Sistema para agência de social media: briefing, alterações e entregas num lugar só

O que é um sistema para agência de social media?

Sistema para agência de social media é o software que organiza a produção mensal de conteúdo de várias marcas: o briefing e o tom de voz de cada uma, o calendário do mês, as rodadas de alteração, as entregas e o tempo que o time gasta em cada cliente.

Ele tira a operação dos grupos de WhatsApp e da memória do atendimento e coloca num lugar que todo o time enxerga.

A agência de social media vende um pacote mensal: tantos posts, tantos reels, stories e, às vezes, resposta a comentários. O trabalho se repete todo mês, mas cada cliente tem uma marca, um tom e uma pessoa que aprova. Com 15 ou 25 clientes, sem sistema, a operação passa a depender de quem lembra de cada detalhe.

Por que a agência de social media vive apagando incêndio?

• O briefing mora na cabeça de uma pessoa. Quando a social media sai de férias, a substituta pergunta de novo ao cliente qual é o tom de voz.
• A aprovação fica parada no grupo. O cliente vê a arte no sábado, responde com mensagem de voz e o calendário atrasa a semana inteira.
• A quarta rodada de alteração ninguém cobra. O pacote previa duas, mas não existe registro de quantas já foram.
• O pedido avulso some. “Faz um post de Dia das Mães?” chega no meio de outra conversa e ninguém responde.
• A reunião de planejamento do mês não vira tarefa. O cliente aprova ideias na call, e metade delas não entra no calendário.
• Ninguém sabe quanto cada conta custa. O pacote é igual para dois clientes, mas um deles consome o dobro de horas.

O que um sistema para agência de social media precisa ter?

Quais indicadores uma agência de social media deve acompanhar?

Uma agência de social media deve acompanhar as entregas no prazo, as rodadas de alteração por peça, o tempo de resposta do cliente, as horas por marca e a saída de clientes. Os quatro primeiros mostram onde a operação trava; o último mostra quanto isso custa.

Quanto custa uma rodada de alteração para a agência?

Uma rodada de alteração custa as horas de redação e design que ela consome, multiplicadas pelo custo-hora do time. Quando o pacote não limita as rodadas, esse custo sai da margem da agência todo mês.

Esse número só aparece quando cada alteração é registrada e as horas são lançadas na tarefa. Com o sistema, o change request deixa de ser conversa de grupo e vira registro que o cliente consegue ver. O desenho completo da aprovação está em fluxo de aprovação com cliente.

Onde ficam briefing, alterações e entregas da agência de social media?

No Mentrun, a agência de social media parte do modelo Agência e ajusta o projeto para a rotina mensal de conteúdo. O caminho de cada cliente fica assim:

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   Briefing e tom de voz em Documentos

   Cada marca ganha uma pasta com briefing, tom de voz, palavras que a marca evita e referências. O modelo de documento Briefing de projeto ajuda a começar, e o Assistente responde “qual o tom de voz da Doce Lar?” citando o documento.

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   Calendário do mês como projeto

   Tarefas que se repetem montam o mês: planejamento, produção, revisão interna, envio ao cliente e publicação. Quadro, lista e calendário mostram a mesma coisa de três jeitos.

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   Reunião de planejamento que vira tarefa

   A call mensal de pauta, gravada pelo Fathom, é analisada pela IA. Os próximos passos, como “reel de bastidores até dia 12”, viram tarefas no projeto do cliente.

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   Entrega pelo portal

   A equipe publica a entrega no portal do cliente com o arquivo. O cliente recebe o aviso, baixa e responde na conversa do projeto, onde o aceite fica registrado.

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   Alteração vira chamado

   Quando o cliente pede mudança, a mensagem vira chamado do tipo alteração com um toque, já ligado ao cliente e ao projeto, com prazo de primeira resposta.

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   Horas na tarefa

   O cronômetro na tarefa mostra quanto cada conta consome. No fim do mês, a agência compara horas lançadas com horas vendidas.

Regra de alterações do pacote mensal
Cliente: ____

Pacote: __ posts de feed, __ reels, __ stories por mês
Rodadas de alteração incluídas por peça: 2
Prazo para o cliente responder: 2 dias úteis depois da entrega no portal
Sem resposta no prazo: a data de publicação passa para o próximo espaço livre do calendário
Alteração além das incluídas: aberta como chamado do tipo alteração, com valor de R$ ____ por rodada ou desconto do banco de horas
Pedido avulso (data comemorativa, campanha): aberto como chamado com 5 dias úteis de antecedência
Canal oficial para entrega, pedido e alteração: portal do cliente

Coloque a regra no contrato do pacote, como mostra o texto sobre pacotes de serviços para agência, e repita no portal. O cliente aceita melhor uma regra que viu antes de assinar.

O Copilot de vendas serve para a call comercial da agência de social media?

Serve quando a agência vende o pacote numa call. O Copilot de vendas do Mentrun acompanha a call de vendas ao vivo e, quando o cliente traz uma objeção, mostra na hora a resposta do seu playbook e a pergunta para conduzir o fechamento. Objeções comuns nessa venda, como “achou caro”, “faço internamente com uma pessoa da equipe” e “não quero contrato longo”, ficam no playbook da agência com a resposta que o time combinou.

O Copilot funciona como extensão do Chrome ou do Edge no Google Meet, no Zoom e no Teams pelo navegador. A transcrição acontece pelo navegador do closer, sem gravar a call, e no fim a call vai ao Mentrun para a análise completa. Use com fone de ouvido e avise o cliente de que a call está sendo transcrita.

Como é um dia numa agência de social media com o Mentrun?

O Estúdio Pauta (fictício) tem 9 pessoas, entre atendimento, redação e design, e cuida de 22 marcas com pacote mensal. Uma terça-feira, semana de produção:

Na conversa de renovação, a agência mostra o histórico de pedidos e propõe um pacote com mais rodadas ou menos peças. Para a entrada de um cliente novo, o passo a passo de onboarding de clientes em agência cobre do dia 0 ao dia 30.

Como implantar o sistema na agência de social media em 7 dias?

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   Dia 1: modelo Agência ajustado

   Escolha “Agência” na configuração guiada e troque as tarefas do projeto pelas do mês de conteúdo: pauta, produção, revisão, envio e publicação.

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   Dia 2: marcas e time

   Importe a planilha de clientes e convide atendimento, redação e design. Com usuários ilimitados, freelancers fixos também entram.

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   Dia 3: briefing das 5 maiores marcas

   Crie a pasta de cada marca com briefing, tom de voz e referências. As outras entram ao longo do mês.

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   Dia 4: calendário de novembro

   Monte o projeto do mês de cada cliente com tarefas que se repetem e prazos de envio ao cliente.

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   Dia 5: reuniões de pauta conectadas

   Conecte o Fathom para que a call de planejamento vire resumo e tarefas.

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   Dia 6: portal e regra de alterações

   Abra o portal para os clientes e envie a regra de alterações junto com o primeiro acesso.

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   Dia 7: primeira semana de horas

   Peça ao time para lançar as horas na tarefa e veja quais marcas consomem mais do que o pacote prevê.

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