informação, a decisão volta na reunião seguinte, com o que falta e quem traz.

O que a ata da reunião de diretoria precisa registrar?

A ata registra quem esteve presente, os números analisados, cada decisão com o resultado, o motivo, o responsável e o prazo, e os assuntos adiados. Ela sai em até dois dias úteis, enquanto a memória está fresca, e é a única fonte do que foi decidido. O modelo de ata de reunião de diretoria traz o formato.

Quais erros estragam a reunião de diretoria?

O erro que mais custa é tratar muita coisa na mesma reunião: com seis ou sete decisões, nenhuma recebe a atenção que merece. Limite a três decisões por encontro e deixe o restante para o comitê semanal ou para uma sessão extraordinária.

• Sem pré-leitura: o tempo da reunião é gasto lendo o que já podia ter sido lido.
• Proposta sem texto: o assunto entra como tema e a decisão se arrasta.
• Ata atrasada: com duas semanas, ninguém lembra o que foi aprovado.

Como o Mentrun apoia a reunião de diretoria?

O Mentrun reúne no mesmo lugar os números que entram na pauta e o registro do que foi decidido: as metas do período, o comitê com a pauta pronta, as decisões com o porquê e as tarefas que nascem delas, com responsável e prazo. A ata fica em Documentos, com acesso restrito à diretoria.

• Metas do período: a meta da empresa mostra se está no ritmo, em risco ou atingida e quanto falta por semana, para você levar à pauta só o que saiu da trilha.
• Comitê: a pauta sai pronta, com os indicadores fora da meta, os compromissos em aberto e as decisões pendentes; no fim, Fechar semana encerra o ciclo.
• Decisões: em Semana da gestão › Decisões ficam o que se decidiu, por quê, o que muda na prática e como voltar atrás. Decisão proposta espera aprovação em Aprovações.
• Bloqueios: o que trava a empresa fica numa fila só, e Levar ao Comitê põe o assunto na pauta.
• Documentos: a ata entra como documento do tipo Ata/decisão, numa pasta com Quem acessa restrito aos diretores, e Situação e revisão marca Rascunho ou Aprovado.
• Tarefas: cada decisão vira uma tarefa com responsável e prazo, que aparece no quadro e no cronograma.

Veja o recurso de metas e gestão e o de documentos e conhecimento, e use o modelo de registro de decisões enquanto monta a rotina.

Quanto custa e como testar o Mentrun?

O plano é de R$ 220 por mês por empresa, com usuários ilimitados e todos os recursos incluídos. No semestral e no anual, R$ 183,33 por mês, e o anual inclui consultoria de 2 horas. O teste é de 7 dias grátis, sem cartão, e dá para pedir uma demonstração com a sua equipe.