Calendário editorial com prazo de aprovação: modelo para agência e cliente

Qual é o modelo de calendário editorial com aprovação do cliente?

O calendário que funciona com cliente tem duas datas por peça, e não uma: a de publicação e a de aprovação. Sem a segunda, o atraso só aparece no dia de postar. O modelo traz uma linha por peça, a regra de aprovação no topo e as datas de corte do mês embaixo.

CALENDÁRIO EDITORIAL

Cliente: ______________________   Mês: __/____   Responsável na agência: ______________
Aprovador no cliente: ______________   Canais: ______________________

REGRA DE APROVAÇÃO
   O cliente tem ___ dias úteis para responder cada lote.
   A agência reserva ___ dia(s) útil(eis) de folga para ajustes antes de publicar.
   Sem resposta no prazo: ______________________________ (combinado por escrito em __/__/____)

PILARES DO MÊS (3 a 5 temas): ______________________________________________

STATUS: Ideia · Em produção · Em aprovação · Ajustes · Aprovado · Agendado · Publicado

Publicação | Canal e formato | Tema e chamada | Responsável | Enviar até | Aprovação até | Status | Link da peça
__/__ ___  | _______________ | ______________ | ___________ | __/__      | __/__         | ______ | ___________
__/__ ___  | _______________ | ______________ | ___________ | __/__      | __/__         | ______ | ___________
__/__ ___  | _______________ | ______________ | ___________ | __/__      | __/__         | ______ | ___________
__/__ ___  | _______________ | ______________ | ___________ | __/__      | __/__         | ______ | ___________
__/__ ___  | _______________ | ______________ | ___________ | __/__      | __/__         | ______ | ___________
__/__ ___  | _______________ | ______________ | ___________ | __/__      | __/__         | ______ | ___________
__/__ ___  | _______________ | ______________ | ___________ | __/__      | __/__         | ______ | ___________
__/__ ___  | _______________ | ______________ | ___________ | __/__      | __/__         | ______ | ___________

DATAS DE CORTE DO MÊS
   Pauta fechada: __/__   Pauta aprovada pelo cliente: __/__   Textos prontos: __/__
   Artes prontas: __/__   Lote enviado para aprovação: __/__   Aprovação final: __/__   Agendamento: __/__

FERIADOS E DATAS ESPECIAIS DO MÊS: ______________________________
PRÓXIMA REVISÃO DO CALENDÁRIO: __/__/____ (na reunião de resultado do mês)

O mesmo modelo serve a agências de social media e a agências de SEO e conteúdo: troque apenas os canais e os formatos. A regra de aprovação, no topo, é a parte que mais evita discussão no fim do mês.

Como calcular a data de envio para aprovação?

Parta da data de publicação e volte no tempo: tire a folga para ajustes e o prazo que o cliente tem para responder. A conta pula fins de semana e feriados. Faça uma vez por peça, no começo do mês, e as datas de corte aparecem sozinhas.

Combine por escrito o que acontece quando o cliente não responde no prazo: a peça sai como foi enviada, a publicação corre para a próxima data livre, ou a agência pergunta de novo. Qualquer uma das três serve. Sem regra nenhuma, o atraso do cliente vira atraso da agência.

Quais status usar nas peças do calendário?

Use poucos status, na ordem real do trabalho, e deixe claro com quem está a bola em cada um. Sete cobrem o caminho de quase toda peça. Com menos, a equipe mistura estados diferentes; com mais, ninguém atualiza.

Em aprovação é o único status em que a bola está com o cliente. É nele que o calendário mostra o gargalo: se metade das peças do mês está parada ali, a conversa com o cliente é sobre prazo de resposta, não sobre criatividade.

Como fica o calendário editorial de um cliente em outubro?

Exemplo fictício: a Agência Trilha mantém o calendário de outubro da Casa Brisa, loja de decoração que também não existe. A regra é de dois dias úteis para o cliente e um de folga. A tabela é o retrato de quarta, 14/10, com três peças já publicadas.

A coluna Enviar até é a que a equipe consulta todos os dias; a coluna Aprovação até é a que o gestor cobra do cliente. Repare no texto do dia 13: sem o feriado de 12/10, ele sairia para aprovação na quinta, 08/10. Com o feriado, a data virou quarta, 07/10. Esse é o ganho da conta de datas: o feriado deixa de ser surpresa.

Como repetir o calendário todo mês sem recomeçar do zero?

O ciclo se repete: fechar a pauta, produzir, enviar o lote, cobrar a aprovação, agendar e revisar. Escreva as datas de corte uma vez e transforme cada etapa em tarefa que volta sozinha todo mês. O trabalho passa a ser executar, e não lembrar o que vem agora.

• Perto do dia 20 do mês anterior: pauta do mês seguinte fechada com o cliente, a partir dos números da reunião de resultado.
• Primeira semana do mês: produção do primeiro lote e envio para aprovação.
• Toda semana: lote semanal enviado, com a regra de aprovação valendo para cada um.
• Último dia útil: peças do mês conferidas e calendário do mês seguinte revisado.

Quais erros travam o calendário editorial?

Quase todo calendário trava por um destes cinco motivos. Nenhum depende de ferramenta nova: são acordos que faltam entre agência e cliente e que cabem em uma conversa de meia hora.

• Aprovação em lote, no fim do mês. O cliente recebe trinta peças de uma vez e aprova tudo na pressa, ou não aprova. Mande em lotes semanais, com prazo de poucos dias úteis.
• Prazo que só existe na conversa. Se o prazo não está no calendário nem no contrato, o atraso do cliente não existe para ninguém. Veja o fluxo de aprovação com cliente.
• Duas versões do calendário. Uma na planilha da agência e outra no e-mail do cliente. Escolha um lugar e diga ao cliente qual é.
• Pauta sem pilar. Postar só para preencher a data gera peça sem propósito. Defina de três a cinco temas do mês e deixe a agenda do cliente, como promoção e lançamento, entrar nas datas certas.
• Não olhar o resultado. O calendário de novembro nasce da reunião de resultado de outubro. O texto como atualizar o cliente sobre o projeto mostra um ritmo para isso.

Como acompanhar o calendário editorial no Mentrun?

No Mentrun, sistema de gestão com IA para agências e consultorias, o calendário editorial vira as tarefas do projeto de cada cliente, com responsável, prazo e visão de calendário. A aprovação do cliente entra como tarefa com prazo, e o aviso de atraso chega sozinho.

1. 1

   Um projeto por cliente

   Crie o projeto do cliente e, para cada peça, uma tarefa com responsável e prazo igual à data de envio. Para cada lote, uma tarefa “Aprovação do cliente: lote 2”, com o prazo de aprovação. Veja o recurso de projetos e tarefas.

2. 2

   Visão do mês

   Em Tarefas › Calendário, veja os prazos do mês em grade, por semana ou por mês. É o calendário editorial do cliente, com as datas de corte à vista.

3. 3

   Aprovação pendente

   Com o lote nas mãos do cliente, abra a tarefa e use Marcar bloqueio com o motivo “aguardando aprovação do cliente”. A tarefa passa a mostrar a trava, e quem gere vê o que está parado em Gestão › Bloqueios.

4. 4

   Repetição mensal

   Na tarefa “Fechar a pauta do mês”, em Repetir, escolha Todo mês e o dia. Ao concluir, o Mentrun cria a tarefa do mês seguinte. O mesmo vale para a revisão do calendário.

5. 5

   Aviso de atraso

   Em Automações › Modelos, o modelo “Avisar quando a tarefa atrasar” avisa o responsável assim que o prazo vence e, se a tarefa não tem responsável, avisa o responsável pela automação. Veja a ideia geral em automação de tarefas repetitivas.