Alternativa ao Smartsheet para empresa de serviço que vive em planilhas

O Smartsheet é uma plataforma de gestão de trabalho que parte da planilha: visões de grade, Gantt, cartões e calendário, além de relatórios, painéis, formulários e automações. Quem procura uma alternativa ao Smartsheet numa empresa de serviço geralmente quer menos montagem e mais rotina pronta para atender cliente.

Abaixo, para quem o Smartsheet é ótimo, onde o Mentrun encaixa melhor, o que cada planilha vira e como fazer a troca. Os fatos do Smartsheet vêm da página oficial de recursos, conferida em 31/10/2026; os do Mentrun, do Guia do usuário.

Para quem o Smartsheet é uma ótima escolha?

O Smartsheet é uma ótima escolha para quem pensa em planilha e quer montar soluções próprias sobre ela. O site oficial lista governo, construção, saúde, ciências da vida, ensino superior, grandes empresas e pequenas e médias empresas, e fala em projetos de qualquer tamanho ou complexidade.

• Visões: grade, Gantt, cartões e calendário para ver o mesmo trabalho de jeitos diferentes, com fórmulas que ligam dados de várias planilhas.
• Relatórios e painéis: relatórios combinam e filtram os dados das planilhas, e painéis mostram os pontos principais para quem acompanha.
• Formulários e automação: formulários com a marca da empresa, inclusive no celular, e fluxos sem código com modelos prontos.
• Recursos e cenários: acompanhamento da carga de trabalho e planejamento de cenários do tipo “e se”.
• IA: o Smartsheet AI gera fórmulas, analisa dados, resume conteúdo e monta painéis.

Para quem o Mentrun encaixa melhor que o Smartsheet?

O Mentrun encaixa melhor quando a empresa vende serviço e quer a estrutura pronta: cliente, projeto, reunião, documento, horas e financeiro já ligados, sem desenhar colunas do zero. É o caso de escritórios de engenharia, arquitetura, contabilidade e advocacia, agências, consultorias e empresas de energia solar.

• Modelo de projeto no lugar da planilha-modelo. Salvar como modelo guarda as tarefas de um projeto, que já podem vir com responsável e dependência.
• Campos da empresa. Em Campos personalizados, cliente e projeto ganham campos de texto, número, valor em reais, data, lista de opções, telefone ou pessoa do time.
• Reunião que alimenta o projeto. A call analisada traz resumo e próximos passos, e a automação “Transformar os próximos passos da reunião em tarefas” cria as tarefas.
• Financeiro no mesmo lugar. A receber, A pagar, agenda financeira e faturamento das horas com margem por cliente.
• Assistente com prévia. Peça ao assistente para criar ou ajustar algo: ele mostra a prévia e só grava quando você toca em Aplicar.

Como o Smartsheet e o Mentrun se comparam?

A tabela compara os pontos que pesam na rotina de uma empresa de serviço: de onde parte o trabalho, como ele aparece na tela, como entram pedidos e como o time enxerga a carga. Dados do Smartsheet conferidos em 31/10/2026.

O que cada planilha vira no Mentrun?

Cada planilha tem um destino natural no Mentrun. A planilha de projetos vira a lista de Projetos, a de tarefas vira o quadro do projeto, a de horas vira Minhas horas e a de pedidos vira um Formulário. Colunas que só a sua empresa usa viram campos personalizados.

MAPA DE TROCA SMARTSHEET → MENTRUN
Empresa: ________  Responsável: ________  Prazo: __/__/____

PLANILHA → DESTINO NO MENTRUN
Projetos (uma linha por projeto) ...... Projetos (Ativos, Atrasados, Concluídos)
Tarefas de cada projeto ............... Aba Tarefas do projeto (Quadro, Lista, Cronograma)
Coluna de predecessora ................ Depende de, na tarefa
Coluna de status pintada .............. Situação do projeto (no prazo, atenção, em risco)
Horas lançadas ........................ Minhas horas, com envio e aprovação da semana
Pedidos por formulário ................ Tarefas › Formulários
Colunas próprias da empresa ........... Campos personalizados (Cliente, Projeto ou Tarefa)
Painel para a diretoria ............... Relatórios dos projetos (Excel, PDF ou CSV)

POR PLANILHA
Nome: ________  Linhas ativas: ____  Dono: ________
Vai para: ________
Colunas que viram campo personalizado: ________ / ________
Colunas que deixam de existir: ________

CHECKLIST
[ ] Modelo de projeto criado para cada tipo de entrega
[ ] Campos personalizados criados antes de recriar os projetos
[ ] Só projetos ativos recriados; concluídos ficam no arquivo exportado
[ ] Formulário publicado e link trocado no site

Como um escritório de engenharia organiza os projetos no Mentrun?

No Prumo Engenharia (fictício), cada projeto estrutural tinha uma planilha com dezenas de linhas e uma coluna de status pintada à mão. No Mentrun, o projeto nasce do modelo Projeto estrutural, com levantamento, cálculo, detalhamento e aprovação já em ordem e com dependências.

A reunião de alinhamento com o cliente vira próximos passos no projeto. Quando o cliente atrasa a planta, o gestor arrasta a barra no Cronograma e vê em vermelho a seta da tarefa que agora começa antes de a anterior terminar. Na segunda, o relatório semanal mostra o que atrasou e com quem, sem ninguém atualizar célula. Quando parte da obra fica com terceiros, o guia de como gerenciar subcontratados mostra como acompanhar cada um.

Como trocar o Smartsheet pelo Mentrun em cinco passos?

Faça a troca pelo que está vivo: crie a estrutura, recrie os projetos ativos e deixe o histórico no arquivo exportado. Em cerca de duas semanas, o time já trabalha só no Mentrun.

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   1. Escolha o ramo

   Na configuração guiada, toque no card do seu ramo, como Arquitetura e engenharia, Contabilidade ou Consultoria, e use a estrutura pronta do nicho: pastas, campos, cargos e nomes entram de uma vez.

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   2. Crie os campos que faltam

   Em Campos personalizados, crie as colunas da planilha que só a sua empresa usa, no Cliente, no Projeto ou na Tarefa.

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   3. Monte os modelos de projeto

   Recrie um projeto típico com as tarefas, os responsáveis e as dependências e toque em Salvar como modelo.

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   4. Recrie os projetos ativos

   Abra cada projeto pelo modelo e ajuste prazos e responsáveis. O que já terminou fica no arquivo exportado.

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   5. Troque o formulário

   Em Tarefas › Formulários, publique o formulário de pedidos e troque o link no site, no e-mail e no QR code impresso.

Quanto custa o Mentrun?

O Mentrun custa R$ 220 por mês por empresa, com usuários ilimitados e todos os recursos incluídos. No semestral ou no anual, sai por R$ 183,33 por mês. O teste grátis dura 7 dias e não pede cartão.

Quais outras alternativas ao Smartsheet vale olhar?

Além do Mentrun, vale olhar o Airtable e o monday.com. Se a sua base é mais de dados do que de planilha, veja a alternativa ao Airtable e as alternativas ao monday.com. O guia trocar planilha por sistema de gestão detalha o que vira o quê.