Sistema para agência de influenciadores: campanha, creators e relatório num projeto só

Uma campanha com 6 creators parece um projeto, mas na prática são 6 negociações, 6 contratos, 6 roteiros para a marca aprovar e uns 15 posts com data marcada. Quando isso mora em planilha e conversa solta, o post sai sem a menção combinada, o cachê é pago antes da entrega e o relatório final é montado de memória.

Se a agência também cuida das redes da marca no dia a dia, veja o sistema para agência de social media. Aqui o assunto é a campanha com criadores de conteúdo, do briefing ao relatório.

O que um sistema para agência de influenciadores precisa controlar?

Um sistema para agência de influenciadores precisa controlar a campanha creator por creator: o que cada um entrega, quando, por quanto, com qual contrato e em que ponto está a aprovação. A marca quer ver a campanha inteira; o atendimento precisa enxergar cada creator separado, sem abrir seis planilhas.

• Briefing da marca: objetivo, mensagens obrigatórias, o que é proibido dizer e quem aprova.
• Creators e entregas: perfil, formato (reels, stories, vídeo longo), quantidade e data de cada post.
• Aprovação em dois tempos: roteiro antes de gravar e conteúdo final antes de publicar.
• Contrato e cachê: entregas, prazo de uso de imagem, exclusividade e data de pagamento.
• Relatório final: o que foi ao ar, em que data e com quais números.

Como montar o projeto de uma campanha com vários creators?

Monte um projeto por campanha, com etapas iguais para todos e um bloco de tarefas para cada creator. O prazo de cada tarefa conta a partir do kickoff com a marca, e a tarefa de publicar depende do conteúdo aprovado. Copie o modelo e repita o bloco do creator quantas vezes a campanha pedir.

MODELO DE PROJETO: CAMPANHA COM CREATORS
Prazo de referência: 45 dias do kickoff ao relatório. Ajuste ao seu ritmo.
(dia = dias depois do início do projeto)

ETAPA 1. PLANEJAMENTO
[dia 0]  Kickoff com a marca (reunião gravada)
[dia 2]  Briefing da campanha aprovado pela marca
[dia 5]  Lista de creators sugeridos com perfil, público e cachê
[dia 8]  Creators aprovados pela marca

ETAPA 2. CONTRATAÇÃO
[dia 12] Contratos enviados para assinatura
[dia 15] Contratos assinados e briefing enviado a cada creator

ETAPA 3. BLOCO DO CREATOR (repita para cada um)
[dia 18] Roteiro recebido do creator
[dia 20] Roteiro aprovado pela marca (depende de: roteiro recebido)
[dia 25] Conteúdo gravado recebido
[dia 27] Conteúdo aprovado pela marca (depende de: conteúdo recebido)
[dia 30] Post 1 publicado (data do contrato)
[dia 33] Post 2 publicado (data do contrato)
[dia 37] Prints e números de cada post coletados

ETAPA 4. FECHAMENTO
[dia 38] Cachês liberados depois da conferência das entregas
[dia 42] Relatório final da campanha
[dia 45] Reunião de resultado com a marca

No Mentrun, cada tarefa do bloco leva uma etiqueta com o nome do creator, o responsável padrão do modelo é o atendimento da campanha e Depende de mostra, na tarefa de publicar, se o conteúdo já foi aprovado. Depois da primeira campanha, Salvar como modelo deixa a estrutura pronta para as próximas.

Como aprovar roteiro e conteúdo sem perder a data do post?

Aprove em dois tempos e com prazo: a marca aprova o roteiro antes da gravação e o conteúdo final antes da publicação, cada um com até 2 dias úteis para responder. Aprovar só o vídeo pronto obriga o creator a regravar, e a regravação come a data do post. O desenho geral está em fluxo de aprovação com cliente.

CHECKLIST DE APROVAÇÃO: CREATOR
Campanha: ____  Creator: ____  Post: ____  Data de publicação: ____

ROTEIRO (antes de gravar)
[ ] Mensagens obrigatórias do briefing presentes
[ ] Nada do que a marca proibiu dizer
[ ] Produto aparece do jeito combinado (uso, embalagem, nome)
[ ] Chamada para ação com link, cupom ou código certo
[ ] Jeito de falar do creator mantido (a marca não reescreve a fala inteira)
[ ] Aprovado por: ____  em: ____

CONTEÚDO FINAL (antes de publicar)
[ ] Identificação de publicidade combinada (ex.: #publi)
[ ] Marca e perfis marcados conforme o contrato
[ ] Link, cupom e código testados
[ ] Formato e duração do contrato (reels, stories, vídeo)
[ ] Legenda revisada, sem erro no nome do produto
[ ] Música e imagens com direito de uso
[ ] Aprovado por: ____  em: ____

PUBLICADO
[ ] Post no ar na data combinada
[ ] Link do post registrado na tarefa
[ ] Prints de alcance e interação pedidos para 7 dias depois

No Mentrun, guarde o checklist como SOP em Documentos: Usar procedimento transforma o SOP no checklist das tarefas de aprovação, com o “aprovado por” preenchido na própria tarefa. O retorno da marca chega pela conversa do portal do cliente, e o pedido de ajuste fora do combinado vira chamado com um toque.

Como fazer o contrato de cada creator?

Faça um modelo de contrato de creator uma vez e gere um contrato por creator a partir dele, com entregas, datas, cachê, prazo de uso de imagem e exclusividade preenchidos na hora. O contrato assinado antes do briefing evita a discussão mais comum da campanha: o que estava ou não incluído no cachê.

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   Monte o modelo uma vez

   Em Contratos › Modelos, crie o contrato de creator a partir do modelo pronto de prestação de serviços ou em Novo modelo. Use Variável livre para os dados do creator e da campanha: nome, documento, perfil, entregas, datas e cachê.

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   Gere um contrato por creator

   Em Novo contrato, ligue o contrato ao projeto da campanha em Para quem (Projeto que já existe) e preencha as variáveis do creator. Em Quem assina, tire o contato da marca, se vier sugerido, e inclua o creator com nome e e-mail em Incluir pessoa.

3. 3

   Assine pela ZapSign da agência

   O creator assina pelo celular, pela conta ZapSign da própria agência, e o contrato fica ligado ao projeto da campanha.

4. 4

   Lance o cachê com vencimento

   O cachê entra no Financeiro como conta a pagar, com o creator como fornecedor e o vencimento combinado, liberado depois da conferência das entregas.

Revise o texto do contrato de creator com o seu advogado antes do primeiro uso: o modelo pronto é ponto de partida. A proposta e o contrato com a marca estão em propostas e contratos.

Como acompanhar a data de cada post da campanha?

Cada post é uma tarefa com a data de publicação como prazo, o atendimento da campanha como responsável e o creator na etiqueta. Assim a agência vê numa tela os posts da semana, os que esperam aprovação da marca e os que passaram da data sem link registrado.

• Calendário da campanha: a vista de calendário das tarefas mostra os posts dia a dia.
• Aviso antes da data: a automação Lembrete quando o prazo da tarefa estiver chegando avisa o responsável no sino, e Avisar quando a tarefa atrasar chama atenção para o post que não saiu.
• Previsão da campanha: em Prazos e previsão, a data provável de fim vem do ritmo das últimas 4 semanas.
• Data que mudou: Alterar prazo registra o motivo, a data e quem alterou, e pode empurrar as tarefas abertas junto.

O que entra no relatório final da campanha?

O relatório final mostra o que foi combinado e o que foi entregue, creator por creator: posts no ar e datas, números de cada post, custo de cada creator e o que aprender para a próxima campanha. Ele fecha com uma reunião de resultado, e não com um arquivo mandado sem conversa.

• Entregas: cada post com link, data combinada e data real.
• Números: alcance, visualizações, interações e usos de cupom, a partir dos prints e relatórios que os creators enviam.
• Custo: cachê de cada creator e custo por visualização ou por uso de cupom.
• Aprendizados: quem entregou no prazo, formatos que funcionaram e o que muda na próxima campanha.

No Mentrun, o relatório fica em Documentos, na pasta do cliente, e a reunião de resultado gravada vira resumo e próximos passos, como a próxima campanha que a marca já quer orçar. O roteiro dessa conversa está em reunião de resultados com cliente.

Como fica uma campanha de lançamento na Agência Vitrine Viva?

A Agência Vitrine Viva (fictícia) tem 5 pessoas e toca 4 campanhas por mês. Em outubro, lançou um protetor solar da Cosméticos Brisa (fictícia) com 6 creators e 14 posts, cachês somados de R$ 38.000 e 40 dias do kickoff ao relatório.

Por que agências de influência trocam a planilha de creators pelo Mentrun?

Porque no Mentrun briefing, creators, contratos, aprovações e datas de post ficam no mesmo projeto, e a equipe cresce na época de campanha sem custo por pessoa: