Sistema para agência de SEO e conteúdo: da pauta do mês ao texto publicado

Agência de SEO e conteúdo vende pacote mensal: um número de textos por cliente, otimização de páginas e um relatório no fim do mês. O pacote dá lucro quando três coisas andam juntas: pauta aprovada cedo, redator que conhece o jeito de escrever do cliente e revisão que não corrige sempre os mesmos erros.

A gestão de agência com tráfego, redes sociais e performance está no sistema para agência de marketing. Aqui o assunto é a produção de texto: blog, páginas de serviço, materiais ricos e atualização de conteúdo antigo.

O que um sistema para agência de SEO precisa controlar?

Um sistema para agência de SEO precisa controlar, por cliente, o que foi vendido no mês, em que ponto está cada texto e quem está com ele, além de guardar o guia de estilo e o briefing de onde o redator tira o contexto. Também precisa mostrar as horas, porque é nelas que o pacote vira prejuízo.

• Pacote do mês: quantos textos, de que tamanho e para quais palavras-chave.
• Situação de cada pauta: em redação, em revisão, com o cliente ou publicada.
• Contexto do cliente: guia de estilo, termos proibidos, concorrentes que não se citam e quem aprova.
• Prazos encadeados: a revisão começa quando a redação termina, e a publicação espera o aceite.
• Horas por cliente: redação, revisão e ajustes pedidos depois da entrega.

Como montar a pauta mensal de cada cliente?

Monte a pauta numa reunião curta e fixa com o cliente, sempre na mesma data do mês, e saia dela com cada texto definido: tema, palavra-chave, intenção, tamanho e data de publicação. Pauta decidida por mensagem ao longo do mês empurra a produção inteira para a última semana.

No Mentrun, a reunião de pauta é uma tarefa com Repetir todo mês no dia escolhido. A call gravada chega analisada, e cada texto combinado sai dela como próximo passo, que vira tarefa do projeto mensal do cliente com redator e prazo. Antes da primeira pauta, registre público, tom e objetivos com o modelo de briefing de cliente.

Qual o fluxo de produção de um texto, da pauta à publicação?

O fluxo tem seis passos fixos: briefing do texto, redação, revisão interna, ajustes, aprovação do cliente e publicação com conferência técnica. Cada passo tem dono e prazo contado a partir da pauta aprovada, e nenhum começa antes do anterior terminar. Copie o fluxo e ajuste os dias ao seu pacote.

FLUXO DE PRODUÇÃO DE CONTEÚDO
Cliente: ____  Mês: ____  Textos no pacote: ____
(D0 = dia em que a pauta foi aprovada)

1. BRIEFING DO TEXTO (D+1) · responsável: estrategista de SEO
   Palavra-chave principal e secundárias
   Intenção de busca: informar, comparar ou contratar
   Páginas que já aparecem no Google para o termo (3 a 5 links)
   Estrutura sugerida (H2 e H3) e tamanho de referência
   Links internos obrigatórios e chamada para ação

2. REDAÇÃO (D+5) · responsável: redator
   Texto completo no documento do cliente
   Título e meta description propostos

3. REVISÃO INTERNA (D+7) · responsável: editor
   Checklist de revisão aplicado
   Pedidos ao redator num comentário só

4. AJUSTES (D+8) · responsável: redator

5. APROVAÇÃO DO CLIENTE (D+10) · responsável: atendimento
   Cliente responde em até 2 dias úteis
   Ajuste incluído: 1 rodada por texto
   Pedido de mudar o tema depois de escrito: pauta nova

6. PUBLICAÇÃO (D+12) · responsável: analista de SEO
   Texto publicado com título, meta description e URL definidos
   Imagens com texto alternativo e peso reduzido
   Links internos de ida e de volta inseridos
   URL enviada para indexação no Search Console
   Link do texto no relatório do mês

No Mentrun, as colunas do quadro de tarefas são da empresa: quem tem permissão ajusta em Empresa › Como trabalhamos › Quadro de tarefas e cria Pauta, Redação, Revisão, Com o cliente e Publicado, esta do tipo Concluída. Para encadear prazos, cada texto vira tarefas com Depende de, e a revisão mostra se a redação já foi concluída.

Como fazer o redator seguir o guia de estilo do cliente?

O redator segue o guia de estilo quando ele está a um clique da tarefa, é curto e tem leitura confirmada. Guia em PDF anexado a um e-mail de seis meses atrás não é lido. Guarde um documento vivo por cliente, peça a leitura de quem entra no cliente e responda as dúvidas com o próprio guia.

• Um guia por cliente em Documentos. Na pasta do cliente, a partir do modelo pronto Wiki de cliente (contatos, como o cliente trabalha, combinados e histórico), com uma seção de estilo: tratamento, tom, termos proibidos, concorrentes que não se citam e fontes aceitas.
• Leitura obrigatória. O redator chamado para ler vê Confirmar que li. Se o guia mudar, a confirmação é pedida de novo.
• Versões e comentários. A regra nova pedida pelo cliente fica registrada com data, e dá para comparar a versão nova com a anterior.
• Dúvida respondida com a fonte. O redator pergunta ao Assistente “a Pata Amiga escreve pet ou animal de estimação?” e recebe a resposta com o link do guia.

Pastas, versões, leitura confirmada e busca nos arquivos estão no recurso documentos e conhecimento.

O que conferir na revisão de um texto de SEO?

Confira três camadas, nesta ordem: se o texto responde a busca, se segue o guia do cliente e se a parte técnica está pronta para publicar. Revisar só ortografia deixa passar o erro mais caro, que é o texto bem escrito para a palavra-chave errada.

CHECKLIST DE REVISÃO DE TEXTO
Cliente: ____  Texto: ____  Redator: ____  Revisor: ____

BUSCA
[ ] A palavra-chave aparece no título, na introdução e em pelo menos um H2
[ ] O primeiro parágrafo responde a pergunta da busca sozinho
[ ] O texto cobre o que as páginas que já aparecem cobrem, e algo a mais
[ ] A intenção (informar, comparar, contratar) bate com a pauta

GUIA DO CLIENTE
[ ] Tratamento e tom conforme o guia de estilo
[ ] Nenhum termo proibido nem concorrente citado
[ ] Afirmações técnicas conferidas com fonte aceita pelo cliente
[ ] Chamada para ação do cliente no fim

TEXTO
[ ] Frases curtas e parágrafos de até 4 linhas
[ ] Ortografia, concordância e números revisados
[ ] Nada copiado de outro site

TÉCNICO
[ ] Título com até 60 caracteres e meta description de 120 a 155
[ ] H2 e H3 em ordem, sem pular nível
[ ] Links internos e externos testados
[ ] Imagens com texto alternativo

Resultado: ( ) aprovado  ( ) volta ao redator com comentários

Guarde esse checklist em Documentos como SOP. No Mentrun, Usar procedimento transforma o SOP no checklist da tarefa de revisão, e cada texto passa pela mesma conferência, seja quem for o revisor. Para os outros procedimentos da agência, parta do modelo de procedimento operacional padrão.

Como saber se o pacote de conteúdo de um cliente dá lucro?

O pacote dá lucro quando as horas lançadas no mês cabem nas horas que o preço paga. Compare, por cliente, as horas previstas por texto com as lançadas na redação, na revisão e nos ajustes. O cliente que pede três rodadas por texto aparece na primeira semana, não no fechamento do trimestre.

Exemplo: a Pata Amiga paga R$ 3.900 por 6 textos, e a agência previu 4 horas por texto, 24 no mês. Com a regra de uma rodada de ajuste, o mês fechou em 26 horas. Outro cliente do mesmo pacote, sem a regra escrita no contrato, consumiu 41 horas pelo mesmo preço. No Mentrun, as horas vêm do cronômetro na tarefa e aparecem por cliente em Faturamento das horas. O método está em controle de horas por cliente.

Como fica um mês da Agência Palavra Certa com o Mentrun?

A Agência Palavra Certa (fictícia) tem 9 pessoas fixas, 4 redatores freelancers e 14 clientes de pacote mensal. Este é o mês da Clínica Veterinária Pata Amiga (fictícia), com os 6 textos da pauta de novembro:

O relatório de resultados que acompanha o link segue o modelo de relatório mensal para cliente, com os textos publicados e a evolução das palavras-chave.

Por que agências de conteúdo trocam a planilha de pautas pelo Mentrun?

Porque no Mentrun pauta, produção, guia de estilo e horas de cada cliente ficam ligados, e o redator freelancer entra sem custo por pessoa: